肥後銀行、「BtoBプラットフォーム TRADE」導入で月間約1,000枚の発注書や請求書等をデジタル化

BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム TRADE」が、熊本県内で約110店舗を展開する株式会社肥後銀行（本社：熊本県熊本市中央区　代表取締役頭取：笠原 慶久、以下「肥後銀行」）に導入されたことをお知らせします。

肥後銀行 総務部 資産管理グループの皆様より伺った導入理由・効果等

■「BtoBプラットフォーム TRADE」導入前の課題

①店舗修繕の見積依頼・発注は電話で行い、月間約1,000枚の紙の書類が発生。

総務部では、各支店から什器や設備の不具合に関する修繕要望を受け付けています。支店は熊本県内に約110店舗あり、修繕要望は平均で月200件ほど発生していました。内容は様々で、トイレの詰まりといった軽微なものから、雨漏りを防ぐ屋上の防水等、規模の大きな修繕もあります。

基本的に業者との見積りや発注のやり取りは、電話と紙で行っていました。まず、各支店からの修繕要望を業者へ電話で伝え、見積りを依頼します。その後の発注も電話を中心に行っていました。

また、工事完了報告書が10枚を超える場合もあり、平均して1件あたり5枚程度、月に約1,000枚の紙の書類が発生していました。

②内部統制が難しく、発注内容の一元管理が煩雑化。

支店から修繕要望があった段階で、総務部の担当者が自身の案件管理表のエクセルに、支店名、工事内容、依頼先業者名等を記入します。正式発注後は、資産管理グループと共有の案件管理表のエクセルに依頼内容を記入して進捗を管理していました。

しかし、軽微な工事や緊急を要する工事は、支店から要望を受けてすぐに業者へ電話で発注するため、誰がいつどの業者に発注したかを部署内で一元管理できず、課題でした。

③修繕作業完了後は、請求書の発行依頼を電話で催促。

修繕工事にかかった費用は、業者の皆さんの資金が滞りなく回るようにと、締日から5営業日後に支払っています。締日が近づくと請求書を催促することが頻繁にありました。特に期末については、決算内容に影響があるため、直接持参いただくよう依頼することもあり、業者様へご負担をおかけしておりました。

■導入の決め手

カーボンニュートラルを推進していくにあたり、ペーパーレス化を重要視したことがきっかけで、紙の書類のデジタル化を検討しました。期待していたのは、見積依頼から発注、請求書のやり取りまでの一連の業務フローをクラウド上で完結できることです。

導入にあたり8社のシステムを比較した結果、コスト面と操作性、機能の充実、汎用性を総合的に判断し、「BtoBプラットフォーム TRADE」の導入を決めました。

■導入効果 

①取引先のペーパーレス化に寄与。見積書や請求書を持参いただく手間や郵送コストを削減。

業者の皆さんから喜びの声をいただいています。電話での催促や、見積書や請求書を持参いただくこともなくなり、郵送コストと紙の削減も実現し、メリットを感じておられるようです。書類や図面も「BtoBプラットフォーム TRADE」で送ってもらえるので、「BtoBプラットフォーム TRADE」上だけで書類を完結できるようになり、確認の抜け漏れもなくなりました。

②月間1,000枚の書類を全てデジタル化し、業務負担を軽減。

紙がなくなったことは大きな変化です。過去の工事と見積金額を比較する際、過去のファイルをひっくり返す必要もなく、業者ごと、支店ごと等すぐに検索できるので便利です。

請求書もインフォマートの「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入したので、書類のやり取りを全てデジタル化できました。紙の場合は見積書と請求書の金額の突き合わせなど、確認作業に時間を取られていましたが、「BtoBプラットフォーム」上で確認できるため、件数が多い場合でも処理の負担が減りました。

「BtoBプラットフォーム TRADE」導入前に業者とのやり取りで発生していた紙の書類

■今後の展望 

業務プロセスを簡素化し、ペーパーレス化やDXにも取り組んでいきたいと考えています。また、お取引いただいている企業様、個人のお客様の利便性の向上には引き続き取り組んでいきたいです。

今回の「BtoBプラットフォーム TRADE」導入は、当行だけでなく、取引先のペーパーレス化や業務負担の軽減でも一定の効果を上げています。グループ企業には、企業のデジタル化をご提案する会社があるので、取引先のDXに関するコンサルティングも一緒に進めていきたいです。

事例インタビュー全文はこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0233.asp

■サービス概要

「BtoBプラットフォーム TRADE」について

電話やFAX等をベースにやり取りされてきたアナログな取引業務をデジタル化するクラウドサービスです。企業間の商取引に必要な"見積・発注・検収・請求"といった業務を、一つのクラウド上でスマートに管理することができます。

URL：https://www.infomart.co.jp/trade/index.asp

「BtoBプラットフォーム 請求書」について

「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」など、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。　　
電子帳簿保存法に対応（※2）し、2023年10月1日施行のインボイス制度にも対応予定です。（2023年5月現在で87万社が利用しています。）

URL：https://www.infomart.co.jp/seikyu/

■会社概要

【肥後銀行】

会社名　　：株式会社肥後銀行
代表者　　：代表取締役頭取　笠原 慶久
本社所在地：熊本県熊本市中央区練兵町1番地
設立　　　：1925年7月25日
資本金　　：181億円
事業内容　：銀行業
従業員数　：2,184名（2022年3月末現在）
URL　　　：https://www.higobank.co.jp/

【インフォマート】

会社名　　：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者　　：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立　　　：1998年2月13日
資本金　　：32億1,251万円
事業内容　：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数　：721名（2023年3月末現在）
URL　　　：https://www.infomart.co.jp/