一般消費者認知度92.1％の「QUOカード」を発行する株式会社クオカード、月間約50件の紙面・電子契約書両方をクラウドで一元管理

一般消費者認知度92.1％（※）の
「QUOカード」を発行する株式会社クオカード、
月間約50件の紙面・電子契約書両方をクラウドで一元管理

～「BtoBプラットフォーム 契約書」導入でミスなく契約書管理業務の効率化 ～

　BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：長尾 收、以下「当社」）は、ギフトカードとして一般消費者の認知度92.1％（※）を誇る「QUOカード」の発行会社、株式会社クオカード（本社：東京都中央区　代表取締役社長：近田 剛、以下「クオカード」）が契約書の管理業務負荷と人的ミスの軽減を目的に「BtoBプラットフォーム 契約書」を導入したことをお知らせします。

（※）全国10万人を対象にクオカード調べ

＜ クオカード様「事例詳細」ページ ＞

　URL：https://www.infomart.co.jp/case/0166.asp

　「QUOカード」の用途は多岐にわたり、取引先はコンビニ等の加盟店や代理店企業だけでなく、様々な業種の企業キャンペーンのインセンティブ、株主優待等の利用のほか、地方自治体やNPO法人、学校法人等の各種助成を目的とした利用も増えています。
　加盟店等との取引基本契約のほか、キャンペーン実施時の運営会社との業務委託契約や、カードのデザインで版権元との著作権に関する契約といった幅広い契約が月間50件ほど発生し、法務総務課で対応しています。

＜「BtoBプラットフォーム 契約書」導入の背景 ＞

　導入の背景には、長年の課題となっていた、書面の契約書の管理にかかる高い業務負荷があります。契約書はこれまで、自社サーバー上にスキャンしたデータを格納していました。この格納作業や台帳管理、現場部署からの問い合わせ対応等に、日々かなりの手間と時間を費やしていました。
　また、著作権に関する契約等期限があるものは、エクセルで台帳を作成し、期限が近づいたら担当部署にメール等で都度注意喚起を行っていましたが、チェック漏れやメール送信・確認漏れ、誤入力といった人的ミスが発生していました。

＜ クオカードより、「BtoBプラットフォーム 契約書」導入の決め手 ＞

　導入の決め手は法令対応と手厚く迅速なサポート体制でした。「BtoBプラットフォーム 契約書」は電子契約の電子帳簿保存法対応については国税庁に確認済みであり、また、問い合わせはクオカード・取引先に関わらず、インフォマートが直接、的確にフォローしてくれるため解決までが迅速です。

＜ 導入効果 ＞

①書面締結・電子締結ともに同一のクラウドで一元管理

　「自社保管機能」を利用して、書面で締結した契約書をスキャンして電子データ化し、電子締結した契約書もあわせ、クオカードで締結した全ての契約書を一元的にクラウド上に保管しています。契約書の管理業務負荷が軽減されました。

②シンプルな操作性と高い検索性で、誰でも迷わず使える

　閲覧権限は全社開示と人事のみとシンプルに切り分けて管理しています。管理側からは参照者の権限付与が簡単で、法務総務以外の社員も必要な契約書をすぐ確認できます。

③期限が近い契約はアラートを自動発信、更新漏れを予防

　以前は目検でチェックしていた契約期限の管理も、今は有効期限が迫ると自動で各担当宛てにアラート配信がなされます。手動で行っていたメール配信の手間やミスをなくすことができました。

＜ クオカードより、今後の展望 ＞

　コロナ禍が長引き、社会全体で働き方に変化が起きています。我々も、会社に来なければできない業務以外はテレワークを導入しました。
　また、クラウドサービスに対するイメージも以前とは変わってきたように感じます。かつては社内でも、セキュリティ面からクラウド利用を危惧する声がありましたが、堅牢性が担保されたシステムならむしろ不正や改ざんを抑止できるといった認識が浸透してきました。
　「BtoBプラットフォーム 契約書」は当然、高い信頼性があるからこそ利用しています。電子契約はお客様の同意があって使えるサービスですが、今後も認知度を高め電子化率の向上を目指していきたいです。

＜ 会社概要 ＞

【クオカード】

会社名　　：株式会社クオカード
代表者　　：代表取締役社長執行役員　近田 剛
本社所在地：東京都中央区日本橋本町2-4-1　日本橋本町東急ビル内
設立　　　：1987年12月
資本金　　：18億1,000万円
事業内容　：QUOカードの発行・精算に関する事業、販売並びに保守業務、
　　　　　　カードを媒体とした広告事業、QUOカードPayの開発、
　　　　　　発行・精算等に関する事業
URL　　　：https://www.quocard.com/

【インフォマート】

会社名　　：株式会社インフォマート（東証一部：2492）
代表者　　：代表取締役社長　長尾 收
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立　　　：1998年2月13日
資本金　　：32億1,251万円
事業内容　：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数　：613名（2021年6月末現在）
URL　　　：https://www.infomart.co.jp/