全日本食品が全国1,600の加盟店と結ぶ契約書を電子化

全日本食品が全国1,600の加盟店と結ぶ契約書を電子化

～「BtoBプラットフォーム 契約書」で業務効率を高め、本来の業務に注力～

　BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：長尾 收、以下「当社」）は、全国のミニスーパーや個人商店等約1,600店が加盟する食品ボランタリーチェーンの本部、全日本食品株式会社（本社：東京都足立区　代表取締役社長：平野 実、以下「全日本食品」）が、契約書の電子化で業務効率を高めるため「BtoBプラットフォーム 契約書」を導入したことをお知らせいたします。

＜全日本食品様「事例詳細」ページ ＞

URL：https://www.infomart.co.jp/case/0158.asp

　全日本食品は、全国13エリアにある協同組合、全国のミニスーパーや個人商店等約1,600店舗の加盟店から成る日本最大級の独立小売ネットワークを持つ「全日食チェーン」の本部です。全国25拠点ある物流センターの物流網を活かして、北海道・稚内地域から沖縄・西表島までの加盟店へ生鮮食品や一般食品、酒類、医薬部外品等を供給しています。また同時に、スーパーバイザー（以下「SV」）が加盟店へ実際に訪問し、POSデータをもとに棚割りや売れ筋商品の提案といったきめ細かな店舗運営を支援するリテールサポート事業も行っています。

　全日本食品の事業形態であるボランタリーチェーンとは、本部、協同組合、加盟店の三者対等な関係で相互に協力しあう組織です。本部が経営戦略によって加盟店を募集するフランチャイズチェーンとは異なり、協同組合による横のつながりが存在し、加盟店は自主独立し経営の自由度は高いことが特徴です。

＜「BtoBプラットフォーム 契約書」導入の背景 ＞

全国1,600店舗の加盟店と一斉に交わす膨大な契約書による、作業負担

　全日本食品の経営企画室は、加盟店向けや社内生産性向上といった幅広い領域で多角的にDXプロジェクトに取り組みます。そのためPOSレジの入れ替えにかかる賃貸借契約書をはじめとする、全国の加盟店と1,000件近くを一斉に締結する契約も多くあります。
　しかし、契約書はSVがそれぞれ担当する加盟店に紙で持参していました。SVの負担が大きいうえ、昨今の新型コロナウイルス感染防止の緊急事態宣言の発令により、非接触や外出自粛が求められて訪問も難しくなりました。
　また本部においても、部署ごとに発行している膨大な紙の契約書から、保管場所や担当者、実際に契約締結されているかといったステータス等を確認する作業に労力をとられがちで、検索性、効率の悪さからも紙の契約書には課題を感じていました。

＜「BtoBプラットフォーム 契約書」導入の決め手 ＞

　実際に「BtoBプラットフォーム 契約書」を導入したのは2020年4月で、スマホ決済等店舗のキャッシュレス決済に対応するペイメント事業の本格化がきっかけです。2カ月間で加盟店と600件もの基本契約書の締結が必要になりました。
　導入にあたり他社サービスの資料も取り寄せましたが、「BtoBプラットフォーム 契約書」に決めた理由のひとつは従量料金の低さです。契約書発行1通あたり200円ほどかかるサービスもある中、「BtoBプラットフォーム 契約書」は1通あたり50円と低額でした。また、契約書を誰が発行し、どんな更新をしたかを可視化する「監査ログ機能」を備えたセキュリティレベルの高さもポイントでした。

＜ 導入効果 ＞（全日本食品　管理本部 本部長 取締役、経営企画室 主任のコメント）

①店舗巡回員の契約業務にかかる負担と時間を大幅削減

　「BtoBプラットフォーム 契約書」は、発行から締結までSVを介さず画面上で完結します。タイトなスケジュールの中でも、600件あまりの契約を担当者ひとりで処理できました。また、導入から1年足らずで3,000件近くの契約書の印刷、郵送、ファイリングといった本部の契約業務に関する作業時間を500時間ほど削減できました。
　これによりSVは契約業務の負担が減り、本来の役割である加盟店の売上・利益アップ支援に専念できるようになりました。

②検索性も向上、契約締結ステータスが一目で把握可能に

　検索性も向上し、締結ステータスが一覧で管理、把握できるようになりました。電子化は、件数のボリュームがある契約ほど一番効果が出ると実感しています。当初は経営企画室がメインで利用していましたが、今は他部署でも活用が広がっていて社内でも好評価です。

③営業担当からのサポートで導入がスムーズ、加盟店側でも好評

　インフォマートの営業担当からのサポートもあり、視覚的にわかりやすい動画マニュアルの作成ができ、加盟店へスムーズに導入できました。加盟店からも「以前はSVがいる間に契約締結して渡さねばと焦りがあったが、今はスキマ時間で承認できるし、保管に気を遣う必要もない。操作性もいいし、無料で使えるのもよかった」といった声をいただいています。

＜ 全日本食品より、今後の展望 ＞

　これまで発行件数の多い契約書の電子化を進めてきましたが、今後は全社的な活用を段階的に考えています。例えば、取引先との秘密保持契約等、現在書面で交わしている契約も電子化し一元管理していきたいです。特に、印紙の発生する契約書を電子化できれば、導入効果はより高まるでしょう。
　小売業界は情報システムによるデータ分析等DXを積極的に進めている業界です。一方で、地元に密着した昔ながらの小さな店舗はデジタルに馴染みも薄く、「書類も紙がいい」という声もあります。我々はそんなご意見にも寄り添い、より分かりやすいマニュアル等でサポートしつつ、加盟店の売上アップに貢献していきたいと考えています。

＜ 会社概要 ＞

【全日本食品】

会社名　　：全日本食品株式会社
代表者　　：代表取締役社長　平野 実
本社所在地：東京都足立区入谷6丁目2番2号
設立　　　：1962年5月
資本金　　：18億円
事業内容　：食品ボランタリーチェーン本部。食品、酒等の商品供給と経営指導、売り場指導等
従業員数　：323名（2020年8月）
URL　　　：https://www.zchain.co.jp/

【インフォマート】

会社名　　：株式会社インフォマート（東証一部：2492）
代表者　　：代表取締役社長　長尾 收
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立　　　：1998年2月13日
資本金　　：32億1,251万円
事業内容　：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数　：592名（2020年12月末現在）
URL　　　：https://www.infomart.co.jp/