東京建物、文書管理サービス「BP Storage」導入で、月間約300件の請求書や領収書を電子保存

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する電子帳簿保存法対応の文書管理サービス「BP Storage」が、創業120年を超える総合不動産会社、東京建物株式会社（本社：東京都中央区　代表取締役 社長執行役員：野村 均、以下「東京建物」）に導入されたことをお知らせします。

（取材協力）
経理部 経理グループ ご担当者様／住宅業務統括部 アカウントグループ ご担当者様

■ 東京建物より伺った導入理由・効果等

「BP Storage」導入前の課題

東京建物は、日本で最も古い歴史を持つ総合不動産会社で、ビル事業と住宅事業を主軸に事業を展開しています。取引先から受け取る請求書は、経理部と住宅事業統括部の2つの部署が担当しています。
取引先が約8,000社ある経理部では、メールやPDFで受け取った請求書や領収書を印刷・押印・回覧する手間があり、電子帳簿保存法に対応した運用整備が必要でした。
一方、住宅業務統括部では、住宅部門の物件に関わる請求書を取り扱っています。販売センター等に届く請求書は、現場担当者がレターパックで東京本社へ郵送していました。本社と販売センターの営業日が異なるうえに、販売センターは関西や九州といった遠方にもあるため、配達に数日かかってしまい、タイムラグの発生が課題になっていました。

導入の決め手

・経理部
電子帳簿保存法の要件を満たした運用の徹底や従業員の業務負荷増を懸念していたことから、外部システムの利用を考えていました。「BP Storage」は、承認フローを設定しなくても問題がなく、なおかつ電子保存に特化しています。「法令に対応した運用整備」という会社の課題を解決できるため、全社での導入を決めました。

・住宅事業統括部
以前より、紙やPDF等で受け取る請求書をAI-OCRでデータ化する「BP Storage for 請求書」を導入していたため、請求関連業務は効率化できていましたが、領収書等の処理は相変わらず残っていました。領収書等を電子化できるサービスを探している中で、説明書を読み込まなくても直観的に使える「BP Storage」の操作性の高さに魅力を感じました。

導入効果

①月間約300件の請求書や領収書の電子保存により、業務負担を軽減
経理部では「BP Storage」の導入により、月間約300件の請求書や領収書をデータ化して電子保存しています。これまで印刷・押印・回覧にかかっていた時間を削減でき、保管スペースも不要になりました。

②高い操作性で、スムーズに電子帳簿保存法に対応
住宅業務統括部では、請求書を「BP Storage for 請求書」、請求書以外の領収書や支払通知書等を「BP Storage」で処理しています。同じIDを使用するので画面の切り替えがスムーズな点や、バラバラになりがちなPDFのファイル名をルールに基づいて整理できる点がとても便利です。データ保存により、検索で簡単に必要な情報を取り出せるので、書類をひっくり返して探す手間もなくなりました。

今後の展望

経理部では受け取る請求書と領収書以外の書類のデータ保存、住宅業務統括部では精度重視のオペレータ確認とスピード重視のAI-OCRによるデータ化の併用等、運用方法をアップデートし、さらなる業務効率化を図っていきたいと思います。
不動産業界の商習慣において、紙の書類は多いですが、コロナ禍を経て少しずつ電子化が進んできました。電子帳簿保存法の改正を機に、これからも電子化・デジタル化を進めていきたいです。

（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0264.asp）

■ サービス概要

「BP Storage」は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応。請求書や納品書等あらゆる国税関係書類をAI-OCRとオペレータが自動でデータ化して電子保存します。
URL：https://www.infomart.co.jp/bpstorage/index.asp

「BP Storage for 請求書」は、PDFや紙といったあらゆる形式の請求書をAI-OCRでデータ化する請求書受領サービスです。請求書をメール添付のPDFや電子インボイスで受け取る場合は自動で取り込み、紙で受け取る場合はスキャンをするだけで、振込・仕訳データを生成します。99.9%以上（※）のデータ化精度で、請求書の受け取りから支払い、計上業務を自動化します。
URL：https://www.infomart.co.jp/bp-storageforseikyu/index.asp

■「One by One インボイス」に協賛し、書類1件につき1円をNPOに寄付

当社は、株式会社invox（本社：東京都新宿区　代表取締役：横井 朗、以下「invox」）が主催する支援プロジェクト「One by One インボイス」に協賛しています。「BP Storage for 請求書」「BP Storage」、invoxと協業して提供する「発注書AI-OCR（invox）」でデジタル化した書類1件につき1円を、子どもに関する課題に取り組むNPOへ寄付し、支援しています。

「One by One インボイス」プロジェクトサイトはこちら
URL：https://invox.jp/one-by-one/

当社のニュースリリースはこちら（2024年1月26日）
URL：https://corp.infomart.co.jp/news/20240126_5320/

■ 会社概要

【東京建物】
会社名：東京建物株式会社（東証プライム市場：8804）
代表者：代表取締役 社長執行役員　野村 均
本社所在地：東京都中央区八重洲一丁目4番16号 東京建物八重洲ビル
設立：1896年10月1日
資本金：924億円（2023年12月31日現在）
事業内容：オフィスビル・商業施設等、マンション・戸建住宅の開発、販売、賃貸及び管理他
従業員数：807名（2023年12月31日現在）
URL：https://tatemono.com/

【インフォマート】
会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日 
資本金：32億1,251万円（2023年12月末現在）
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営 
従業員数：791名（2023年12月末現在） 
URL：https://corp.infomart.co.jp/