自治体との「請求書」「契約書」「納品書」のやり取り、約6割の民間企業が"すべて紙"と回答

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する企業のバックオフィス業務をデジタル化するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム」のユーザーで、自治体と取り引きのある企業を対象に、「自治体の会計業務に関する実態調査」を実施しましたので、結果をお知らせします。

＜調査概要＞
調査対象：自治体と取り引きがある「BtoBプラットフォーム」ユーザー（売り手企業・買い手企業）※
調査方法：インターネットリサーチ
調査内容：自治体の会計業務に関する実態調査
調査期間：2023年11月24日（金）～12月14日（木）
回答者　：808名

自治体は地域住民だけでなく、地域の民間企業とも密接な関わり合いを持っています。双方の取り引きにおける請求書や契約書等の帳票類の多くは紙が使用されており、自治体独自のルール、押印や郵送、持参といった昔ながらの慣習が存在するのが現状です。民間企業は、企業間のやり取りにおいてはデジタル化できていても、自治体とはできていないといったケースも少なくありません。
そこで当社では、自治体と民間企業の取り引きにおける「紙の帳票類」の現状と課題をより深堀りするための調査を行いました。

■ 調査結果サマリー

・自治体と民間企業の間では、売り手・買い手双方向に渡り、様々な取り引きが行われている
・売り手企業が自治体に発行する「請求書」「契約書」「納品書」において、6割以上が「すべて紙」と回答
・紙の帳票類のやり取りにおいて、売り手企業の6割以上が「自治体独自のルールに悩んでいる」と回答
・買い手企業が受け取る帳票類において半数以上が「すべて紙」と回答
・買い手企業の4割以上が「電話・メール・郵送・窓口対応での取り引きによる手間」に悩みを抱える

■ 調査結果

・自治体と民間企業の間では、売り手・買い手双方向に渡り、様々な取り引きが行われている

自治体と取り引きがある民間企業にその取引内容を聞くと｛売り手（n＝721）買い手（n＝152）｝、売り手企業ではオフィス用品やOA機器、教科書、清掃用品等の物品販売が28.7%で最多でした。一方、買い手企業では水道利用料金や、 産業廃棄物の処理料金等、インフラサービスが上位を占めており、自治体と民間企業の間では様々な取り引きが発生しています。

・売り手企業が自治体に発行する「請求書」「契約書」「納品書」において、6割以上が「すべて紙」と回答

自治体と取り引きする売り手企業に対し、帳票類のやり取りについて聞いたところ（n＝721）、「すべて紙でやり取りしている」と回答した割合が、「請求書」で64.6％、「契約書」で63.8%、「納品書」が63.7%となりました。3社に2社以上が3つの帳票を「すべて紙」でやり取りしている結果となりました。

・紙の帳票類のやり取りにおいて、売り手企業の6割以上が「自治体独自のルールに悩んでいる」と回答

売り手企業に紙の帳票類のやり取りで困っていることを聞くと（n＝702）、「自治体ならではの規則（代表者印や発行日に関する規則等）を守る必要があるため、紙対応が必要」が61.5％で最多となりました。また、「印紙代や郵送代、保管代等のコストがかかる」が39.6％、「電話・メール・郵送・持参で取り引きするため、時間がかかる」が35.8％となり、押印や発行日に関する規則といった自治体特有のルールが、民間企業の事業運営において大きな課題となっていることが分かりました。

・買い手企業が受け取る帳票類において半数以上が「すべて紙」と回答

一方、自治体と取り引きする買い手企業に対し、帳票類のやり取りについて聞いたところ（n＝152）、「すべて紙でやり取りしている」と回答した割合が「契約書」で58.6％、「請求書」57.2％、「納品書」55.3％、「見積書」52.6％等という結果になり、半数以上の企業が自治体から「すべて紙」で帳票を受け取っていることが分かりました。

・買い手企業の4割以上が「電話・メール・郵送・窓口対応での取り引きによる手間」に悩みを抱える

買い手企業に紙の帳票類のやり取りで困っていることを聞くと（n＝145）、「電話・メール・郵送・窓口対応で取り引きするため、時間がかかる」が43.4％と最も多い回答となりました。次いで「印紙代や保管代等のコストがかかる」が33.1％、「リモートワークで処理できない」が28.3％となりました。他にも「インボイス制度に対応した書式になっていない」という回答も17.2％ありました。

その他、自治体との取り引きにおける要望を聞いたところ（n＝272）、帳票類をすべての自治体で「共通様式」にしてほしいという声が多くあがりました。他にも「押印」「都度請求」等、脱ハンコの促進や制度の見直しを求める声もありました。

■ まとめ

・押印、持参、郵送、独自フォーマット等、自治体の古い商習慣の見直しと帳票類の「共通様式」が求められる

今回の調査によって、自治体と民間企業の間で発生する「請求書」「契約書」「納品書」の約6割が「すべて紙」で行われている現状が明らかになりました。また、紙でのやり取りだけでなく、代表印や発行日に関する規則、都度請求等、自治体独自のルールと民間企業の商習慣とのギャップから、民間企業側に手間や時間、コストが生じていることが分かりました。
その中で、民間企業から要望が多かったのが帳票類の「共通様式」です。自治体ごとに異なるルール、書式にするのではなく統一された様式を策定することで、双方の業務負荷を減らし、地域社会の効率化、発展につながっていきます。

今後も当社は、「BtoBプラットフォーム」を通じて、紙文化が残る自治体のデジタル化と「自治体と民間企業、双方の業務効率化」の解決に貢献してまいります。

より詳細のレポートダウンロードはこちら
URL：https://lp.infomart.co.jp/l/910342/2024-02-28/d8vc4

■ マンガで分かる！会計業務のデジタル化が変える"自治体と民間企業の明日（それぞれが抱える課題編）"のダウンロードを開始！

自治体と民間企業の取り引きにおいて、現場で起きているリアルな課題と、その課題がデジタル化によりどのように解決できるのか、をマンガ形式で分かりやすく解説しています。

ダウンロードはこちら
URL：https://lp.infomart.co.jp/l/910342/2024-02-28/d8vc7

自治体・公営企業向け「BtoBプラットフォーム」紹介サイトはこちら
URL：https://www.infomart.co.jp/government/index.asp

■ サービス概要

「BtoBプラットフォーム」は、企業間の商行為をデジタル化することで業務効率化、コスト削減、ペーパーレスを実現するクラウドサービスです。
商談・受発注・規格書・請求書・業界チャネル・見積書・契約書・TRADEの8つのシリーズからなり、2024年3月現在、100万社を超える企業に利用いただいています。
URL：https://corp.infomart.co.jp/business/

■ インフォマートについて

1998年の創業以来、企業間取引における請求・受発注等の業務効率化を実現するクラウドサービスを提供・運営しています。プラットフォーム内の総流通金額は年間44兆円以上。

会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日 
資本金：32億1,251万円（2023年12月末現在）
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営 
従業員数：791名（2023年12月末現在） 
URL：https://corp.infomart.co.jp/