大分県、「BtoBプラットフォーム TRADE」「BtoBプラットフォーム 請求書」導入で、消耗品発注にかかる入力や照合作業の時間を短縮

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム TRADE」「BtoBプラットフォーム 請求書」が、大分県（所在地：大分県大分市　県知事：佐藤 樹一郎、以下「大分県」）に導入されたことをお知らせします。

（取材協力）
会計管理局 審査・指導室の皆様

■ 大分県より伺った導入理由・効果等

「BtoBプラットフォーム TRADE」「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題
大分県では、デジタルの力を活用した「社会変革」の実現を目指し、「大分県行財政改革推進計画」を策定しています。目標の一つに、ICTツール等の積極的な活用による事務業務の効率化を掲げており、会計事務においても書類業務の大幅な見直しが必要でした。
消耗品の発注は、県の200あまりの機関それぞれで各所属担当者が行い、年間約2万件の支払事務が発生しています。導入前は、民間事業者に電話やメール、FAXでカタログの番号を伝えて見積依頼をし、民間事業者側は見積書を来庁して提出したりメールに添付したりしていました。納品後は、請求書情報をシステムに入力する必要があり、転記ミスや支払漏れ等の人的ミスが課題になっていました。

このような課題の解決策として、請求データを取り込んだ自動起票を実現できないかと考え、消耗品の見積もりから支払いまでデジタルで完結するクラウドサービスの導入を検討しました。

導入の決め手
クラウドサービス上で民間事業者と取り引きを行うのは本庁初の試みなので、法令や県の規則と照らし合わせながら、システムの仕様を検討しました。
紙の業務をクラウドサービスに移行するにあたり、個人情報等のセキュリティ面への懸念はありましたが、「BtoBプラットフォーム」はLGWAN接続（地方公共団体が電子メールやWebページをセキュアなネットワーク上で利用できる仕組み）に対応している点がもっとも安心でき、決め手となりました。

また、導入を検討するにあたり、消耗品発注で取り引きの多い民間事業者5社ほどに事前に意見を伺ったところ、前向きな反応で、サービスの利用にも賛同いただくことができました。今までメール添付のために行っていた見積書や請求書のスキャン作業が不要になる点や、ヒューマンエラーによる書類の差し戻しリスクの低減等にご期待いただけたようです。

導入効果

①民間事業者への見積依頼から支払いまで、完全ペーパーレス化を実現
大分県では、「BtoBプラットフォーム TRADE」「BtoBプラットフォーム 請求書」をあわせて「大分県消耗品発注システム」と呼んでいます。「BtoBプラットフォーム TRADE」を通じた消耗品発注は、文房具や事務用品、事務機器、医療用消耗品等の10万円未満の物品購入が対象です。見積依頼から見積書の提示、発注、納品、検査、支払いまでがすべてデジタルで完結し、完全ペーパーレス化が実現しました。

➁ 請求書の入力作業がなくなり、時間を大幅に短縮
「BtoBプラットフォーム 請求書」で届く請求書は不備がないため、審査担当者が請求書に記載されている金額や債権者、口座情報をチェックする必要がなくなりました。受領した請求書に科目を入れて登録ボタンを押すと支払いまで自動化されるので、作業時間が短縮されました。

今後の展望
目下の目標は庁内職員の利用件数を増やすことです。職員にデジタル化のメリットや実際に利用されている民間事業者側の声を知ってもらうことで利用を促進し、機能や運用方法についてもどうすれば職員が使いやすいと感じるように改善できるかを考えていきたいです。
また、大量・定型の支払事務の省力化への第一歩を踏み出したので、「大分県消耗品発注システム」を他自治体の参考になるようなシステムに育てていきたいと考えています。

そして、庁内の業務効率化はもちろん目指すところですが、同時に民間事業者側でも、自社の既存システムと連携させて入力作業の業務負荷を軽減する等、バックオフィス業務の効率化につなげてもらいたいです。地元企業が取り組むDXの一助として展開してもらえたらと考えています。

▼事例インタビュー全文はこちら
https://www.infomart.co.jp/case/0330.asp

▼自治体・公営企業向け「BtoBプラットフォーム」紹介サイトはこちら
https://www.infomart.co.jp/government/index.asp

■ サービス概要

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。
請求書のやり取りにおいて、PDF等へ変換することなく、デジタルデータのままやり取りできる「データtoデータ方式」を採用しており、電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度にも対応しています。（2025年4月現在で115万社以上が利用しています。）
URL：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

「BtoBプラットフォーム TRADE」は、企業間の商取引に必要な"見積・発注・受注・納品・受領・検収"といった業務をデジタル化し、クラウド上で一元管理できるサービスです。「BtoBプラットフォーム 請求書」「BtoBプラットフォーム 契約書」との連携で請求・契約業務もデジタル化することで、一連の商取引が「BtoBプラットフォーム」上でシームレスに完結し、業務効率化、DX推進を後押しします。
URL：https://www.infomart.co.jp/trade/index.asp

■ インフォマートについて

1998年の創業以来、企業間取引における請求・受発注等の業務効率化を実現するクラウドサービスを提供・運営しています。主力サービスの「BtoBプラットフォーム」は、115万社以上が利用。プラットフォーム内の総流通金額は年間62兆円以上。

会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長　中島 健
　　　　代表取締役副社長　木村 慎
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日
資本金：32億1,251万円（2024年12月末現在）
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営 
従業員数：716名（連結）、691名（単体）（2024年12月末現在）
URL：https://corp.infomart.co.jp/