【プロパティマネジメント業界で働く274名へ調査】紙の帳票類のやり取りについて8割以上が「やめたい」等、後ろ向きな回答

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、プロパティマネジメント業界で働く274名を対象に、バックオフィスの課題に関する調査を実施しましたので、結果をお知らせします。

■ 調査概要

調査対象：プロパティマネジメント業界のバックオフィス部門で、請求書や見積書、発注書、納品書等の帳票
　　　　　類に関する業務に従事する20代～50代の会社員
調査方法：インターネットリサーチ
調査期間：2024年6月25日～6月27日
回答者　：274名

■ 調査サマリ

・    1ヵ月に処理する帳票類は平均「723枚」。そのうち、紙の書類は平均「452枚」
・    紙の帳票類の処理にかける時間は1枚あたりおよそ「8分」。年間人件費に換算すると「約93万円」に
・    紙の帳票類のやり取りについて8割以上が「やめたい」等、後ろ向きな回答
・    帳票類のシステムへの転記、3割以上が「Excelやスプレッドシートから」
・    7割以上がExcelやPDFの情報をシステムに転記する作業を「無駄」と回答
・    半数以上がExcelやPDFの情報をシステムへ転記した後の「突合作業」を問題視

■ 調査結果

・1ヵ月に処理する帳票類は平均「723枚」。そのうち、紙の書類は平均「452枚」
1ヵ月に処理する請求書、契約書、見積書、発注書、納品書等の帳票類のおおよその枚数について聞いてみると（n=274）、「～500枚未満」が68.2%と最多となりました。各選択肢の中央値を基に、1社あたり1ヵ月に処理する帳票類の平均枚数を算出したところ、723枚となりました。

また、1ヵ月に処理する請求書等の帳票について、紙の割合を聞いたところ（n=274）、「ほぼすべて」が33.6%で最多となり、こちらも選択肢の中央値を基に平均枚数を算出したところ、452枚となりました。

・紙の帳票類の処理にかける時間は1枚あたりおよそ「8分」。年間人件費に換算すると「約93万円」に

請求書等の帳票類の処理にかける時間について聞いてみると（n=274）、「5分～10分未満」が43.1%で最多となりました。前問同様、回答の中央値を基に平均を算出したところ、1枚あたりおよそ8分となりました。前問の平均枚数と処理時間を基に、年間の人件費を試算すると、【紙の帳票の割合452枚×平均処理時間約8分×平均時給1,285円（※1）×12ヵ月＝約93万円】のコストがかかっていることが分かりました。

・紙の帳票類のやり取りについて8割以上が「やめたい」等、後ろ向きな回答

業務における紙の帳票のやり取りについて聞いてみると（n=264）、81.9%が「やめたいと思う」や「しょうがいないと思う」等、後ろ向きであることが分かりました。なお、23.9%が「無駄で効率が悪いと思うし、一刻も早く減らすかやめたい」、27.3%が「無駄で効率が悪いと思うし、将来的に減らすかやめたい」と回答しており、半数以上が明確に「紙の帳票のやり取りをやめたい」と回答しています。

・帳票類のシステムへの転記、3割以上が「Excelやスプレッドシートから」

請求書等の帳票類の情報をシステムへ転記する方法について聞いてみると（n=274）、「Excelやスプレッドシートから転記している」が36.1%で最多、「紙から手作業で転記している」が26.6%、「PDFの情報を見ながら手作業で転記している」が25.2%、「OCRで読み取ったものを手作業で転記している」が7.7%となりました。

・7割以上がExcelやPDFの情報をシステムに転記する作業を「無駄」と回答

前問で、「請求書等の帳票類の情報をExcelやスプレッドシート、PDF等からシステムへ転記している」と回答した人に、その転記作業について無駄かどうかを聞いたところ（n=144）、「非常にそう思う」が23.6%、「そう思う」が50.7%となり、74.3%が「無駄」だと感じていることが分かりました。

・半数以上がExcelやPDFの情報をシステムへ転記した後の「突合作業」を問題視

前問で「ExcelやPDFの帳票類の情報をシステムへ転記することを無駄だと感じている」と回答した人に、転記におけるデメリットや問題点を聞いたところ（n=107）、「ExcelやPDFとシステムへの入力内容を突合するのが無駄」が53.3%最多。次いで「ExcelやPDFを探すのが手間」が33.6%、「ExcelやPDFを電帳法対応する形で保管することが無駄」が29.9%となりました。

■ まとめ

今回の調査によって、プロパティマネジメント業界における、帳票処理に関する多くの問題が浮かび上がりました。現状、業界の帳票類はほぼ紙ベースであり、その結果として1社あたり年間約93万円もの人件費が発生しています。

帳票類のシステム転記方法については、「紙から手作業で転記している」という回答のほか、「Excelやスプレッドシートから転記している」「PDFの情報を見ながら手作業で転記している」という回答も多く、紙以外にもExcelやスプレッドシート、PDFの割合が多いことが分かりました。また、回答者の8割以上が「紙の帳票のやり取りをやめたい」等、後ろ向きな回答。さらに、7割以上が「ExcelやPDFの情報をシステムに転記する作業を無駄だと感じる」と回答しています。

人材不足が叫ばれる昨今、業務の無駄を無くし、効率化を図ることは非常に重要です。帳票類を、紙やPDF等の「アナログデータ」のままにすると、多くの煩雑な業務が発生することはもちろん、人件費や保管費等、あらゆるコストがかかります。「アナログデータ」を「デジタルデータ」に置き換え、全てをデータで管理することで、業務効率化やコスト削減の近道になるでしょう。

当社が提供する「BtoBプラットフォーム」は、企業間で取り交わされる帳票の授受や管理を、PDF等のアナログデータへ変換することなく、デジタルデータ（「DtoD（データ to データ）方式」）で行えるサービスです。当社は今後も、「BtoBプラットフォーム」の提供を通じ、不動産・プロパティマネジメント業界におけるバックオフィス業務のデジタル化推進を後押ししてまいります。

▼より詳細の調査レポートのダウンロードはこちら
　https://lp.infomart.co.jp/real-estate_004

▼不動産・プロパティマネジメント業界向けソリューションについて
　https://www.infomart.co.jp/real-estate/index.asp

■ インフォマートについて

1998年の創業以来、企業間取引における請求・受発注等の業務効率化を実現するクラウドサービスを提供・運営しています。主力サービスの「BtoBプラットフォーム」は、105万社以上が利用。プラットフォーム内の総流通金額は年間44兆円以上。

　会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
　代表者：代表取締役社長　中島 健
　本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
　設立：1998年2月13日
　資本金：32億1,251万円（2024年6月末現在）
　事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営 
　従業員数：812名（2024年6月末現在） 
　URL：https://www.infomart.co.jp/