大林ファシリティーズ、毎月約6,000枚届く請求書をデジタル化し、業務時間を半減

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が、大林ファシリティーズ株式会社（本社：東京都千代田区　代表取締役社長：石井 健治、以下「大林ファシリティーズ」）に導入されたことをお知らせします。

（取材協力）
事務課長様、経理課長様、ビル管理事務 ご担当者様、建築事務 ご担当者様

■ 大林ファシリティーズより伺った導入理由・効果等

「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題

大林ファシリティーズは、ゼネコン大手・大林組のグループ企業として、建物管理と建築の2つの事業を軸に業務を行っています。歴史ある企業が多い業界なので、紙文化が残っている取引先が多くあります。

請求書は、東京支店と大阪支店、全国にある13の営業所で、毎月合わせて約6,000枚を受け取っています。各支店・営業所で処理した請求書は経理課に集められ、経理担当者が1枚ずつ目視で金額や仕訳をチェックしていました。
大阪支店においては、経理担当者6名で1人あたり毎月500～600枚を処理していたため、人的・時間的・精神的な負担が課題になっていました。

また、受け取った請求書には、物件ごとに物件名と仕訳のゴム印を押し、販売管理システムで処理した際に発行される整理番号を手書きで記入する必要がありました。ゴム印の押印も整理番号の記入も枚数が増えてくると流れ作業になってしまうため、度々発生するミスに苦労していました。

導入の決め手

とにかく大変な請求書業務をデジタル化したいということで、プロジェクトチームを立ち上げました。業務の効率化はもちろんですが、インボイス制度、電子帳簿保存法といった法令対応も目的としてサービスの導入を検討していました。
複数のサービスを比較検討した結果、「BtoBプラットフォーム 請求書」の利用企業数の圧倒的な多さと将来性、取引先企業への金銭的な負担がないという点に大きなメリットを感じました。

導入効果

①毎月約6,000枚届く請求書をデジタル化し、業務時間を半減
今まで課題になっていた業務負担が軽減し、業務時間も半減しました。大阪支店では、3,000枚以上届く請求書を物件順に並べ替えてファイリングしていましたが、その作業が一切なくなりました。保管スペースを有効活用でき、並べ替え作業のために配置していた1名を別の業務に充てることもできました。
また、請求書受領サービス「BP Storage for 請求書」も合わせて導入することで、紙やPDFで届く請求書もAI-OCR機能によりデータ化でき、すべての請求書をデジタルで一本化できています。

 大阪支店で管理する1ヵ月分の請求書の束

②煩雑な承認フローも解消し、ハンコの押印はゼロに
紙がなくなったので、物件名・仕訳のゴム印を押す作業や整理番号の手書きはなくなりました。仕訳は「BtoBプラットフォーム 請求書」上で予め設定しており、物件名や経理課で確認が必要なもののみを空白に設定することで、すでに8割が埋まった状態にして、入力を効率化させています。
他にも、経理担当者においては、承認フローや督促が必要なもの等、紙の時代には見えなかったものが可視化され、経理課からも処理の進捗状況を確認できるようになったことに効果を感じています。

今後の展望

今回のデジタル化をきっかけに、東京支店・大阪支店が協力して請求書の業務フローを統一化することができ、内部統制も強化されました。受取請求書と支払いデータが一元管理されたので、次は契約書のデジタル化を検討しています。最終的には契約書の金額が、そのまま請求書の金額になる等、将来的には販売管理システムとのデータ連携も果たして、すべての取引が一気通貫で運営できるような未来に向けて取り組みたいと思っています。

（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0278.asp）

■ サービス概要

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1（※1）請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。電子帳簿保存法（※2）やインボイス制度に対応し、Peppolデジタルインボイスの日本標準仕様である「JP PINT」にも対応予定です。（2024年7月現在で105万社以上が利用しています。）
URL：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

「BP Storage for 請求書」は、PDFや紙といったあらゆる形式の請求書をAI-OCRでデータ化する請求書受領サービスです。請求書をメール添付のPDFや電子インボイスで受け取る場合は自動で取り込み、紙で受け取る場合はスキャンをするだけで、振込・仕訳データを生成します。99.9%以上（※3）のデータ化精度で、請求書の受け取りから支払い、計上業務を自動化します。
URL：https://www.infomart.co.jp/bp-storageforseikyu/index.asp

■ 会社概要

【大林ファシリティーズ】
会社名：大林ファシリティーズ株式会社
代表者：代表取締役社長　石井 健治
本社所在地：東京都千代田区神田錦町1丁目6番 住友商事錦町ビル
設立：1963年10月1日
資本金：5,000万円
事業内容：設備管理、清掃、警備、マンション管理、建築・設備工事他
従業員数：1,280名（2024年3月31日現在）
URL：https://www.obayashi-f.co.jp/

【インフォマート】
会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日 
資本金：32億1,251万円
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営 
従業員数：788名（2024年3月末現在） 
URL：https://corp.infomart.co.jp/