JR東日本、「BtoBプラットフォーム 請求書」導入で毎月50時間かかる請求書発行業務がほぼゼロに

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が、東日本旅客鉄道株式会社（所在地：東京都渋谷区　代表取締役社長　喜㔟 陽一、以下「JR東日本」）に導入されたことをお知らせします。

（取材協力）
JR東日本マネジメントサービスJR事業部次期立案会計ワークフロー/インボイス対応プロジェクト
ご担当者様

■ JR東日本より伺った導入理由・効果等

「BtoBプラットフォーム 請求書」導入前の課題

JR東日本グループ各社間での取り引きは、早い段階から独自システムで電子請求書のやり取りを実現しています。しかし、JR東日本グループ外のお取引先さまとの取り引きは、基本的に紙の請求書を発行し郵送していました。その通数は、月約5,000通にのぼり、毎日200通ほどの請求書を3時間近くかけて作業していました。
一方、請求書の受け取りに関しては、土地の賃料、各種設備の建設費用といった、様々な取り引きで月に約4,000通を受け取っています。紙で受領した請求書は、記載事項を弊社のワークフローシステムに入力してデータ化し、請求書類はスキャンしてPDF化し会計データと紐づけ、原本を保管していました。そのため、膨大な紙の請求書の保管場所の確保が大変でしたし、入力ミスや紙の請求書紛失による決算漏れのリスクもありました。

導入の決め手

「BtoBプラットフォーム 請求書」は発行・受取の両方に対応しており、何より国内シェアNo.1（※1）という実績が決め手でした。

また、JR東日本グループの約40社では、すでに「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入していました。その導入実績も参考にした上で、JR東日本でも採用した経緯があります。
さらに、サービスを提供しているインフォマートは、デジタルインボイス推進協議会（EIPA）の幹事法人（※2）ですし、将来的なデジタルインボイスの普及を見据えた選択でもありました。

導入効果

①   月50時間かけて行っていた発送作業のほとんどが不要に
発行に関しては、紙で送る必要がある個別の請求書以外、ほぼ自動化となり、これまで毎日2時間から3時間かけて行っていた封入等の手作業がほとんど不要になりました。再発行が必要になっても、従来のようにデータを探して再出力、という手間が不要になり、画面上でスムーズに完了します。時間に余裕が生まれ、これまで手が回らなかった、より生産性向上に寄与する業務にシフトできるようになりました。

②    「書式追加機能」を利用し稟議に紐づけ、効率よく処理

受け取りは現在、デジタルデータでの受領を推進している最中ですが、はじめて「BtoBプラットフォーム 請求書」に届いた電子請求書が、設計通りにFTP連携の自動ダウンロード機能で弊社のワークフローシステムに届いたときは感動しました。
「書式追加機能」を利用して、請求ごとに発番する識別番号を入力必須にして、ワークフローシステムで管理している稟議に紐づけることで効率的な処理を実現しています。

「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入により、JR東日本グループ外のお取引先さまと電子請求書をやりとりできる仕組みを構築することができ、JR東日本全体に電子請求書、デジタル化への意識付けができたと思っています。

今後の展望

バックオフィス部門だけでなく、駅社員や乗務員等が所属し、お客さまに近いところで業務を行う現業機関にも「BtoBプラットフォーム 請求書」を拡げていきたいです。
組織の再編や働き方の見直しで、乗務員が列車の本数が多い朝夕の時間帯だけ乗務して、他の時間はバックオフィスでデスクワークをする、といった柔軟な働き方も始まっています。「BtoBプラットフォーム 請求書」は、現業機関における業務の幅を拡げることの一助になり得るシステムだと考えています。
「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入で、同業の方からも頻繁にお問い合わせいただいており、鉄道事業者の中でも請求書のデジタル化に注目が高まっていると実感します。請求書に限らず、電子化・デジタル化は、お取引先さまのご協力なくしては進められません。築いてきたネットワークを生かし、デジタルの道を延伸していきたいです。

（事例インタビュー全文の資料ダウンロードはこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0272.asp）

■ サービス概要

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」等、多様な請求業務のデジタル化に対応可能な国内シェアNo.1請求書クラウドサービスです。時間・コスト・手間のかかる請求業務を大幅に改善し、ペーパーレス化、経理のテレワークの実現を後押しします。
電子帳簿保存法（※3）やインボイス制度に対応し、Peppolデジタルインボイスの日本標準仕様である「JP PINT」にも対応予定です。（2024年4月現在で100万社以上が利用しています。）
URL：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

■ 会社概要

【JR東日本】
会社名：東日本旅客鉄道株式会社（東証プライム市場：9020）
代表者：代表取締役社長　喜㔟 陽一
本社所在地：東京都渋谷区代々木二丁目2番2号
設立：1987年4月1日
資本金：2,000億円
事業内容：運輸事業、流通・サービス事業、不動産・ホテル事業、IT・Suica事業、再生可能エネルギー事業、
　　　　　国際事業他
従業員数：46,051人（単体）（2023年4月1日現在）
URL：https://www.jreast.co.jp/

【インフォマート】
会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立：1998年2月13日
資本金：32億1,251万円
事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営 
従業員数：791名（2023年12月末現在） 
URL：https://corp.infomart.co.jp/