受注の入力業務を自動化！伊藤園が発注書をAIでデジタル化する「発注書AI-OCR（invox）」を導入！

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、株式会社伊藤園（本社：東京都渋谷区　代表取締役社長 執行役員：本庄 大介、以下「伊藤園」）が、当社と株式会社Deepwork（本社：東京都新宿区　代表取締役：横井 朗、以下「Deepwork」）が協業して提供している、発注書をAIでデジタル化する「発注書AI-OCR（invox）」と新機能「REFAX機能」を導入し、受注業務の自動化が実現したことをお知らせします。

伊藤園は、清涼飲料の製造・販売、日本茶の製造・販売、烏龍茶および紅茶等の輸入・販売、健康食品の製造・販売を行い、常に時代の先駆けとして「缶入り緑茶・烏龍茶」の開発や、飲料のペットボトル化等、斬新な製品を開発してきました。

それに伴って取引先数が増加し、受注業務が煩雑化したことから、2016年より飲食店とその取引先の受発注業務をデジタル化する「BtoBプラットフォーム 受発注」、2021年には食品卸会社とその取引先の受発注業務をデジタル化する「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」を導入しました。
これらの2つのサービスは伊藤園の基幹システムとも連携しており、現在では受注業務が大幅に効率化されています。

しかしながら、受け取る発注書の中には、得意先の基幹システムから出力されFAXで送信されるものや、インターネットFAXから自動で送信されるもの等が一定数存在し、自動化や電子化の課題となっていました。これらのような個別で送信されるFAXに対し、REFAX（※1）をしなければならず、手間と時間がかかることが負担となっていました。

これらの状況から、受注業務のさらなる電子化率の向上とREFAX業務の効率化・省人化を目的に、当社とDeepworkが協業して提供している「発注書AI-OCR（invox）」及び「REFAX機能」の導入に至りました。

■「発注書AI-OCR（invox）」（※2）及び「REFAX機能」で実現すること

FAXやメール（PDF）で受け取った発注書を「発注書AI-OCR（invox）」でデータ化し、「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」に自動で連携します。その受注データを「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」から自社の基幹システムに取り込むことで、全ての受注がデータ化され、入力作業を削減できます。さらに「REFAX機能」により、システムから自動でFAX返信が行われるため、発注書の受け取りからREFAX業務、基幹システムへの受注データ入力までの手作業がデジタル化され、受注業務の大幅な効率化が実現します。

＜ 発注書の受け取りからREFAX業務、基幹システムへの受注データ入力までの流れ ＞

■「発注書AI-OCR（invox）」と「REFAX機能」を利用することによる削減効果の一般的な例

受注から基幹システムへの受注データ入力までの処理時間は1件当たり3分以上かかると言われています。仮に1件につき3分かかると想定した場合、1,500枚の処理時間は75時間になります。「発注書AI-OCR（invox）」と「REFAX機能」を利用すると1件あたり30秒ほどで完了するため、1,500枚の発注書処理業務は12.5時間となり62.5時間（83％）の労力が削減されます。

　＜ 1件につき3分かかると想定した場合 ＞
　・紙での処理の場合：3分×1,500枚＝4,500分（＝75時間）
　・システム利用の場合：30秒（0.5分）×1,500枚＝750分（＝12.5時間）
　　 75時間－12.5時間＝62.5時間

今後も「BtoBプラットフォーム 受発注」「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」「発注書AI-OCR（invox）」「REFAX機能」を通じて、基幹業務である受注業務をデジタル化することで、効率化、属人化の解消を支援してまいります。

■ サービス概要

FAXやメール（PDF）で受け取った発注書をDeepworkの「発注書AI-OCR（invox）」がデータ化し、「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」に自動で連携します。その受注データを「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」から基幹システムに取り込むことで、全ての受注をデータ化し、入力作業を削減することができます。

＜ 画面イメージ：紙で受領した発注書をAI-OCRでデータ化 ＞

データ化された発注書では、「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」に設定されている発注マスタ（得意先別マスタ情報）を参照し、該当商品が候補として反映されます。「発注書AI-OCR（invox)」には商品特定に特化したAIが搭載されており、取引先の商品名・商品コードに紐づけた「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」のマスタを学習していく仕組みです。
学習前の商品が発注された場合、商品名の類似度から"マスタ候補を紐づけた結果"を学習することで、２回目以降の商品特定が可能になります。

＜ 学習による商品特定の例 ＞

この商品特定に特化したAIにより、これまで商品特定ができる担当者のみで行っていた受注業務の属人化が解消されます。
URL：https://www.infomart.co.jp/asp/seller/ai-ocr/index.asp

・ 新機能［REFAX機能］（※3）について 

「発注書AI-OCR（invox）」でデータ化された発注書（PDF）に、スタンプを押して返信FAXを送る機能です。受け取った発注書に手書きのサインもしくは社名のスタンプを押印し、FAXを送信する等、手作業で行っていた業務が、「REFAX機能」を利用することで自動化され、作業の省力化が実現します。
「REFAX機能」における送信方法やタイミング等は、個社ごとの条件に合った送信設定が可能です。

「BtoBプラットフォーム 受発注」は、外食・給食・ホテル等と、その取引先である卸・メーカーとの間の受発注・請求業務が行えるクラウドサービスです。日々の受発注から請求処理までをデジタル化し、計数管理を一元化。双方の業務効率化、時間短縮、コスト削減、生産性向上が実現します。
URL：https://www.infomart.co.jp/asp/index.asp

「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」は、食品卸会社とその取引先で行う受発注業務をデジタル化するクラウドサービスです。食品卸会社が取引先に無料IDを発行することで、取引先はこれまで電話やFAXで行っていた発注業務をパソコン・スマートフォンで簡便に行うことが可能になります。これにより、食品卸会社では、「受注ルートの一本化」「販売管理システムとの連携」「発注マスタ管理」が可能となり、データ受注が普及・拡大するとともに、時間短縮・コスト削減が実現します。
URL：https://www.infomart.co.jp/asp/seller/light.asp

■ 会社概要

【伊藤園】
　会社名：株式会社伊藤園
　代表者：代表取締役社長　執行役員　本庄 大介
　本社所在地：東京都渋谷区本町3-47-10
　設立：1966年 8月22日 
　資本金：199億1,230万円 
　事業内容：茶葉（緑茶、ほうじ茶、ウーロン茶、紅茶、麦茶等）やティーバッグ、インスタント製品、
　　　　　　飲料（茶系、野菜、コーヒー、ミネラルウォーター、炭酸等）の開発や原料の仕入れ、加工、包装、販売
　従業員数：連結 7,928名　単独 5,205名（2023年4月30日現在） 
　URL：https://www.itoen.co.jp/

【Deepwork】
　会社名：株式会社Deepwork
　代表者：代表取締役　横井 朗
　本社所在地：東京都新宿区西新宿1-25-1 新宿センタービル49F +OURS
　設立：2019年2月1日 
　資本金：1億円（2021年11月時点） 
　事業内容：invoxシリーズの開発・運営
　従業員数：50名（2023年3月時点）
　URL：https://deepwk.com/

【インフォマート】
　会社名：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
　代表者：代表取締役社長　中島 健
　本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
　設立：1998年2月13日 
　資本金：32億1,251万円 
　事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営 
　従業員数：767名（2023年6月末現在）
　URL：https://corp.infomart.co.jp/

■ タグライン「しごと、スマート。インフォマート」について

インフォマートは2023年、創業25周年を機にコーポレートブランドを刷新しました。インフォマートの新しいタグライン「しごと、スマート。インフォマート」には、デジタル化による効率化やコストカットの先にある、働くひとが自分らしく、新しい価値を創造していく社会を支えていきたいという想いがこめられています。