サンドラッグ、「BtoBプラットフォーム 契約書」導入で契約締結・管理業務をデジタル化。社内の全ての契約書を一元管理

サンドラッグ、「BtoBプラットフォーム 契約書」導入で
契約締結・管理業務をデジタル化。社内の全ての契約書を一元管理

　BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム 契約書」が、全国に約1,300店舗（※1）のドラッグストアを展開する、株式会社サンドラッグ（本社：東京都府中市　代表取締役社長CEO：貞方 宏司、以下「サンドラッグ」）に導入されたことをお知らせします。

（写真左から）
法務部　部門長　秋山 忠幸 氏・執行役員　社長室長　五味 肇 氏

■サンドラッグ　執行役員 五味氏、法務部 秋山氏より伺った導入理由・効果等

＜「BtoBプラットフォーム 契約書」導入前の課題 ＞

①紙の契約書の管理・保管業務が煩雑

　紙ベースで契約書の処理を行なっていた頃は、現在のように法務部で契約関連を一元管理しておらず、各部署で契約書をファイリングして管理していました。
　各部署での管理では、担当者が変更になった際の引き継ぎがされていなかったり、契約書がどこに保管されているか分からず、探すのに時間がかかるといったことがどうしても起きてしまいます。2021年に法務部が設立される以前にも契約関連の一元管理を社内で検討したことはありました。ただ、管理方法について良い提案もなく、課題は棚上げにされていました。

②全国の事業所と本社間の契約書確認・押印・製本・送付業務コストに課題

　例えば九州で契約締結の話があれば、まず現地の事業所で契約書の原本を作成し、データで東京の本社へ送ってもらいます。本社で内容を確認し、押印した後、製本して九州の事業所へ送り返し、先方と取り交わすといった流れで行なっていました。
　印刷から製本、発送の手間もかかりますし、郵便代や収入印紙代などの諸経費もかかります。本社でハンコを押す際にも、管理本部長が不在のためハンコが押されるまでに時間がかかるといったこともありました。

＜ 導入の決め手 ＞

　費用対効果が見込めるコスト感、「BtoBプラットフォーム 契約書」が契約当事者の双方で署名・認証する当事者型である点です。
　また、「BtoBプラットフォーム」シリーズは請求書サービスの業界シェアが高く、電子契約を進めるにあたって、インフォマートさんはノウハウも豊富で、スムーズに電子化できるのではないかと思いました。

＜ 導入効果 ＞

①社内の全ての契約書を法務部で一元管理できるように

　法律上、紙の契約書が必要なものと、先方のご都合で紙の場合以外は、全ての契約で電子化することを社内で推奨しています。結果的に、全ての契約書を法務部で一元管理できるようになりました。

②3日以上かかっていた契約締結までのリードタイムを最短即日に短縮

　急ぎ契約を結びたいという場合、最短でその日のうちに締結まで完了します。以前は、ハンコを押印するまでに2、3日かかることもあり、それから発送ですから、電子化で締結までかなり早くなりました。
　事務レベルの時間短縮はもちろんですが、ハンコを押す管理本部長の業務負担も削減できたことは大きな効果です。
　その他、各部署の担当者レベルで契約に対する意識が高まったことが想定外で効果を実感しています。契約を意識することで、有事の際に契約書を確認したり、内容をアップデートするようになりますし、どんな時に契約を結ぶのかがクリアになってきました。
　NDA（秘密保持契約）についても、あらゆることが知財という意識も醸成されており、企業としていい変化だと思います。

＜ 今後の展望 ＞

　「リマインドメール機能」を使いこなしたいと思います。契約期間の期日を前もって知らせてくれるのは、とても便利ですから、上手に使っていきたいと思います。
　かつては商談ベースの口約束で契約が済んでいた時代もありましたが、今はしっかりと記録する時代になり、契約書や覚書もどんどん増えています。
　世の中的にも、契約に対する認識が広がってくると思います。今回、電子契約の導入によって、社内での契約書の重要性が認識されてきました。これからもそうした認識を深めていきたいと思います。

（事例インタビュー全文はこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0227.asp）

＜「BtoBプラットフォーム 契約書」について ＞

　企業間で交わされる契約をWeb上で締結できるクラウドサービスです。契約の締結・管理をデジタル化し一元管理することで、従来の契約業務にかかっていた手間とコストを削減します。また、社内承認をWeb上で行うことができるワークフローシステムや、紙の契約書をデータ化し、アップロード登録ができる「自社保管」機能も搭載。電子帳簿保存法にも対応（※2）し、バックオフィス業務の効率化やテレワークが実現します。

　URL：https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

（※1）2022年3月期連結
（※2）JIIMA「電子取引ソフト法的要件認証」「電帳法スキャナ保存ソフト認証」認証取得済
「電子取引ソフト法的要件認証」：https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/list/
「電帳法スキャナ保存ソフト認証」：https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/software_list/

＜ 会社概要 ＞

会社名　　：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者　　：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立　　　：1998年2月13日
資本金　　：32億1,251万円
事業内容　：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数　：707名（2022年12月末現在）
URL　　　：https://www.infomart.co.jp/