乃村工藝社、月間2,000件以上の契約書をデジタル化

乃村工藝社、月間2,000件以上の契約書をデジタル化

　BtoBビジネスを革新する信頼のリーディングカンパニーを目指す、株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島 健、以下「当社」）は、当社が提供する「BtoBプラットフォーム 契約書」が、ディスプレイ業界最大手である株式会社乃村工藝社（本社：東京都港区　代表取締役社長執行役員：榎本 修次、以下「乃村工藝社」）に導入されたことをお知らせします。

（写真左から）
業務管理部　部長　田中 良志氏
業務管理部　管理課課長　佐藤 道雄氏

■乃村工藝社　業務管理部　田中氏、佐藤氏より伺った導入理由・効果等

＜「BtoBプラットフォーム 契約書」導入前の課題 ＞

①数千社と取り交わす注文書・請書関連業務は毎月240時間

　紙面での運用をしていたころは、担当者が注文書（契約書）を作成、上長承認、押印責任者が捺印し、担当者が協力会社へ送付。協力会社が注文書（契約書）の内容を確認し、見積書等と一緒に請書を返送してもらい、締結契約書としての請書を受領し、その原本をファイル保管するまでが一連の流れでした。
　請書は1件につきおおむねA4の紙3～4枚で月間数千件、幅広ファイルも毎月11冊増えていました。また、請書の整理作業には月約210時間、付随する電話対応業務を含めると約240時間かかっていました。

②コロナをきっかけに電子契約の需要が増加

　2018年からは注文書、請書、納品請求書を一つのPDFにして取引先へ電子的に送付していましたが、コロナが大きく影響し、取引先から郵送で送られてくる請書の開封、基幹システムへの入力、管理作業に課題を感じていました。

＜ 導入の決め手 ＞

　協力会社も請書を送付するために出社する必要があり、自社、協力会社双方で出社しなければできない業務が露呈。BCPの観点からも出社対応が必要な業務の軽減を検討し、自社の業務フローに合致していること、基幹システムとの連携や技術的親和性もクリアしていること、協力会社を含めて電子帳簿保存法に対応していることに加え、ランニングコストに魅力を感じ「BtoBプラットフォーム 契約書」の導入を決めました。

＜ 導入効果 ＞

①サービス利用開始から半年

（※）

で月間2,600件の契約業務をデジタル化

　声がけした5,000社のうち約半数が「BtoBプラットフォーム 契約書」へ切り替え、発注件数の6～7割程を「BtoBプラットフォーム 契約書」で対応してくれています。（※2022年7月時点）

②バックオフィス部門の業務時間が半減

　請書の受領、管理業務が効率化され、バックオフィス部門が1つの案件にかける業務時間が従来の半分に短縮。文書管理業務においては、契約書データが自動的に文書管理システムと連携できるようになり、メリットは大きいです。

＜ 今後の展望 ＞

　導入から半年あまりたちますが、いまようやく導入効果が見え出した感じです。取引先だけでなく、弊社のBCP対策のきっかけにもなり、今後は数字に表れにくい副次的な波及効果が楽しみです。

（事例インタビュー全文はこちら：https://www.infomart.co.jp/case/0207.asp）

＜「BtoBプラットフォーム 契約書」について ＞

　企業間で交わされる契約をWeb上で締結できるクラウドサービスです。契約の締結・管理をデジタル化し一元管理することで、従来の契約業務にかかっていた手間とコストを削減します。また、社内承認をWeb上で行うことができるワークフローシステムや、紙の契約書をデータ化し、アップロード登録ができる「自社保管」機能も搭載。バックオフィス業務の効率化やテレワークが実現します。
　URL：https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

＜ 会社概要 ＞

【乃村工藝社】

会社名　　：株式会社乃村工藝社（東証プライム市場：9716）
代表者　　：代表取締役社長執行役員　榎本 修次
本社所在地：東京都港区台場2-3-4
設立　　　：1892年3月15日
資本金　　：64億97百万円
事業内容　：集客環境づくりの調査・企画・コンサルティング、デザイン・設計、
　　　　　　制作・施工ならびに各種施設・イベントの活性化、運営管理
従業員数　：乃村工藝社グループ全従業員数（契約社員含む） 2,522名
　　　　　　単体：乃村工藝社 1,340名（正社員）
　　　　　　連結：乃村工藝社グループ 1,952名（正社員）
　　　　　　※2022年2月末日現在
URL　　　：https://www.nomurakougei.co.jp/

＜ 会社概要 ＞

【インフォマート】

会社名　　：株式会社インフォマート（東証プライム市場：2492）
代表者　　：代表取締役社長　中島 健
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立　　　：1998年2月13日
資本金　　：32億1,251万円
事業内容　：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数　：665名（2022年6月末現在）
URL　　　：https://www.infomart.co.jp/