煩うハンコ出社から脱！コロナ渦のテレワークに適応　契約書の締結から管理までクラウドで一元化

煩うハンコ出社から脱！コロナ渦のテレワークに適応
契約書の締結から管理までクラウドで一元化

　「テレワーク」「リモートワーク」の言葉がずいぶんと浸透してきました。周知のように新型コロナウイルスへの対策として各企業で在宅勤務が取り入れられています。しかし、日本の習慣として根強く残る「ハンコ文化」が、在宅勤務の普及の高い壁となっています。さまざまな書類に印鑑を押すために止むを得ず出社しなければならない人は少なくありません。株式会社インフォマート（本社：東京都港区、代表取締役社長：長尾 收、以下「当社」）では2年ほど前から、契約書の締結・管理をWeb上で完結できる「BtoBプラットフォーム 契約書」のサービスを始めましたが、今年は問合せ数が昨年の6倍にのぼっています。コロナ渦で進む企業の在宅勤務化を支援するため、さらに力を入れてサービスを推奨していきます。

【電子契約とは】

　これまで契約書というものは、双方が合意した内容を証拠として残すため、紙に印鑑で押印して取り交わされてきました。これに代わり、インターネットなどの回線を通じて、電子データで電子署名をすることで紙での契約と同じ証拠力を持つのが電子契約です。電子文書を原本として保管することで、業務の効率化・コンプライアンス強化などのメリットがあります。

【 「紙とハンコ」の問題点を解消 】

・電子契約だけでなく社内申請もデジタル化したテレワークが実現

　これまで契約書と一緒に締結申請書を紙で社内申請していた工程が、インターネットを通じたクラウド上で効率よく行えます。出社と在宅勤務などが混在した昨今のビジネススタイルにも適応し、時短に大きく貢献します。

・クラウド上保管で省スペース化！管理がラクに

　紙で結ぶ契約書は、取引先と一部ずつ持つ必要がありますが、電子契約書の場合、ひとつの契約書を両者で共有することになります。保管先はクラウド上のため、キャビネットで保管する必要がなくなり、スペースの確保・紛失の予防に繋がります。また、部署ごとにバラバラになっていた管理も一元化でき、検索や更新がしやすくなります。

・郵送費や印紙税などのコスト削減

　紙の契約書の場合、納税の代わりとなる「収入印紙」が必要です。また郵送の費用もかかりますが、電子契約ではそれらが全て不要となります。コロナ渦で売上が厳しい昨今、「コスト削減」が各企業の問合せのきっかけともなっています。

・過去のモノも未来のモノもひとつのクラウドに

　便利とはいえ、取引先の意向で紙の契約書を交わす場合もあります。これまでキャビネットで保管してきた紙の契約書も含めて、当システムではスキャンしPDF化することで、過去に締結した契約書、これから締結予定のものなど、何百、何千とある資料全てをクラウド上で管理することが可能です。

当社システムの最大のポイントは、契約書だけでなく請求書や受発注書も、
同じアカウントで管理できるという点です。

【導入した企業様の声】

【民間企業だけでなく公的機関にも普及を】

　今年9月より、宮崎県都城市の協力を得て、電子証明書などを利用するための実証実験を開始しました。都城市は、デジタル化の推進を重要な施策として展開しています。その中で、電子契約の有用性を検証し、官民連携したデジタル化の推進に繋げていきたいという意向から実証実験に参加されております。地方自治法に関連する総務省令により、当社のシステムはまだ地方自治体で利用できませんが、実証実験によって利便性・安全性を確実なものとし、民間企業だけでなく公的機関でも「BtoBプラットフォーム 契約書」が活用されることを目指しています。「withコロナ」「afterコロナ」と言われる時代が過ぎた頃にも、役に立ち続けるサービスであると当社は考えております。

本件に関する詳しい内容をご希望でしたら、
当社ではマスコミの方の取材お申込みを随時受け付けております。
ぜひお問合せください。

＜ 会社概要 ＞

【インフォマート】

会社名　　：株式会社インフォマート（東証一部：2492）
代表者　　：代表取締役社長　長尾 收
本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
設立　　　：1998年2月13日
資本金　　：32億1,251万円
事業内容　：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営
従業員数　：567名（2020年6月末現在）
URL　　　：https://www.infomart.co.jp/

【取材依頼・広報直通窓口】

担当：森本　電話：070-8321-8927 FAX：03-6368-3304 E-mail：j-ana@koho.pro