最終更新日:2021年06月09日
目次
- 入出金管理業務（出納業務）の概要
- 入金管理
- 出金管理
- 適切な入出金管理業務（出納業務）で得られるメリット
- 煩雑になりがちな入出金管理業務（出納業務）とその理由
- 煩雑になりがちな入出金管理業務（出納業務）
- 入出金管理（出納業務）が煩雑になりがちな理由
- 入出金管理業務（出納業務）を効率的に行うためのポイント2つ
- 日々の入出金管理業務はツール活用による効率化が重要
入出金管理業務（出納業務）の概要
入出金管理（出納業務）は出納業務を行ううえで欠かせない作業のひとつで、入金管理と出金管理に分かれます。
入金管理
入金管理は現金での入金と預金での入金の2つで、現金での入金は、「商品の売上」「預金から現金への移動」、預金での入金は、「預金残高の増加」です。
・現金での入金管理
「商品の売上」は、主に小売によって商品を販売した際に受け取る現金が該当します。「預金から現金への移動」は、会社の口座から現金を引き出し、会社の金庫に入れるものです。
・預金での入金管理
「預金残高の増加」は、取引先へ商品を卸した際の売掛金の入金が主となり、小売りでクレジットカードや代金引換、コンビニ銀行振込などの入金も預金の入金になります。これ以外に借入金の入金も預金残高の増加です。入金管理では、これら日々発生する現預金の入金を正確に記帳していきます。
出金管理
出金管理も入金管理同様、現金と預金の2つを管理する業務です。現金での出金は、「現金での仕入れ」や「経費・買掛金の支払い」「現金から預金への移動」などが該当します。預金での出金は、「預金残高の減少」です。
・現金での出金管理
「現金での仕入れ」は企業によるものの、少額決済なら現金で仕入をするケースも少なくありません。「経費・買掛金の支払い」には、消耗品の購入や社員に対する交通費や交際費の精算があります。買掛金の支払いといった場合、一般的に相手先の口座に振り込みますが、金額によっては現金での支払いになるでしょう。
「現金から預金への移動」は、買掛金や商品販売の代金を現金で受け取った際、会社の金庫から口座へ入金し、手元の現金が減少した状況を指すものです。
・預金での出金管理
「預金残高の減少」は、経費や買掛金などの支払いを口座から行った際に発生します。これらお金の動きを漏れなくチェックし、記帳するのが入出金管理業務です。
適切な入出金管理業務（出納業務）で得られるメリット
適切に入出金管理業務（出納業務）を行うと、「自社の現預金の流れの傾向をつかみ、将来的な予算管理が適切に進められる」といったメリットが得られます。
たとえば、取引先の多くが月末締めなら、月末にどれぐらいの現金を用意しておくべきかが見えてくるでしょう。毎月の経費や光熱費などの出費が分かれば、年間での予算も立てやすくなります。
しかし、入出金管理業務（出納業務）がずさんになれば、現預金の流れがつかめません。それでは「肝心なときに予算がない」状況になりかねないでしょう。今、動かせる現預金がどれだけあるか、しっかり把握しておけば、ビジネスチャンスを逃しません。そのためにも日々適切に、入出金管理業務（出納業務）を進めましょう。
煩雑になりがちな入出金管理業務（出納業務）とその理由
入出金管理業務（出納業務）には細かな作業も多いため、リアルタイムで漏れやミスなく遂行していくのは難しいでしょう。特に煩雑になりがちなのは次のような業務です。
煩雑になりがちな入出金管理業務（出納業務）
・経費の精算
「営業社員の交通費」「役員の接待交際費」「総務部の消耗品費」など、あらゆる部署からさまざまな経費の精算依頼が日々発生します。これらの確認・承認作業には多くの手間を要するでしょう。
・取引先からの入金の消込
作成した請求書をもとに、請求額と入金額が合致しているか、確認する作業です。「間違っていた」や「期日までに入金がされていない」場合、取引先へ連絡を取り、確認しなければなりません。確認までが経理担当者の業務であるケースが多いため、煩雑なうえストレスの溜まる業務といえます。
・帳簿残高と現預金が合致しているかの確認
入出金管理業務（出納業務）で最重要ともいえる業務です。すべての入出金管理業務（出納業務）が適切に行われていないと帳簿残高と現預金が合致しないため、1件ずつ改めて確認しなければなりません。これも非常に時間と手間がかかる業務です。
入出金管理（出納業務）が煩雑になりがちな理由
・経理担当者の人手不足
企業規模によるものの入出金管理業務（出納業務）は多岐にわたるため、少人数ではなかなかスムーズに進みません。特に月末月初の請求書発行業務が重なるとそれだけで手一杯になり、入出金管理業務（出納業務）が後回しになってしまうケースも多いでしょう。
・手作業によるケアレスミスの増加
データ入力や目視による確認など人間が行う作業の場合、どうしてもケアレスミスが起こりがちです。またちょっとしたミスでも、あとから見つかればさかのぼって修正しなければならず、それだけでも多く手間を要してしまうでしょう。
たとえば、取引先からの入金消込作業でも期日までに入金がない場合、取引先ではなく自社がミスをしているケースも少なくありません。
「自社が請求書を出し忘れている」「違う取引先に請求書を送っている」「入金されているのに見落としている」などさまざまなミスが考えられ、これを一つひとつチェックするのは非常に手間のかかる作業です。
入出金管理業務（出納業務）を効率的に行うためのポイント2つ
やるべき作業が多岐にわたるうえ、それぞれが細かい作業である入出金管理業務（出納業務）。どうすれば手間を抑え効率化できるのでしょう。ここではそのポイントを2つご紹介します。
・経理業務の一部を外部委託する
人手不足が慢性化している場合、新規で人材雇用するのもひとつの方法でしょう。また、繁忙期と閑散期がはっきりしていたり新たに人材を雇用する予算がなかったりする場合は、一部の業務を外部委託してしまうほうがコストも抑えられます。
外部委託であれば、教育コストもかかりません。経理担当者も余裕を持って業務を進められるでしょう。
・効率化を実現するツールの導入をする
たとえば、請求書作成・保管ソフトを導入すれば、毎月発生する請求書の作成・印刷・封入・郵送といった手間が大幅に減ります。また手作業では煩雑になりがちな取引先からの入金消込作業も自動化できるため、短時間で終えられるのです。ミスが起こる確率も格段に減り、できた時間をほか業務に回せるでしょう。
※入金管理業務を効率化するツールの詳細はこちらを参照ください。
消込とは？ エクセルでは限界も。経理を圧迫する煩雑な業務が改善できる、システム化のメリット
日々の入出金管理業務はツール活用による効率化が重要
日々発生する入出金管理業務は、企業として継続的に成長をしていくうえで欠かせません。しかし手間がかかるうえ、煩雑になりがちでミスも起こりやすいため、経理担当者の負担を減らすには何かしらの施策が必須となります。
今回、解決策として外部委託とツールの導入を紹介しました。しかしより効率的かつ外部に情報がもれるリスクを減らすという意味では、ツールの導入がおすすめです。
株式会社インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 請求書』は、「発行した請求書に対して取引先から入金が行われたかを確認できる入金消込」など、さまざまな機能で経理担当者の入出金管理業務（出納業務）にかかる負担を減らします。「入出金管理業務（出納業務）の負担を減らしながら間違いなく進めたい」という場合はぜひ、お気軽にお問合せください。
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