2021年最新版おすすめ請求書作成・保管ソフトを紹介

最終更新日:2021年6月2日

目次

• 請求書作成・保管ソフトとは？
• 請求書作成・保管ソフト導入のメリット
• おすすめ請求書作成・保管ソフト3選
• 簿記・会計の知識がなくてもかんたん操作が可能「クラウド会計freee」
• 学習機能を有し、経理業務の効率化を実現「Money Forwardクラウド請求書」」
• 請求書作成・保管ソフトを選ぶときのポイント
• 請求書作成・保管ソフトの導入で経理業務の効率化実現を

請求書作成・保管ソフトとは？

請求書作成・保管ソフトとは、毎月発生する請求書作成、送付業務を効率化させるためのソフトです。手作業で行う請求書作成はもちろん、Excelのような表計算ソフトを使うよりも大幅な業務効率化を実現します。

「書類作成」「財務データ作成」「決算書作成」など会計業務全般を行えるソフトもあれば、請求書作成に特化したソフトもあり、多種多様です。また、会計にかかわる業務でも必要な機能だけを選択し、それぞれを組み合わせて使えるソフトもあります。

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請求書作成・保管ソフト導入のメリット

請求書作成・保管ソフトの導入で得られるメリットは次のとおりです。

・請求業務の効率化
請求書作成・保管ソフトで最も大きなメリットが請求業務の効率化でしょう。企業規模によるものの、月末月初に数百から数千社に対して請求書を発行しているケースは少なくありません。これらすべてを表計算ソフトに入力して請求書を作成するだけでも数日かかってしまうでしょう。請求書作成・保管ソフトであれば、発注書データから自動で請求書を作成できるため、大幅な業務効率化が可能です。

さらに、請求書作成・保管ソフトを導入すれば、請求書発送業務も効率よくなります。従来、請求書の発送では、「印刷」「折り畳み」「封入」「切手貼り」「郵送」などの工程が存在していました。これだけでも複数人で丸1日、担当者が1人では2日程度かかってしまうでしょう。

しかし、請求書作成・保管ソフトで、自動で作成された請求書をそのままメールで請求先へ送付する機能があれば、これらの作業はすべて必要ありません。国税関係書類の電子化が前提とはなるものの、効率化だけではなく、コスト削減にも大きな効果を発揮します。

・ミスの低減
請求書作成・保管ソフトを利用せず、紙で印刷するフローを伴う請求作業では、「請求金額の入力」「請求漏れ」などの段階でミスを起こしてしまうリスクが増大します。もし「金額の入力ミス」や「A社へB社の請求書を送付してしまう」といったミスが起これば、自社の信頼を失ってしまうかもしれません。

請求書作成・保管ソフトは基本的に機械が自動で計算・集計を行うため、設定さえ間違いなく行えば金額の入力ミスや宛名間違いは減っていきます。請求漏れを防ぐためには、発行請求書の一覧や未請求分のアラート機能があるソフトを選択するとよいでしょう。

おすすめ請求書作成・保管ソフト3選

現在、請求書作成・保管ソフトはさまざまな機能を持ったシステムが多く存在します。なかでもおすすめは、次に紹介する3つです。

利用企業55万社を超えるクラウド請求書サービス国内導入シェアNo.1(※)の「BtoBプラットフォーム 請求書」

株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」では請求書の発行はもちろん、完全データ化により、受け取り含む請求業務の完全ペーパーレスを実現します。これにより得られるメリットは次のとおりです。

・請求書の作成・印刷・封入、入金管理の手間とコストの削減
販売管理システムとの連携で、売掛データを取り込めば自動で請求書を作成。取引先に無料のIDを取得してもらえば、電子データで発行可能です。もし「紙で受け取りたい」という要望のある取引先には、自動で紙の請求書を郵送する郵送代行サービスを利用するとよいでしょう。

「請求金額」「請求書と封筒の宛名」確認がなくなるため、手間とコストが減ります。また入金消込も自動で行われるため目視による確認漏れやミスも防げるのです。

・請求書確認状況の把握
請求書を郵送した場合、相手が開封しているかどうかの確認はできません。しかし、「BtoBプラットフォーム請求書」は、請求書の送付は電子データで行うため、相手が開封したかどうかが確実に把握できます。また支払日が近づくと自動でお知らせメールを送信するため、回収できないといったリスクも減るのです。

・受け取る請求書も電子データに
取引先に無料のIDを取得してもらうと、取引先から電子データで請求書を受け取れるため、自動仕訳機能を使って仕訳できます。受け取った請求書も自社の会計システムにデータ連携で取り込めるのです。

※2019年度クラウド請求書サービス　株式会社富士キメラ総研調べ（月刊BT 151号）

簿記・会計の知識がなくてもかんたん操作が可能「クラウド会計freee」

freee株式会社が提供する「クラウド会計freee」は、直感的な操作で会計業務を行えるソフトで、簿記・会計の知識がなくてもかんたんに操作できます。「自動で経理」機能を利用すれば、人工知能が勘定科目を推測して自動入力を行うため、入力作業自体も不要になるのです。

またクラウドのため、税理士との画面共有も可能。これによりコメント機能を使ったやり取りが手軽に行えます。

もちろん請求書発行業務に関しても、基本機能を網羅。そのため「発行」「入金確認・消込」「帳簿への反映」など経理において知識を必要としません。また請求書は一元管理されるため、漏れやミスも減るでしょう。

学習機能を有し、経理業務の効率化を実現「Money Forwardクラウド請求書」

株式会社マネーフォワードが提供する「Money Forwardクラウド請求書」は、納品書や請求書作成時に品目を学習するため、次回以降に品目名を入力する際、補助してくれます。選択した品目の単価・数量なども自動で保管するため、経理業務そのものが効率化されます。

さらに「取引先の自動入力」や「作成した請求書の一括メール送信」「CSVファイルからの請求書一括作成」など、経理業務を効率化する機能が豊富となっています。

請求書作成・保管ソフトを選ぶときのポイント

システムによりさまざまな機能を持つ請求書作成・保管ソフト。導入時に何を基準に選べばよいか迷ってしまうでしょう。ここでは請求書作成・保管ソフトを選ぶときのポイントを紹介します。

・自動化する業務の範囲を明確にする
「請求書作成だけを自動化するのか」「経理業務全般を自動化させるのか」、予算や担当者の業務状況に応じて求める機能を明確にしましょう。

・郵送代行サービスがあるかどうか
新型コロナウイルス感染拡大防止対策にテレワークを導入しようとすると、紙文書の電子化が必要です。一方で現在でも紙文書を利用している企業も少なくありません。

自社が紙文書の電子化を行っていても取引先が紙文書のままでは、電子化した請求書をメール送信できないため、「印刷・郵送業務」が発生してしまいます。

取引先がもし電子化を進めていない場合は、請求書郵送代行サービスのある請求書作成・保管ソフトを選びましょう。自社で請求書のデータを送付するだけで、紙の請求書の郵送を代行してもらえるのです。

・既存ツールとの互換性があるかどうか
請求書作成・保管ソフトと製品の受発注システムが連携していれば、手間をかけずに毎月の請求書作成が自動化します。しかし連携していない場合、受発注システムからデータをダウンロードし、それを手作業で入力しなければなりません。これではミスが起こりやすく手間もかかってしまうため、既存ツールとの互換性は必ず確認しましょう。

請求書作成・保管ソフトの導入で経理業務の効率化実現を

多くの企業で人手不足が慢性化している今、業務効率化は喫緊の課題です。今回、紹介した請求書作成・保管ソフトを導入すれば、業務の効率化はもちろんペーパーレス化も進められるため、テレワークの導入にも貢献します。これにより、多様な働き方も実現するでしょう。

ただし請求書作成・保管ソフトには多くのシステムが存在します。まずは自社の課題や目的を明確にしましょう。それにより自社に合った請求書作成・保管ソフトが選べます。選ぶ際は、前項で挙げたポイントを参考にしてみてください。

株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」は、経理担当者の負担を減らします。なぜなら郵送代行サービスもあるため、取引先の状況によっては、自動で紙文書を送付しながら、自社では例外なく自動化を進められるからです。

「経理担当者の負担を減らす」といった目的のもと請求書作成・保管ソフトを検討している際はぜひ、お気軽にお問合せください。

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