請求業務の負担を大幅に軽減する請求書管理システムとは？

最終更新日:2021年04月14日

目次

• 従来の請求書管理の流れと問題点
• 従来の一般的な請求書管理の流れ
• 従来の請求書管理方法の問題点
• 請求書管理システムを導入する必要性
• 請求書と請求書管理、両方の問題を同時に解決する請求書管理システム
• 請求書管理システム導入で得られるメリット
• 請求書管理システムの導入で多くの請求書管理問題を解消

従来の請求書管理の流れと問題点

従来の一般的な請求書管理の流れ

従来、請求書の管理は、下記のようになっていました。

・受け取ってから一時的にファイルに整理して保管

・その後、見積書や納品書を確認し、金額に間違いがなければ、紙もしくは表計算ソフトなどに記載したうえで支払日ごとに整理し、改めて保管

・支払いが終わったら請求書に支払い済の印を押し、処理済みのファイルに入れて完了

また、自社が発行する請求書の場合、発注書や注文書から請求額を計算して請求書を作成し、印刷して封筒に入れて宛名を印刷し、郵送します。企業によっては作成後、上長の承認をもらう場合もあるでしょう。このように請求書管理には、多くの手間がかかっているのです。

従来の請求書管理方法の問題点

前述の請求書管理の流れを見て分かるとおり、請求書管理で大きな問題となるのは、手間が多いうえ1枚の処理にかかる時間も長くなる点です。また、前述したものは受領分の処理方法で、自社が発行する請求業務にかかる手間は含んでいません。これを加えれば請求書管理には、さらに多くの手間と時間がかかっていると考えられます。

請求書の処理にこれだけに時間を費やしてしまう理由は、人手不足や多くの業務を手作業で進めている点です。いまだ多くの企業で請求書の型式が紙である点も大きな要因といえるでしょう。

また、紙の請求書はオフィス内に保管する必要があるため、そこにも問題があるといえます。たとえば、下記のような事柄です。

・場所を確保しなくてはならず、物理的な面でコスト増になってしまう

・定期的に書庫やファイル、フォルダーを購入しなくてはならず、経費がかかる

・決算や監査などで必要になった際に探す手間がかかる

・セキュリティ管理が曖昧になり紛失や盗難により情報漏洩のリスクが増える

このように現状の請求書管理には、さまざまな問題点が山積みになっています。

請求書管理システムを導入する必要性

請求書の管理には多くの手間と時間を要するため、効率化が必須です。しかし、請求書を紙で処理している以上、簡単に効率化は実現しません。これらは経理担当者にとって頭を悩ます問題でしょう。

データ入力に関しても、「紙や表計算ソフトを使っていると検索性が低い」「ほかのシステムとの連携が取れない」といった業務効率化を妨げる要因が生じます。加えて保管コスト軽減やセキュリティ対策も考えなければなりません。

つまり、請求書管理の問題を解決するには、請求書自体の改善に加え、管理方法についても改善を進める必要があるのです。また、どちらかを改善しただけでは完全に解決したとはならないため、両方を同時に対応しなくてはなりません。

請求書と請求書管理、両方の問題を同時に解決する請求書管理システム

たとえば、紙の請求書を廃止して電子化を進めたとしましょう。これにより多くの業務が削減します。しかし、管理方法が変わらなければ、請求書管理全体の問題が解決したとはいえません。紙の請求書を電子化し、そのうえでほかのシステムとの連携をしながら業務を効率化するには、紙や表計算ソフトを使うのではなく、請求書管理システムの導入が必須といえるのです。

請求書管理システム導入で得られるメリット

請求書管理システムを導入した場合、経理担当者はどんなメリットが得られるのでしょうか。

・経理業務の効率化
電子契約・請求サービス市場はここ数年で大幅に拡大しています。株式会社アイ・ティ・アールが2020年7月16日に発表した「電子契約サービス市場規模推移および予測」によると、2017年の「20億円」から2年後の2019年には「62億円」と3倍以上も拡大。2023年には「198億円」とさらに3倍以上も拡大すると予測しています。この予測からも電子請求は今後、請求業務の主流となっていくと考えられるでしょう。

引用：国内電子契約サービス市場　2023年度は200億円規模　ITR予測｜@IT

請求書管理システムを利用すれば、請求書の自動作成・電子化が可能です。これにより印刷・封筒詰め・切手貼り・郵送といった手間とコストが削減するでしょう。また、受領した請求書の金額確認やフォルダーの管理も自動で行えるうえ検索性も高いため、管理の手間が大幅に削減します。

・ミスの軽減
人の手で行う業務には、「フォルダー分け」「請求金額の入力や確認」「誤請求」「請求漏れ」などケアレスミスがつきものでしょう。金額面でのミスは場合によって、会社に大きな損害をもたらしてしまいます。しかし、請求書管理システムなら、それら多くの業務を人の手ではなく自動で行うため、ケアレスミスが軽減します。

・多様な働き方の実現
請求書が電子化されれば、印刷や確認、押印のためだけに出社する必要がなくなります。また、管理に関しても、クラウド上ですべての業務が行えるため、オフィスにいなければできない業務はほとんどありません。

これにより新型コロナウイルス感染防止対策はもちろん、子育てや介護でどうしてもオフィスに出社できない人もテレワークやサテライトオフィスで勤務できます。また、地方に住む優秀な人材も雇用できるため、多様な働き方とともに全国からの優秀な人材の獲得を実現するでしょう。

・関連システムとの連携
請求書管理システムの多くは、請求書の管理だけでなくさまざまな既存システムと連携できます。たとえば、「会計システムと連携して、受領した請求書を自動で会計システムに取り込む」「銀行のウェブサービスと連携して、入出金データを請求書管理システムに取り込み、入金確認をする」などです。

これにより業務効率化や生産性向上、入金漏れの軽減が見込めるでしょう。

・迅速な情報共有
紙の請求書では、複数の社員が確認する際、原本もしくはコピーしたものを直接、本人に渡す必要がありました。この場合、紛失や盗難といったリスクが増大します。また、休みを取っていたり出張で不在にしていたりすれば、確認を取るのに時間がかかるでしょう。

しかし、請求書管理システムであればクラウド上から確認できるため、スマートフォンやタブレットさえあればどこにいてもすぐに情報が共有できます。その結果、迅速な確認も可能となるのです。

・セキュリティ対策も行える
クラウド上で請求書管理を行うと、セキュリティに不安が残るように思えるでしょう。しかし、ほとんどの請求書管理システムでは、「通信やデータの暗号化による不正アクセス対策」「信頼性の高いデータセンターの利用」「利用者権限の設定」といった対策が行われています。

しっかりとしたシステムを選択すれば、紙で保存するのに比べて、セキュリティリスクの不安が大きく軽減するでしょう。

請求書管理システムの導入で多くの請求書管理問題を解消

一般的な請求書管理方法には、さまざまな問題点があります。その根本にあるのは請求書を紙で管理している点です。ただし、紙の請求書を電子化しただけでは、問題は解決しません。電子化すると同時に管理方法の改善も必要です。それを同時に解決するのが請求書管理システムといえます。

株式会社インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 請求書』であれば請求書の発行はもちろん、取引先から届く請求書の受領管理まですべてクラウド上で行えます。また多くの既存の会計ソフトや販売管理ソフトとの連携も可能なため、請求業務全般の自動化による効率化も可能です。「請求書管理問題を速やかに解消したい」と考えている場合はぜひ、ご相談ください。