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軽減税率導入で複雑化する請求書の消費税処理、経理担当者の手間を軽減するには?

2021/02/17
経理知識

軽減税率導入で複雑化する請求書の消費税処理、経理担当者の手間を軽減するには?
軽減税率の導入により、消費税は10%に引き上げられたものと8%で据え置きされたものの2種類の税率が同居するようになっています。些細なミスが企業の信用失墜にもつながる経理担当者は、請求書処理の手間が増える点に、頭を悩ませているのではないでしょうか?

そこで、今回は軽減税率導入後の請求書処理方法を確認したうえで、その手間を軽減する施策についてお伝えします。


請求書での消費税の記載は?

請求書を作成するうえで経理担当者が知っておかなくてはならない点はいくつかあります。特に、消費税法については理解しておくべきでしょう。消費税法では、消費税を経費として計上するには請求書が必要であるとしています。そのため請求書に消費税を記載しないと、経費計上ができなくなってしまうのです。

この消費税法により、ほとんどの企業では請求書に消費税を記載するため、基本的には問題ないでしょう。しかし、取引先が個人事業主で免税事業者の場合、この限りではありません。免税事業者とは、消費税の課税期間にかかわる基準期間における課税売上高※が1,000万円以下の事業者のことです。

※基準期間における課税売上高は、前々年の課税売上高を指します。

免税事業者は請求書に消費税を記載するかどうかを自分で決められるのです。

仮に消費税を記載しないとしている免税事業者と取引したとしましょう。この際、請求書を受け取った側は、請求額から10%を消費税として計上し、その金額を仕入税額控除に組み込めるのです。たとえば請求額が22,000円の場合、2,000円を消費税として計上できます。


消費税で経費として計上するために請求書に記載する事項とは?

「消費税を経費として計上するには請求書に消費税を記載しなければならない」と説明しましたが、それだけではありません。

消費税法では、請求書を発行する際に記載する事項が定められており、ひとつでも書き漏れがあると請求書として認められないのです。特に軽減税率導入後は、区分記載請求書保存方式として、記載事項が以前とは異なっています。具体的には次5つの項目の記載が必須となるのです。

1. 請求書の宛名

正式には、「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」と定められています。基本的には取引先の企業名を記載すれば問題ありませんが、よりスムーズにやり取りを進めるには、担当者の名前まで記載するのがよいでしょう。

特に大手企業となると、名前が入っていないと本人に届くまでに余計な時間がかかってしまう場合もあるので注意が必要です。

2. 請求書の発行日

請求書の発行日は、請求書を作成した日ではなく、取引先の締め日にするのが一般的です。たとえば、作成した日が20日でも、取引先の締め日が月末であれば、発行日は30日もしくは31日とします。

3. 請求書発行者の情報

請求発行者、つまり自身の「会社名」「住所」「所在地」「連絡先」「担当者」などの情報を記載し、社判の捺印をします。ただし「請求発行者の情報はどこまで記載する」といった細かい規定はないため、会社名と住所だけも問題はありません。

とはいうものの、もし請求書に問題があった場合、すぐ問い合わせできるよう、「連絡先」「担当者の名前」まで記載しておいたほうが取引先にも親切です。

4. 取引の内容

取引の内容、具体的には「商品・サービス名」「単価」「数量」「合計額」を記載します。特にサービス名の場合、それだけを見てもどういった内容かが分からない場合、より詳細な内容も記載しておきましょう。後にトラブルになるリスクが軽減します。

5. 税抜き金額と消費税額・税込の取引金額

取引金額は税込みの金額を記載すると定められているだけで、表示方法は特に決まっていません。基本的には税抜き金額と消費税額を記載したうえで、税込みの金額を記載します。

ただし軽減税率導入後は、2つの消費税率が混在する場面も増えるでしょう。軽減税率の対象品目である旨を「※」印など分かりやすく記載したり、税率ごとに合計した対価の額を記載したりするようになっているので、注意が必要です。


請求書の発行、受領で経理担当者が気を付けるべき点とは?

経理担当者が請求書の発行や受領処理を行う際、どういった注意が必要なのでしょう。ここでは、軽減税率の導入におけるふたつの注意点と、負担が増える請求書業務を効率化させるポイントについてお伝えします。

軽減税率導入で経理担当者が気を付けるべきふたつの注意点

1. 請求書の記載事項の確認

自社が発行者になる場合、受領者になる場合、どちらでも、請求書の記載事項で漏れがないかの確認は必須です。「請求書発行者名」「取引年月日」「取引内容」「対価の額」「請求書受領者名」が記載されているかどうかをしっかり確認しましょう。

特に、軽減税率対象品目と非対象品目が混在した請求書の場合、注意が必要です。「対象品目が分かるように表示されているか(軽減税率の対象品目である旨)」「税率ごとに区分して合計した税込対価の額が表示されているか」(税率ごとに区分して合計した税込対価の額)が記載されているかも必ず確認します。

2. 請求書に書き漏れがあった際の処理方法

受領した請求書の記載事項に漏れがあった場合、「受領した側が追記できる箇所」と「追記できないため、再交付を求めなければならない箇所」があります。

・ 追記が可能な箇所

請求書を受領した側が追記できる箇所は、軽減税率制度導入後に追加された記載事項、「軽減税率の対象品目である旨」「税率ごとに区分して合計した税込対価の額」の2点です。この2点にかんしては、経理担当者が取引の事実にもとづいて追記できます。

もちろん再交付を依頼しても構いません。しかし改めて再交付して送ってもらうとなると手間と時間のロスとなるため、可能であれば自身で追記したほうがよいでしょう。

・ 追記ができない箇所

基本的に前述した部分以外を受領した側が追記できないため、発行者に対し再交付を求めなくてはなりません。特に、軽減税率導入後に起こりやすい間違いとして、10%で課税する商品を8%で課税していた、あるいはその逆といったケースが考えられます。

自身が発行者の場合も間違いやすい箇所であり、再交付を求められれば大きな手間となるでしょう。受け取った際はもちろん、発行する際も確認を怠らないようにしてください。

経理担当者の負担を軽減するためのポイント

請求書の発行時、受領時に間違いがないかをしっかりと確認するのが負担軽減のポイントです。しかし企業によっては数百、数千の請求書のやり取りを毎月行うため、それをすべて目視確認するのは大きな負担となります。そこでおすすめなのが、請求書の電子化です。

BtoBプラットフォーム請求書では、発行はもちろん受領も完全データ化により、請求業務の完全ペーパーレスを実現します。

請求書を自動発行する最大のメリットは、記載漏れ、計算間違いといった人為的ミスが減る点。さらに電子化により印刷、郵送コストの削減もでき、経理担当者の負担を大幅に軽減します。

もちろん取引先から受領する請求書もデータ化されているうえ、電子帳簿保存法対応のため、検索効率の向上や原本紛失リスクの回避など、さまざまなメリットを享受できるのです。


インボイス制度の導入も視野に入れ、経理業務の効率化を進めよう

軽減税率の導入により、経理担当者の業務はこれまで以上に複雑化するため、その分、手間も増大してしまうでしょう。特に月末や月初の請求書発行業務が集中する時期は、ほかの業務に手が回らない状況になっているのではないでしょうか。そこで、おすすめしたいのがシステムの導入です。

BtoBプラットフォーム請求書であれば、軽減税率にも対応しているため、業務の効率化に加え、ケアレスミスの防止にも大きく貢献します。

2023年にはインボイス制度が導入され、請求書業務の手間がさらに増える可能性も高くなります。今からシステムの導入を進め、インボイス制度への備えを検討してみてはいかがでしょう。

参照:
No.6501 納税義務の免除|国税庁

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