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会計、請求書、経費精算など、経理まわりのシステムの種類と比較ポイントを解説

2020/12/23
業務効率化

会計、請求書、経費精算など、経理まわりのシステムの種類と比較ポイントを解説。

経理は、システムを活用したIT化やRPAの導入で、目に見える業務効率化が図りやすい部門といわれている。データ入力や計算、消込といった反復作業はシステム化しやすく、正確性やスピードが求められる仕事は手作業より自動化のほうが向いているからだ。

一方で、経理の業務は多岐にわたり、属人化しやすく一般化しにくいことも多い。そのため、システムを導入しようにも、何から手を付けてよいのかわからないという悩みも少なくない。そこで、経理部門がシステムを導入する際の比較ポイントなどを紹介する。

多種類が林立する背景は?

経理部門においてシステム導入を考えるとき、「どこまでIT化が可能なのか?」「費用対効果はどれだけあるのか?」といった疑問が最初に頭に浮かんでくるのではないだろうか。

経理の仕事は、毎日行われる預金・現金の管理、月単位での請求書の受取・発行や給与計算、また年単位での年末調整や、四半期・年度の決算業務など多岐にわたる。異なるフロー、見通しを立てながら同時に進めていかなければならない。業種や企業の規模によっても仕事内容は異なる。そのため担当者がオリジナルの方法で対処していることも多く、担当者以外は手を出せない、いわゆる"属人化"が起こりやすい。会社の歴史が長くなるほど、業務は慣例化しシンプル化するのは難しいという状況も出てくる。自社の業務が、システムという定型にうまくはまるものなのか、疑問があがるのは当然だろう。

そうした背景から、現在の経理向けシステムは工程ごとに細分化され、経理向けシステムは多種類が林立している状態だ。企業によっては「この部分だけこのシステムで対応しよう」と対症療法的に一部システムを採用したものの、大局的には手を付けられていないというケースも多い。

一方、独立した各システムが便利に連携できるものや、いくつかの工程をまとめてシームレスに使えるシステムなど、機能拡充も進んでいる。一部をシステム化したことからどんどん課題解決に向けて派生されていき、最終的に大幅な効率化が図れたというケースもある。
大局的にシステム導入を進めるためにも、どんなシステムがあるのか、全体像を把握してみよう。

経理周りのシステムの種類

経理周りのシステムは工程ごとに、大きく4つに分けられる。

会計システム

経理業務のコアな業務を担うシステム。収支などの日々のお金の動きを記録・管理し、それを集計して決算書の作成まで行う。自動仕訳機能が搭載されているものもあり、転記の手間や人的ミスを省き、会計業務の負担削減に大きく貢献する。システムの種類も豊富で、多くの企業が導入している。

請求書受取・発行システム

紙に印刷して郵送していた請求書を電子データ化し、メールやWeb上でやりとりできるようにしたもの。発行にかかる作業時間や郵送コストなどを削減でき、受け取る側も発行されたらすぐに確認できるといったメリットがある。電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、請求書の紙の保存が必要なくなる。

経費精算システム

交通費や物品購入、出張旅費など、レシートや領収書を添付し紙で作成していた経費精算書をシステム化したもの。煩雑で後回しになりがちな経費申請をスムーズにし、経理担当者が手作業で行っていたチェックや承認が効率化できる。スキャン機能やICカード連携による入力など、自動化機能を搭載したものもある。

債権・債務管理システム

企業間の契約により発生する債権・債務に関して、取引先への売上や入金、買掛や支払などを管理する。売掛金や買掛金など債権・債務の勘定科目の残高を消していく「消込」の作業を自動化することで、大幅に手間や時間が削減できる。

システムの2つの提供形態

そもそもシステムとは、それまで人力で行っていた工程を、コンピューターを使って行って仕組化し、体系的に行う情報処理機構のこと。その提供形態は主に「クラウド型」「パッケージ型」の2つに分けられ、それぞれメリットデメリットがある。

クラウド型…インターネット上で提供され、社内サーバーやパソコンへのインストールが不要。初期費用が安い、スマホやタブレットからも利用できるなどのメリットがある。

クラウド型の中でも、オープンソースと呼ばれる無償でダウンロードし、活用できるものもある。これは初期費用がかからないが、開発元のサポートが受けられない場合が多い。あるいは、オプションとして課金されるタイプもある。

パッケージ型…汎用的に使える既製のソフトウェアをパッケージとして社内サーバーにインストールするタイプ。大規模環境での利用に向く。クラウドサービスに比べて、カスタマイズしやすいが、初期費用などがかかる。

また、より簡易なものとしては、パソコンにインストールするタイプのPCソフトウェア製品もあるが、高度な機能を備えていないことが多い。

システム導入のメリットは?

それでは、システム導入でどんな効果が見込めるのだろう。スピード化やコスト削減など、システム導入のメリットは数多くある。

1.業務時間が削減

現在の実務時間の大半を占める仕訳処理や伝票の起票といったパターン化できる事務作業がシステム化できる。また、請求書発行業務では、入力や紙での出力、封入といった発送などの時間のほとんどが必要なくなる。

2.コスト削減

ペーパーレスによって用紙代や印刷代、郵送費などのコストが削減できる。また、繁忙期に発生していた残業時間をはじめ、トータル業務時間を減らすことが可能になる。単純作業のスピード化で、より付加価値の高い提案型の管理会計への関与が強化されるだろう。

3.ミスの削減

入力や計算などの単純作業はミスが起こりやすい。また、請求書の封入などの場合、ミスがあったら会社の信用にも関わることもあるため、担当者への負担が大きくなる作業だ。システム化によって、それらの業務から解放されることになる。

4.テレワークの継続実現

システム化によって、紙の書類のやり取りが削減され、会社に出勤する必要性が激減する。また、クラウドで書類をやり取りできるようになり、

5.経営判断のスピード化

システム導入による迅速で正確な経理処理により、月次決算の早期化につながる。その結果、経営陣は、スピーディな意思決定が可能になる。

6.経理業務の見える化

少人数で、専門知識が必要なため、属人化しやすい経理業務だが、システム導入することによって、課題を顕在化し、業務フローが見えやすくなる。属人化を防ぎ、組織内で情報の共有が図れる。

システム導入のポイント

システムを導入したことによって、コストや時間の削減ができ、費用対効果が大きいほど、そのシステム選びは成功したといえるだろう。一方、既存システムと連携がうまくできなかったなど、システム選びに失敗してしまうと、入力が2度手間となったり、かえって作業効率が下がることもありうる。

では、独自性の高くなりがちな経理の仕事を、スムーズにシステムに移行するには、何に留意すればよいのか、失敗しない選ぶ際のポイントをまとめた。

自社の課題に合ったシステムか

企業規模や業種によって、システムに求める機能は異なってくる。まずは、一度、経理業務を洗い出してみることが必要だ。業務を洗い出していくと、自ずと実は無駄であった作業が見えてくる。今までは隠れていた課題も見えてくることも多い。「業務の効率化」といった漠然とした目的だけでシステムを探すと、結果も曖昧になりがちだ。具体的に上がってきた課題に合わせて探し、コストなども合わせ比較検討していきたい。

既存システムと連携が取りやすいか

システム連携とは、異なるシステムの間のデータを相互に共有・処理をできるようにすること。会計システムなどは、すでに導入しているという企業も多いだろう。自社開発した独自システムや基幹系システムを利用している場合も、スムーズに連携できるものを選べば、一度入力したデータを、相互に利用することが可能になるなど、大幅な効率化が図れる。

ユーザビリティが高いか

特定の担当者だけでなく、誰でも同じように操作できるユーザビリティもポイントだ。紙帳票をイメージした入力フォームで、直感的に操作できることを謳っているシステムもある。

電子帳簿保存法に対応しているか

請求書などの証憑書類は基本的に7年間の保存が義務付けられている。電子帳簿保存法により、一定の条件を満たしたシステムを使えば、税務署への申請をせずとも、電子での保存が認められる。

請求書から、システム導入のすすめ

「経理の業務効率化を図りたいが、どこから手をつけてよいかわからない」という悩みには、請求書受取・発行システムからの導入検討をおすすめする。

月末月初の繁忙期に、印刷した請求書を折って封詰めし、郵送するといった単純作業へ人手を割かなければならない請求書関連の業務。これらは経理部門共通の課題になっており、また、システムで大きく改善できる工程であるからだ。

『BtoBプラットフォーム 請求書』は、電子請求クラウド国内シェアNo.1の実績を持つ。大量の請求書を一括&即時発行できることから、作業時間を約90%短縮、紙代・郵送費などのコストを約67%削減という効果をあげている。また、多くのシステムサービスと連携しているため、請求書関連業務から広範囲へ、システム化を拡張していくことが可能だ。芋づる式に、単純作業のシステム化が図れれば、経営に積極的に関与するような、より経理業務に注力することができるようになるだろう。まずは、請求書業務のシステム化から経理の業務改革をはじめてみてはいかがだろうか。

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