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【事例付き】経理部門にこそ求められるデジタルトランスフォーメーション(DX)

2020/12/16
経営戦略

【事例付き】経理部門にこそ求められるデジタルトランスフォーメーション(DX)

デジタルトランスフォーメーション(DX)というと、UberやAirbnbなどデジタルを駆使して新たなサービスの開発を行った企業事例を頭に浮かべるのではないでしょうか。

たしかに、ICTの進化や普及によって、これまでにない新たなビジネスが生まれるようになったのは、まちがいありません。しかし、本来のデジタルトランスフォーメーション(DX)は、企業が行うあらゆる経済活動や組織、文化、制度などすべてを変革する取り組みなのです。

経理部門でも、デジタルトランスフォーメーション(DX)が求められています。その理由や事例について見ていきましょう。

経理部門がデジタルトランスフォーメーション(DX)に取り組むべき2つの理由

経理部門はなぜ、デジタルトランスフォーメーション(DX)に取り組まなければならないのでしょうか。その理由は、次の2点です。

1. 経営への貢献度が高い組織への転換

経理部門の業務といえば、入出金の処理・管理や会計処理や決算業務、請求書関連業務(作成・印刷・郵送)といったルーティンワークでしょう。しかし経理部門の業務に対する考え方は日々、進化を続けているのです。

2019年12月にインフォマートが行った「経理・財務の業務内容に関する調査」(注1)によると、「経理・財務部門が本来担うべき役割は何だとお考えですか?」との問いに対して、日々のルーティンワークの正確性以外に、次のような回答が寄せられています。

・トップへの資金調達やコスト削減の提案
・経営の健全化
・キャッシュフローの見える化
・素早い経営状況の把握と提供

このように、日々のルーティンワークではなく、経営計画の道筋を長期的に示す役割こそが経理部門本来の業務だ、という考え方も出てきているのです。しかし、実際に経理部門を経営への貢献度の高い組織にするには、スキルアップや業務効率化などの、解決しなければならない課題も少なくありません。

そこでルーティンワークを電子化して、本来の業務に取り組む時間とスキルアップのための時間を増やすことが急務となっているのです。

2. 2025年の崖

2018年9月7日、経済産業省は「DXレポート~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~」を公表しました。レポートでは、既存システムのブラックボックス化を解消し、うまくデータ活用を行っていかないと2025年以降、最大で12兆円の経済損失が生じる可能性があると指摘されています(2025年の崖)。

これは「システム維持管理費の高額化」「データが活用できずに市場変化についていけなくなる」などによって生じるものですが、経理部門も他人事ではありません。経理・財務システムが老朽化すれば、2025年を待たずに業務が立ちいかなくなる可能性も高いのです。早急な対応が必要といえるでしょう。

経理部門のデジタルトランスフォーメーション(DX)導入事例

いま、企業の経理部門でデジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みが喫緊の課題となっています。導入によって、どう変わるのでしょうか。デジタルトランスフォーメーション(DX)に取り組んだ企業の事例を3つ見ていきます。

月間150件の伝票起票業務の自動化を実現

タイヤ市場において世界で大きなシェアを持つ株式会社ブリヂストンの金融子会社、ブリヂストンファイナンス株式会社。同社は、ブリヂストングループ全体のシェアードサービスとして、業務効率化をめざしていました。そこで課題となったのが人的資源の不足です。

株式会社ブリヂストンの伝票起票業務を受託していた同社では、業務の集約は果たせるものの実行していくには、どうしても人材が不足していました。そこでAI-OCRとRPAを導入し、人の手を使わずに業務を進める方法を選択したのです。

導入の結果、これまで人手を使って行っていた月間150件の伝票起票業務のほとんどを自動化し、忙しいときとそうでないときの差も縮まりました。効率化して空いた時間を本来の業務に向けられるようになり、全体の効率化も実現したのです。

請求書発行、郵送にかかるコスト、日数を大幅削減

家電や住まいに関する商品販売などを行う株式会社ヤマダ電機。同社では、法人事業部の営業所から顧客へ発行する売掛請求書と本社の各部署が発行する請求書の、2種類の請求書を毎月発行していましたが、下記の課題がありました。

・月に数万件以上発生する売掛請求書の発行や送付業務を外部委託していたため、多額のコストがかかる
・本社が発行する請求書は作成から取引先へ届くまでに10日もかかる

また、請求書のフォーマットも統一されていませんでした。そこで電子データ化して一元管理するため、自動化を検討し、電子請求書サービスの導入を決定したのです。

導入の結果、電子化により押印作業が減り、フォーマットが統一され、承認フローが簡略化されました。さらに電子データの送付により、これまで作成から取引先に到着するまで10日かかっていたのが、わずか2日にまで短縮されたのです。

毎月300通を超える請求書の発行時間を大幅短縮

創業130年を超える老舗抹茶メーカーの株式会社あいや。同社では、毎月300通を超える請求書の発行をひとりの担当者が手作業で行っていたため、量が多い日は1日がかり、そうでない日でも数時間かかるといった状況でした。

いうならばミスが許されない請求書発送業務をすべて手作業で行うという、非効率かつ大きなリスクを抱える状態だったのです。

そこで、すでに4割近い取引先が導入していた電子請求書システムの導入を決定しました。どうしても手作業が必要な取引先をのぞくすべての電子データ化を進めた結果、取引のおよそ60%が電子データ化し、作業にかかる時間も短縮しました。

経理部門がデジタルトランスフォーメーション(DX)に取り組む際のポイント

前述のとおり、経理部門におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)の成功事例は存在します。しかし実際にこれから取り組む際、成功のためにはどのような点に気をつければよいのでしょうか。DX導入を成功させるポイントについてお伝えします。

課題の洗い出し

まず、業務が効率的に進まない理由を洗い出します。たとえば、「ペーパーレス化が遅れていて、請求書業務で作成や印刷、封筒詰めや郵送など多くの手間がかかっている」「経理管理システムと勤怠管理システムが連携されておらず、勤怠管理データをExcelに転記し給与計算を行うという手間が生じている」などです。

次に「何をすれば課題が解決するのか」を検討し、既存システムの刷新や改修、RPAの導入など、解決方法を導き出します。

別部署、取引先などへの周知

経理部門は、給与計算のための勤怠管理や経費処理などがあるため、ほかの部署との連携が欠かせません。連携をスムーズに行うには、関係部署と綿密にコミュニケーションをとる必要があります。また、請求書発行を電子化することになった場合は、取引先へ事前に通知しておくと、トラブルを防げます。

つまり、早い段階で別部署や取引先へ「デジタルトランスフォーメーション(DX)を進める目的やそれによって生まれるメリット」をしっかりと説明し、理解してもらう必要があるのです。

業務のマニュアル化と共有

「2025年の崖」問題のひとつに、業務の属人化があります。デジタルトランスフォーメーション(DX)に取り組み、変革を実現できたとしても、取り組み自体がまた属人化してしまえば意味がありません。

たとえばシステムへの入力業務等、経理に求められる専門性により特定の人物が一人で担当している・理解していない業務があったとしましょう。これではその人物がいなくなってしまったら、誰もその業務を進められません。「どんな業務だったのか、どうやっていたのか」調べるだけで時間がかかってしまう状況も想定できます。

このような事態を避けるためにも、デジタルトランスフォーメーション(DX)で成果を出したら、それをマニュアル化しておくとよいでしょう。担当者以外でもマニュアルを参照すれば手順がわかるため、滞らずに業務を進められます。

課題の明確化がデジタルトランスフォーメーション(DX)成功のポイント

今回、経理部門におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)の取組事例を3つ紹介しました。どの事例でも、課題を明確にしています。じつはこれが、非常に重要なポイントなのです。システム刷新ありきで考えてしまうと、本来の課題解決につながらない場合もありえます。

もちろん「既存システムの老朽化によるブラックボックス化」といった面で考えれば、システムの刷新は欠かせません。しかしそれ以上に、現時点での課題を解決する視点がなければ、単にシステムが新しくなっただけで、変革は進みにくいでしょう。

デジタルトランスフォーメーション(DX)を成功させるポイントは、中長期で見て「経理部門はこの先どうありたいか、どうあったほうがよいか」といった姿を描き、そうあるには「何が足りないか」「何に新しく取り組めばよいか」課題を明確にする点といえます。

デジタルトランスフォーメーション(DX)に取り組む際はまず、「経理部門はこの先どうありたいか、どうあったほうがよいか」といった姿を描いてみましょう。

出典:
(注1)経理本来の役割とは~経営判断のサポートや事業計画の提案も|BtoBプラットフォーム請求書

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