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デジタルトランスフォーメーション(DX)が実現する業務改善とその手法

2020/12/09
経理知識

デジタルトランスフォーメーション(DX)が実現する業務改善とその手法

デジタルトランスフォーメーション(DX)が何に対してどのように行われているか、DXの実態をイメージできるでしょうか。

Sansan株式会社が2019年11月に発表した「企業のデジタルトランスフォーメーションに関する実態調査(2019年度版)」(注1)から、デジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みの実態を見てみましょう。企業が取り組む内容でもっとも多かったのは、「業務プロセスや業務システムの変革(60.5%)」、次いで「IT基盤の構築やソリューションの導入(39.1%)」でした。

取り組みに活用するシステムとしては、63.5%の企業がバックオフィス系システムを選択しています。経理や法務といった業務では、半数以上でデジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みを進めているのです。

具体的に経理部門では、どのようにデジタルトランスフォーメーション(DX)を活用して、業務改善を進めていくのでしょうか。内容や手法についてお伝えします。

デジタルトランスフォーメーション(DX)による業務改善とは?

そもそもデジタルトランスフォーメーション(DX)とは何か、それによる業務改善とは何かを説明しましょう。

デジタルトランスフォーメーション(DX)とは?

まず大事なことは、IT化とデジタルトランスフォーメーション(DX)は異なるという点です。ITツールを導入すれば、デジタルトランスフォーメーション(DX)になるというわけではありません。経理部門の業務を例に見てみましょう。

手作業で進めていた給与計算を、パソコンを用いる方法に変更したとします。しかし変更そのものはIT化であって、デジタルトランスフォーメーション(DX)ではありません。変更しただけでは、業務を変革したとはいえないからです。

デジタルトランスフォーメーション(DX)といえるのは、業務に変革をもたらすことです。たとえば「ITつまりパソコンによって給与計算を効率化し、オフィスだけでなく自宅でも働ける環境にする」「テレワークを可能にして、育児や介護で退職を考えていた社員も継続して働ける環境を生み出す」などがそうです。

つまり、デジタルトランスフォーメーション(DX)による業務改善とは、ITの導入といった手段をもとに、なんらかの目的を達成して、業務を変革することなのです。

経理部門で求められる業務改善とは?

経理部門では、どういった業務改善が求められているのでしょうか。具体的な内容を見ていきます。

ルーティンワークの改善

給与計算や経費処理といった業務の多くは、ルーティンワークです。これらを効率化できれば、日々の業務が楽になるでしょう。その効果は週や月といった単位でも実感できるはずです。また、効率化してできた時間を、コア業務や経営に直接貢献できるような業務にあてられます。

インフォマートでは、2019年12月に、経理・財務部門に関わる管理職・一般職を対象に「経理・財務の業務内容に関する調査」(注2)を実施しました。

同調査で、経理・財務部門が行っている業務について聞いたところ、上位を占めたのは「入出金の処理・管理(94%)」「会計処理・決算業務(84%)」といったルーティンワークでした。一方、「経営戦略、事業計画等のサポート(29%)」「財務戦略の企画立案・実行(25%)」などの、経営戦略へ参画するような業務はまだ少数、という結果だったのです。

日々行うルーティンワークを改善すれば時間が生まれ、その時間に経営戦略への参画やそれに必要な教育などが実施できます。

他部署との連携

経理部門は、他部署との連携を意識する場面が多いです。

たとえば営業部もそのひとつでしょう。もし営業部の社員とうまく連携が取れたらどうなるでしょうか。

「ルールの徹底によって書類の直しが減る」「リマインドが徹底され書類の提出漏れが減る」といったよい状況に近付きます。実現できれば、経理部門の負担は軽減するでしょう。

紙文書の処理

請求書や納品書の発行、郵送業務はかなりの手間を要します。紙の書類が、月間で数千、数万件単位となると外注せざるをえず、コストがかかる可能性もあり、改善が求められます。

デジタルトランスフォーメーション(DX)による経理部門の業務改善手法

デジタルトランスフォーメーション(DX)を導入して経理部門の業務改善をする場合、どういった手法が考えられるのでしょうか。

まず、手法に取り組む前は必ず「変革」について明確にしましょう。現在の経理部門をどう変革していきたいのか、その変革を果たすためにはどういったIT化が必要なのか、について考えるのです。

たとえば、請求書や納品書を電子化すると、自社は作成や郵送の時間が、取引先は受け取りから確認までの時間がそれぞれ短縮されます。双方で効率化が進むことでWin-Winの関係になれるため、より良好な関係が構築されるのです。このように、「どうなりたいか」「何が必要か」を明確にしたうえで、IT化を検討しましょう。

では、デジタルトランスフォーメーション(DX)を導入した経理部門の業務改善手法を、具体的に見ていきます。

RPAの導入

RPAとは、経理や総務、人事などいわゆる事務系職種がパソコンで行うルーティンワークを自動化するもので、Robotic Process Automationの略称です。

たとえばこれまで手動でやっていた記帳やデータの取り込み、仕訳の連携などがRPAで自動化されます。またRPAは人間と異なりいつでも高精度で動くため、集中力の低下や体調不良などにより起こる人的ミスもありません。

結果、人材はその分の時間をほかの業務やスキルアップにあてられます。「その時間を経営にかんする業務に使おう」と新たな取り組みが始まっても、無理なく稼働できるでしょう。

またRPAは種類によって、既存の営業管理システムや労務管理システムとの連携も可能です。ほかの部署との連携による効率化も同時に実現するでしょう。

紙文書の電子化

請求書や納品書、注文書などを電子化し、電子ハンコも同時に導入すれば、経理部門のテレワーク化も可能です。

テレワークが可能になれば、育児や介護で退職せざるをえない社員も働き続けられます。それだけではなく、経理部門の社員全体が働き方を選べるようになるのです。

たとえばこれまで、ほかの部門はテレワークなのに、経理部門は出社しなくてはいけない状況だったとしましょう。テレワークによってこうした不満が解消されるため、経理部門の社員満足度は向上しやすくなります。

さらに、社員エンゲージメント(社員が会社に対して抱く愛着度)の向上、離職対策、生産性の向上などさまざまなメリットも見込めるのです。

キャッシュレス決済の導入

電子帳簿保存法の改正により、2020年10月からキャッシュレス決済の場合、紙の領収書は不要となり、利用明細のデータだけで経費精算できるようになりました。たとえば社員がSuicaやPASMOといった交通系ICカードで交通費を精算した場合、紙による交通費の申請・承認を行わずにすむのです。

申請・承認をする側は「紙に必要な情報を記載して、書類を添付」といった手間が省かれ、経理部門はデータのやり取りだけで済むといったように、効率化が叶います。

交通系ICカード以外にも、クレジットカード、デビットカード、電子マネー(プリペイドカード)、モバイルウォレット(スマートフォン決済、QRコード)など多くのキャッシュレス決済で、紙の領収書が不要です。

企業としてキャッシュレス決済を推進すれば、紙の電子化が進むうえ、経理部門の経費管理、手作業によるチェックといったルーティンワークが大幅に削減できるでしょう。

デジタルトランスフォーメーション(DX)によって何を変革したいかの明確化が改善のポイント

業務改善によって、コスト削減や業務効率化、生産性向上といったメリットの享受が考えられます。また先述した経営戦略へ参画するような業務、具体的には「経営戦略、事業計画等のサポート」「財務戦略の企画立案・実行」なども進められるでしょう。より経理部門が、経営にかんする業務に踏み込めるといえます。

その実現に欠かせないもののひとつが、デジタルトランスフォーメーション(DX)なのです。

しかしデジタルツールやシステムの導入によるコスト削減・業務効率化は単なるIT化であって、デジタルトランスフォーメーション(DX)ではありません。

デジタルトランスフォーメーション(DX)による業務改善とは、ITの導入といった手段をもとに、なんらかの目的を達成して業務を変革することです。何を変革させたいのかを明確にして、デジタルトランスフォーメーション(DX)を成功につなげましょう。

出典:
(注1)企業のデジタルトランスフォーメーションに関する実態調査(2019年度版)|Sansan株式会社
(注2)経理・財務の業務内容に関する調査|インフォマート

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