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業務効率化や生産性向上に欠かせないデジタルトランスフォーメーション(DX)

2020/11/25
業務効率化

業務効率化や生産性向上に欠かせないデジタルトランスフォーメーション(DX)

インターネットの普及やデジタル技術の進化など、生活をとりまく環境は日々変わり続けています。ビジネスの世界も同様で、デジタルを駆使した消費行動があたりまえとなったいま、企業も電子化を進めなければ、顧客の選択肢にも入れません。

電子化と同時に、既存システムの老朽化やIT人材の不足といった課題の解決も必要でしょう。これらを早急に行わないでいると、これまでのデータがブラックボックス化するかもしれないからです。

こうした課題を解決するデジタルトランスフォーメーション(DX)をご存じでしょうか。ここでは経理部門を中心に、デジタルトランスフォーメーション(DX)の重要性について、定義や求められる背景、実際の活用例などをお伝えします。

企業が抱える課題を解決するデジタルトランスフォーメーション(DX)とは?

2018年9月、経済産業省が「2025年の崖」という警鐘を鳴らし、その克服方法としてデジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みを提唱しました。2025年の崖とはどんな内容で、デジタルトランスフォーメーション(DX)とはどういったものなのでしょう。

2025年の崖とは?

まず2025年の崖とは何か、放置すると何が起こるかについて、経済産業省が公開した「DXレポート~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~」をもとに説明します。

既存システムの老朽化

多くの企業で電子化が進んでいますが、最近、既存システムの老朽化が問題になっています。

2014年にWindows XPのサポート終了、2020年にはWindows 7のサポート終了がありました。2024年には固定電話網PSTN(公衆交換電話網)終了、2025年にはSAP ERP(※)のサポート終了が予定されています。

これまでさまざまな業務処理を支えてきたシステムが次々とサポートを終了するなか、早急にシステムの改修・刷新を行わなければなりません。これを怠ると多くの業務が滞ってしまうだけでなく、蓄積してきたデータの活用も難しくなってしまいます。

※SAP ERP:ドイツに本社を置くソフトウェア会社であるSAP社が、ERP(Enterprise Resources Planningの略称で、販売、製造、会計管理など企業が扱うシステムをひとつのシステムに統合したもの)をひとつのソフトウェアアプリケーションとして生み出したパッケージ製品。なお、SAP社は2020年2月に、ERPサービス終了時期を2027年末に延長すると発表している。

少子高齢化による生産年齢人口の減少

総務省統計局が公表した「2020年5月確定値での人口推計」(注1)によると、15~64歳のいわゆる生産年齢人口は7,471万人で、前年同月比40万4千人の減少です。また国立社会保障・人口問題研究所が2017年に公表した「日本の将来推計人口」(注2)によると、生産年齢人口は2029年に7,000万人、2040年には6,000万人を割ると推測されています(出生中位推計)。

IT人材の不足

前述した既存システムの老朽化にかかわる大きな問題としてあがるのが、IT人材の不足です。

独立行政法人情報処理推進機構社会基盤センターが、2020年8月に発表した「IT人材白書2020(概要)」(注3)のなかで、IT人材の過不足感について企業にたずねています。

2015年度調査では「大幅に不足している」は20.5%でしたが、2019年度調査では33.0%とわずか4年で12.5%も上昇しました。2019年度調査では、「やや不足している」も合わせれば89.0%となることから、ほぼ9割近い企業が不足感を覚えているとわかります。

このままIT人材の不足が続けば、既存システムの改修や刷新もままならなくなり、ブラックボックス化は避けられません。同時に、デジタル技術の進化に合わせて最先端の電子化を実現できる人材が不足していることも問題となっています。

2025年の崖とは、既存システムの老朽化、IT人材の不足などを放置していると2025年以降、年間で最大12兆円の経済損失が生じる可能性があるという話なのです。

2025年の崖を克服するべく提唱されたデジタルトランスフォーメーション(DX)

2025年の崖を克服するうえで、欠かせないとされているデジタルトランスフォーメーション(DX)。具体的には、クラウド、ビッグデータ/アナリティクス、ソーシャル技術といったITの活用で、ビジネスを進化・変革させ、企業間の競争において優位な立場の確立をめざすものです。

ITの活用といっても、単純にシステムやツールを導入するだけではありません。それによって新たな商品やサービスの開発をすすめ、たとえば以下のように、革新的なビジネスを創出するといった内容を指します。

  • ・自宅の空き室を貸したい人と部屋を借りたい旅行者をつなぐサービスとして世界中で人気の、Airbnb
  • ・自分の車を登録すれば、それをタクシーとして活用できる配車サービス、Uber

上記は代表例です。これだけを見ると、経理部門は関係ないように思えるかもしれません。しかしデジタルトランスフォーメーション(DX)は、経理部門にとっても必要不可欠といえます。その理由として挙げられるのは、経理部門が企業のなかで果たす役割が変わりつつある点です。

2019年12月、インフォマートが経理・財務部門に関わる管理職・一般職に対し行った「経理・財務の業務内容に関する調査」(注4)を見てみましょう。

経理・財務部門が本来担うべき役割は何かという質問に対して、「トップへの資金調達やコスト削減の提案」「経営陣に提案する根拠となるデータの分析。結果から未来を見通す力」「新たなイノベーションを起こすための土台作り」「経営の健全化」などの回答が挙げられています。

どれも間接的とはいえ、企業価値の向上や新たなビジネスの創出に大きくかかわる業務です。一方で、本来担うべき役割を実現するために解決すべき課題は何かという質問に対して、「スキル不足」が最大で25%、続いて「体制の不備(22%)」「業務過多(19%)」が挙げられました。

デジタルトランスフォーメーション(DX)は、こうした課題解決の手段となるのです。
たとえば請求書の作成や入出金の処理・管理などの業務を行う際、システムが老朽化していれば業務にかかる時間や手間も増加するでしょう。

そこで請求書の電子化や経理管理システムの刷新をして、労務管理や営業管理システムとの連携や、RPA(※)の導入などを行えば効率化が進み、業務時間も大幅に短縮します。効率化して空いた時間を、本来担うべき業務の遂行やその業務を行うための人材教育にあてられます。

※RPA:ロボティックプロセスオートメーションの略称で、おもに事務系職種がパソコンを使って行うルーティンワークの自動化を行うツールです。経理部門でいえば、「請求書を作成、印刷する」「労務管理システムから社員の勤務状況を抜き出し給与計算を行う」などの業務を自動化できます。

いまや、経理部門もデジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みは欠かせません。2025年の崖の克服にもつながるでしょう。

デジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みを阻むふたつの課題

企業が抱える課題を克服し、継続的な成長をしていくために欠かせない、デジタルトランスフォーメーション(DX)。しかし多くの企業は、デジタルトランスフォーメーション(DX)の必要性を知っていてもなかなか取り組むまでにいたっていません。その理由として考えられる課題について、見ていきましょう。

社内の連携不足

デジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みを阻む原因として大きいのが、社内での連携不足です。経理部門は営業、総務、法務など他部署との連携が多いため、経理部門だけでデジタルトランスフォーメーション(DX)を進めても、ほかの部署が協力的でない場合は順調に進みません。

反対に、ほかの部署が取り組みに積極的なのに経理部の反応が悪い場合は、請求書業務や給与計算の改善ができず滞ってしまいます。つまり、各部署の上司が、デジタルトランスフォーメーション(DX)の重要性を理解する必要があるのです。

顧客の消費行動の変化

従来、人々はテレビやラジオ、新聞や雑誌などから情報を入手し、商品を選択していました。しかし、インターネットが普及した現在は、多くの顧客はWebサイトやSNSを通じて企業や知り合い、興味関心の近い人から情報を入手します。オンラインで得た情報をもとに商品を選択するのがあたりまえになりつつあるのです。

2020年7月に総務省が発表した「令和元年版情報通信白書 ICTサービスの利用動向」(注5)によると、情報通信機器の世帯保有率は2018年にはスマートフォンが79.2%で、パソコンの74.0%を上回りました。

また、サブスクリプションサービスの普及にともない、これまでの「所有」から必要に応じて「利用」する消費スタイルへと変容し、それがそのまま消費行動にもつながるようになりました。

これまでの成功体験もあり、こうした顧客の消費行動の変化を理解しつつも、電子化へとシフトチェンジできていない企業も多いでしょう。その結果、デジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みが遅れてしまっているといえるのです。

▶詳しくは「なかなか進まないデジタルトランスフォーメーション(DX)の課題と解決策」へ

デジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みで得られるメリット

ではデジタルトランスフォーメーション(DX)へ取り組むと、企業はどういったメリットを得られるのでしょうか。

経費節減

既存システムの改修や刷新を行う際、費用と人的リソースなどで多額の経費が必要になるケースもあります。その点だけを見るとデジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みに二の足を踏んでしまうでしょう。しかし既存システムを現状のまま放置すれば、古いシステムの維持管理に思わぬ経費が必要になってしまうかもしれません。

また維持管理ができれば、まだよいほうともいえるのです。古いシステムを扱える人材が退職や転職でいなくなってしまうと、システムがブラックボックス化し、これまでに蓄積したデータは活用できなくなるでしょう。

これは大きな損失です。長期的な視点で見た場合、いま着手すれば、数年先に発生する多額の経費を大幅に削減できるといえます。

経理部門では、請求書や領収書、給与明細など紙の文書を扱う量がほかの部署に比べて多いです。電子化によるペーパーレス化を実施すれば、郵送代や印刷代、コピー代などの費用とそこにかかる人的リソースを削減できます。さらに検索性も向上するため業務改善につながるでしょう。

変化する消費行動への対応

市場の成熟化や商品のコモディティ化により、安くて質のよい商品を製造するだけでは、競合が多いなかで生き残ることは困難です。顧客に自社を選択してもらうためには、顧客へ向けて新たな価値の提供が必須なのです。

デジタルトランスフォーメーション(DX)に取り組めば、「ビッグデータを活用し、顧客が何を求めているかを判断する」「最新のデジタル技術を使った新たなビジネスを創造する」などができます。結果的に利益も増大し、継続的な成長も実現できるでしょう。

経理部門の場合、請求書をメールやクラウド経由でやりとりすれば、より早く請求額を伝えられ、取引先もスムーズに対応できます。スピードが求められるビジネスの現場で、自社を選択してもらうための効果的な施策になるのです。

優秀な人材の確保

デジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みは、恒常的な人材不足の解決にも貢献します。たとえばペーパーレス化が進んで在宅勤務が可能になれば、これまで育児や介護で退職せざるをえなかった社員も継続して働けるようになるのです。

また業務効率化が進んで残業時間が削減されれば、働きやすい職場として、新規採用時のアピールポイントにもなるでしょう。多様な働き方の実現や長時間労働の是正は経理部門だけでなく、すべての部門において大きなメリットとなります。

さらに先述した、経理・財務部門が本来担うべき役割「トップへの資金調達やコスト削減の提案」「経営陣に提案する根拠となるデータの分析。結果から未来を見通す力」「新たなイノベーションを起こすための土台作り」「経営の健全化」などに取り組みたいと思う優秀な経理人材を採用する可能性も高まるのです。

デジタルトランスフォーメーション(DX)の実現に欠かせない業務改善

革新的なビジネスの創造、最新のデジタル技術を駆使したサービスの提供など、デジタルトランスフォーメーション(DX)が実現するものは多々あります。またデジタルトランスフォーメーション(DX)は、バックオフィス系の業務変革にも大きな効果を発揮するのです。しかし、取り組めばすぐに効果が得られるかというと、そうではありません。

たとえば最先端のシステムを導入しても、それを扱える人材がいなければそこで止まってしまいます。成功につなげるには、「業務改善の目的を明確に設定する」「そのために何を導入する」「どういった人材を集める」といった流れで進める必要があるのです。

それでは、デジタルトランスフォーメーション(DX)を成功に導くための業務改善手法について、経理部門を例に説明します。

課題の洗い出し

まず「経理でどういった課題があるのか」「なかでも喫緊で解決しなければならないのは何か」を明確にします。たとえば、下記のようなものです。

・育児でフルタイムもしくはパートタイムでの出社も難しい社員が複数人いて、業務がまわらない
・産休に入る社員がいるが代わりの人材を補充しないため、請求書作成や給与計算など日々のルーティンワークで既存社員の負担が大きい
・経理管理システムの管理を担当していた社員が定年で退職したが、引き継ぎがうまくできなかったためわかる人間がいない
・取引先が増えたものの、増加する業務への対応が間に合わない

課題解決の手法を検討

次に課題解決の手法を検討します。

たとえば人材不足を解決する手法として考えられるのは、「人員を増やす」「繁忙期だけ出社できる人員を増やす」「在宅勤務を可能にする」「アウトソーシングを行う」「業務効率化を進める」などです。このうち、「在宅勤務」「アウトソーシング」「業務効率化」について、具体的に説明します。

在宅勤務を実施する場合

・在宅勤務のボトルネックとなる業務を洗い出す

オフィスでできて自宅ではできない業務を洗い出します。多くの場合、問題となるのは紙文書の扱いでしょう。とくに経理部は請求書や注文書、財務関連書類など紙文書がたくさんあります。そこで、「請求書を電子化する」「請求書発行業務を自動化する」など紙文書の問題を解決し、在宅業務を可能にする対策を取り入れましょう。

・他部署、取引先との連携をとる

関連部署や届け先となる取引先へ、電子化を行う旨を伝え了承を得ます。その際、「電子化は難しい」と回答した取引先には従来の紙文書でのやりとりを続けるというように、柔軟性を持たせるとよいでしょう。

・紙文書の電子化、請求作業の自動化をするためのツールを選択する

現在、紙文書の電子化や業務の自動化を行うツールはさまざまあります。自社業務に最適なツールを選び、導入して実行しながら課題があれば改善し、よりよくなるよう進めていきます。

アウトソーシングを実施する場合

・アウトソーシングを行う業務を決める

アウトソーシングを用いれば、ほかの方法に比べて早期に人材不足を解決できるでしょう。しかし、アウトソーシングする業務によっては、社内にノウハウが残らないというデメリットが生じます。たとえば請求書の郵送手配といったように、だれでもできるが多くの手間と時間を要する業務を中心に選択するとよいでしょう。

・アウトソーシングを行う業者を決める

経理情報は重大な機密情報なので、業者の選択は非常に重要です。予算に合うかどうか以上に情報セキュリティについて安心できるかどうか、「離職率の低さ」や「ISO27001といった国際認証の保有」などを確認し、信頼性を基本として選択しましょう。

・社員への説明を行う

社員に、「アウトソーシングは、人材不足を補うために行う」「社員にはより経営に貢献できる業務を任せたい」など、雇用調整のためのアウトソーシングではない点を説明します。

業務効率化を実施する場合

・業務効率化の方法を検討する

まず業務が進まないボトルネックを洗い出し、それにもとづいて、「ペーパーレス化を進める」「RPAを導入する」など、効率化の方法を検討します。場合によっては、アウトソーシングの活用も視野に入れましょう。

・定期的に検証、修正を行う

業務効率化の施策を実施したら、実際に効率化が進んでいるか、定期的に検証します。期待どおりの効果が出ていない場合は、あらためて方法を検討し、施策を修正しましょう。うまくいっている場合は継続するだけでなく、「どういう状況が効果を生み出したのか」について状況を分析してデータを集め、今後にそなえます。

▶詳しくは「デジタルトランスフォーメーション(DX)が実現する業務改善とその手法」へ

デジタルトランスフォーメーション(DX)の取り組み成功事例

経理部でデジタルトランスフォーメーション(DX)に取り組み、成功した事例を紹介します。

請求書発行や支払通知書業務にかかる時間の大幅削減を実現

婦人ファッションアパレルの企画・製造・卸売および小売り事業を展開している株式会社ラピーヌ。同社では、請求書に圧着はがきを使っていたため、月に3回、ふたりがかりで作業に18時間ほどかかっていました。また洋服の生地やボタン、裏地などの素材のほか、縫製工場といった完成品の仕入れ先に対し送付する支払通知書が月に200社、700枚あったのです。

請求書も支払通知書も紙ベースのため、印刷や折りたたみ、封筒詰めなどで多くの手間がかかっていました。そこで取引先に迅速に送付するためにも電子化を検討し、ツール導入を決定したのです。

導入後は、18時間かかっていた請求書の発行が30分に、6時間かかっていた支払通知書の送付がわずか10分に、それぞれ短縮できました。また短縮されてできた時間を使い、決算手続きに関連した業務のマニュアルを作成しました。これにより業務の属人化を防ぐといった新たな効果も生まれています。

請求書の電子化で郵送の必要がなくなり不着、紛失トラブルが解消

福岡県を中心にドラッグストアと調剤薬局を展開する株式会社大賀薬局。創業100年を超える老舗企業の同社では、「社員の作業量を減らしたい」と考える社長からの提言で、システム導入による紙文書の電子化に着手しました。まずはもっとも紙の量が多く成果の見えやすい、請求書の電子化への取り組みを開始しました。

導入前は、請求書と仕入れデータに差異があった場合、仕入先が300社ほどあるため、突き合わせだけでもかなりの時間を要していたのです。しかし導入後は、明細をデータとしてダウンロードできるようになったため、紙文書のころに比べて半分以下の時間で突き合わせできるようになりました。

また電子化した請求書はクラウド経由で送信できるため、不着、紛失といったトラブルもなくなったのです。

請求書の電子化システム導入で年間約20%のコスト削減を達成

コンテンツ関連ビジネスやパチンコ・パチスロ機の企画・開発・販売などを行うフィールズ株式会社では、月間で発行する請求書が約6,000件あります。

繁閑の差が激しい場合、少ない日は10~20件程度、多い日には1日で数千件、請求書を発行していたのです。多い日の場合、1日のほぼすべてを請求書発行業務にかけなくてはならず、郵便ポストの最終集荷時刻ギリギリになるのもめずらしくありませんでした。

そこで、優秀な社員からルーティンワークを減らし、高度な仕事に専念させたいという目的から、請求書の電子化システム導入を決意したのです。

導入後は約6,000件の請求書の55%が電子請求書になり、発行にかかる時間は導入前の3分の1以下にまで短縮しました。担当する人員も5人から2人に減り、印刷代・用紙代・郵送代・プリンターのメンテナンス料も不要になったのです。その結果、年間で約20%のコスト削減を達成しました。

▶詳しくは「【事例付き】経理部門にこそ求められるデジタルトランスフォーメーション(DX)」へ

デジタルトランスフォーメーション(DX)成功のポイントは、「目的を明確にする」「全社で取り組む」

デジタルトランスフォーメーション(DX)は多くの企業にとって喫緊の課題となっていますが、さまざまな障壁もあり、なかなか積極的に取り組めない企業も少なくありません。しかし今回紹介したように、実際に取り組めば逆に障壁がなくなるケースもあるのです。

最後に、あらためてデジタルトランスフォーメーション(DX)成功のポイントを見てみましょう。それは、下記の2点です。

1. 何を実現したいのか、目的を明確にする
2. 実現したい内容を全社で共有する

目的が明確なほど、導入するシステムや手法も目的に合致するため、効果が出る可能性が高まります。また、全社で内容を共有すれば部署間の連携もスムーズになるため、経理部門の効率化もはかれるでしょう。

出典:
(注1)人口推計(令和2年(2020年)4月確定値,令和2年(2020年)9月概算値) (2020年9月23日公表)|総務省統計局
(注2)日本の将来推計人口(10p)|国立社会保障・人口問題研究所(PDF)
(注3)IT人材白書2020(概要)(7p)|独立行政法人情報処理推進機構社会基盤センター(PDF)
(注4)経理本来の役割とは~経営判断のサポートや事業計画の提案も|BtoBプラットフォーム請求書
(注5)令和元年版情報通信白書 ICTサービスの利用動向|総務省(PDF)

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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