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業務効率化や生産性向上を実現するためのペーパーレス導入・運用方法とは?

2020/11/18
業務効率化

業務効率化や生産性向上を実現するためのペーパーレス導入・運用方法とは?

経理部門でも進むペーパーレス。導入がうまくいけば、経理業務の効率化といった多くのメリットを享受できるでしょう。しかしそれにはポイントがあるのです。ここでは、経理部門を例に、ペーパーレス化に失敗してしまう理由、そしてペーパーレス化の進め方について、導入から運用までお伝えします。

経理部門に見るペーパーレス化に失敗してしまう理由

経理部門では、請求書や見積書などさまざまな文書を扱います。ペーパーレス化が進めば、文書の管理だけでなく取引先とのやり取りにかかる時間や手間も削減できるでしょう。しかしうまくいかず失敗してしまう場合も多いのです。その理由として、次のような点が挙げられます。

紙文書の扱い

紙文書には、保管が必要なものと不要なものがあります。それらを見極めずにすべてを電子化してしまえば、多くの手間を要するうえ、管理も煩雑になってしまうでしょう。

また、紙文書の処分には注意が必要です。2020年10月の電子帳簿保存法改正により、キャッシュレス決済においても紙の領収書を保存する必要がなくなりました。しかしキャッシュレス決済の利用明細では、多くが「日付」「店名」「金額」だけで商品名のデータはありません。

さらに購入した商品に軽減税率と標準税率が混在していた場合、利用明細データだけではその判別が困難です。経理業務においては当面、「キャッシュレス決済であっても紙の領収書は残すもしくは電子化しておく」ほうがよいでしょう。

取引先の理解が得られない

ペーパーレス化によってこれまで紙として扱っていた資料・証憑・帳簿などすべてが電子化されます。特に請求書や見積書といった取引先とやり取りする文書を、ペーパーレス化つまり電子化した場合、相手の理解が得られないと、問い合わせが増えたりフォローの手間が増えたりする可能性もあるのです。

「運用前に電子化について告知する」「運用後も電子化への対応案内を文書のどこかに掲載する」「初年度はどのくらいいけばよいか、電子化率の目標を決めておく」「紙がよいという取引先への対応方法」など、施策を取るとよいでしょう。

経理部門の社員のセキュリティ意識が低い

一般的にペーパーレス化は、紙文書に比べて、紛失や盗難といったリスクが軽減します。しかし社員のセキュリティ意識が低いと「請求書の内容を人前で話してしまう」「宛て先を間違えてしまう」といったトラブルが生じる場合もあるのです。

経理部門が扱う帳簿・証憑などは、ミスがそのまま大きな損失につながります。経理部門の社員に改めてセキュリティ教育を徹底して、ペーパーレス化を成功に導きましょう。

経理部門を例にしたペーパーレス化の進め方〜導入編〜

前項で挙げたペーパーレス導入に失敗してしまう問題点を回避し、スムーズに導入する方法とは何でしょうか。経理業務を例に見ていきましょう。

リーダーを決め、ペーパーレス化の目的を決める

まずはペーパーレス化のためのプロジェクトチームを結成し、リーダーを決めます。

そして「テレワークの導入」「オフィスの縮小化」「会議時間の短縮」など、具体的に達成したい事柄を見据えて目的を明確にします。今回は経理業務のため、目的は「経理業務の効率化」としましょう。

目的に応じたシステムの選択

目的を明確にしたら、目的に合ったシステムを選択します。電子化を行うもしくは運用するシステムにはさまざまな種類があるため、システムを上手に選べばより目的を達成しやすくなるのです。

目的は「経理業務の効率化」ですので、請求書や見積書といった文書をペーパーレスにするシステムを選びます。しかし発行する請求書を電子化するだけでは大きな効果は見込めません。

より大きな効果を見込むには、受け取りもクラウド上でやり取りを行え、管理まですべてをシステム上で完了させられるものを選択したほうがよいでしょう。そこで導入前に、経理業務に携わる社員の声をヒアリングし、何が問題で何を解決すべきかを明確にするのです。

ペーパーレス化の実施計画を作成する

リーダー先導のもと、現状の把握や課題の抽出を行います。そして電子帳簿保存法やe-文書法などの法律を参考にペーパーレス化のルール策定、いつまでにどこまで電子化を進めるか期日を決めるなど、実施計画を作成するのです。

不要な紙の処分

経理部門の場合、電子帳簿保存法の改正もあり、以前に比べて紙で残しておく必要がない帳簿や証憑も増えました。しかし電子帳簿保存法を活用するには、管轄の税務署に事前申請が必要になる場合もあります。経理部門で検討する際は、最新情報を確認しつつ進めていきましょう。

経理業務フローを熟知した導入パートナーを選定する

ペーパーレス化をスムーズに進めるには、システムを既存の業務フローにうまく整合させる必要がありますが、システムの導入には準備段階も含めて、時間や費用を多く要する可能性が高いといえます。そこでおすすめなのが、外部の推進パートナー活用です。

パートナーにはシステムだけ提供している会社ではなく、ペーパーレスシステム導入用の組織があり、なおかつ「導入時に顧客と導入のためのプロジェクトチームを起こす」から「クライアントの業務に合わせてしっかりとフォロー」まで、といった自社の業務フローに合ったコンサルを進めてくれるシステム提供会社を選びましょう。

経理部門を例にしたペーパーレス化の進め方〜運用編〜

ペーパーレスが上手く導入できても、運用に手間がかかってしまう場合もありえます。経理部門を例に、ペーパーレスを効率的かつ安全に運用するために欠かせない、ルール策定方法のポイントを紹介します。

作成時のファイル名・フォルダ名・ファイル形式などを決める

電子化された文書の持つ大きなメリットは、高い検索性です。しかし、作成した電子文書のファイル名やフォルダ名、ファイル形式が個人や部署によって異なれば、検索性のよさが生かせず、必要なとき迅速に閲覧できなくなってしまうでしょう。

そこで「ファイル名やフォルダ名をどうするか」「文書の形式はExcelのままかそれともPDF化するか」などを、細かく決めておく必要があります。

経理部門の場合、「証憑や決算関係などファイル名に作成年月日を入れるのか、入れる場合は先か後か」「フォルダは月日で分けるのか、文書の種類で分けるのか」などについて、担当者を中心に効率的に業務を進めていけるようなルールを決めましょう。

なおインフォマートのBtoBプラットフォーム 請求書は、取引先から送られてきた請求書や取引先に送った請求書を顧客単位で管理できるため、保存名などは不要となります。日時や内容から請求書の検索も可能です。

コピーの権限、廃棄の要件を決める

電子化された文書は簡単にコピーできます。これはメリットのひとつですが、言い換えれば社外秘の文書や役員クラスのみ閲覧可能なものでも簡単にコピーできてしまうのです。そこで「コピーできる権限の付与はどうするか、その管理は誰が行うか」を決めていきます。

インフォマートのBtoBプラットフォーム 請求書は、取引先と同じデータを見る状態になります。つまりコピーしてデータに手を入れられないシステムなのです。

またやり取りの内容や変更にはタイムスタンプが付くため、履歴がすべて残ります。さらに閲覧権限は社員ID単位で付与できるため、請求書を見るべき人のみが閲覧できる状態を作れるのです。

また電子文書の廃棄ですが、基本的には紙文書と同じ期間、保管しておく必要があります。経理部門で扱う文書、たとえば請求書や領収書などは法人であれば7年間です。法で定められていない文書(会議資料やプレゼンで使った資料など)については、会社でいつまで保管すべきかを事前に決めておくと管理の煩雑化を避けられます。

社員に対するセキュリティ教育やシステムを導入する

「文書はどこに保存するか」「メール送信時、正しい書類が添付されているか」「宛て先は正しいか」などのチェックはもちろん、「ミスがあったらどうなるか」「防ぐにはどうしたらよいか」までを含めて、社員へのセキュリティ教育を行いましょう。

全員が普段からセキュリティに気を付けて初めて、リスクが軽減するのです。また運用ルールは、法改正や新卒社員の入社などに合わせて定期的に見直し、違反がないかどうかチェックしましょう。

しかし電子化された文書の保存場所をメールで送信する場合など、どうしてもミスが発生する可能性もあります。既存のサービスやシステムを利用すればミスの発生を防げますので検討してみましょう。

ペーパーレス化成功のポイントは「しっかり検討する」「システムを活用する」「信頼できるパートナーの支援を得る」

ペーパーレス化というと、ついすべての文書を電子化すればよいと思いがちでしょう。しかし重要なのは、すべての文書について電子化が妥当かどうかの検討です。これを個人だけではなく部署として考えれば、自社にとって本当に重要な業務が見えてきます。これもまたペーパーレス化の見えないメリットです。

そうした意味では、ペーパーレス化成功のポイントは3点。

  1. 1. 運用以上に導入の時点でしっかりと検討を重ねる
  2. 2. すでに世の中にあるシステムで対応できる部分は活用する
  3. 3. 業務フローを熟知しシステムの導入効果を最大化できる、丁寧な導入支援をしてくれるパートナーを選定する

この3点を意識して進めると、成功につながるでしょう。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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