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業務効率化やオフィス環境の改善を実現したペーパーレス化、3つの事例

2020/11/13
業務効率化

業務効率化やオフィス環境の改善を実現したペーパーレス化、3つの事例

IT技術の進化に合わせ、企業や自治体でペーパーレス化が進んでいます。ペーパーレス化には、業務効率化やオフィス環境の改善などさまざまなメリットがありますが、それでも導入に踏み切れない企業も少なくありません。

しかし、早急にペーパーレス化を進めたほうがよい部分もあるのです。ここでは、経理が知っておきたいペーパーレス化を進めるべき理由とペーパーレス化に成功した企業の事例を3つ見ていきます。

早急にペーパーレス化を進めるべき理由

2020年1月、ペーパーロジック株式会社が発表した「ペーパーレスに伴う2020年度予算(東京都内の企業)」(注1)によると、2019年時点でペーパーレス化システムを導入していない企業のうち「44.4%」が「2020年度も導入の予定はない」と回答しています。

2020年度にペーパーレス化システム導入・促進への予算配分を予定していますか?

東京都内の企業だけとはいえ、まだペーパーレスの導入に踏み切れない企業が多いと分かる調査結果ですが、それも2020年に入り、大きく変わらざるを得ない状況になっています。主な理由は次のとおりです。

新型コロナウイルス感染拡大の影響によるテレワークの普及

2019年と2020年で起きたもっとも大きな変化が、新型コロナウイルスの感染拡大です。国による緊急事態宣言の発令もあり、テレワークを導入する企業が急増しました。これに伴い自宅でもオフィスと同様の業務を行えるよう、紙文書のペーパーレス化が急務となっているのです。

また、自然災害や交通マヒ状態によって出社できなくなった際、ペーパーレス化がなされていなければ、業務が停止して事業継続が危うくなってしまうでしょう。

河野行革相によるハンコ廃止の推進

2020年9月24日、新たに行政改革担当相に就任した河野大臣の指示により、内閣府は全府省に対しハンコの原則廃止を文書で要請。その後30日には自身のTwitterで行政手続きの大半でハンコの使用を廃止できるとの見方も示しました。また10月6日には、日本年金機構が手続きに使うハンコの原則廃止も明らかにしています。

この流れは行政手続きだけではありません。10月7日には政府の規制改革推進会議において、民間同士の取引に関しても議論していくと確認したのです。

ほかにも2023年10月より導入されるインボイス制度(税務署長から認められた事業者が発行する「適格請求書」の作成・保存が必要になる制度)を控え、電子インボイスシステムの仕様標準化に向けた活動として10社の企業が2020年7月29日に「電子インボイス推進協議会」を発足。これらにより、民間企業特に経理部門でのペーパーレス化ならびに電子請求書の作成はさらに加速していくと予測できます。

多様な働き方の実現

在宅勤務やモバイルワークなど多様な働き方の実現にペーパーレス化は欠かせません。それに対応できなければ、既存社員の離職につながるほか、採用活動においてもマイナスになってしまうでしょう。

また、ハンコ廃止の流れに加え、電子帳簿保存法改正による帳簿や証憑の電子化推進で、テレワークが難しいとされていた経理部門でも多様な働き方が可能になりつつあります。

紙に囚われない働き方でセキュリティリスクの回避と生産性向上を実現

前項で挙げたように現在ペーパーレス化を進める状況は整いつつあり、企業として生き残っていく手段の一つとしてもペーパーレス化は喫緊の課題といえます。ここからは、すでにペーパーレス化を導入している企業の事例を3つ紹介しましょう。

株式会社野村総合研究所の事例

コンサルティング、金融IT・産業ITソリューション、IT基盤サービスなどを手掛ける株式会社野村総合研究所。同社では、「オフィス内に紙があふれていることによる情報セキュリティのリスク」「業務の円滑な執行」などの課題を抱えており、解決策として紙に囚われない働き方を構築するノンペーパーの取り組みを実施しました。

主な取り組み内容と成果は、次のとおりです。

整理整頓「捨て捨て運動」の実施

紙で保管していた書類のうち、「不要なものは廃棄・焼却処分」「たまにしか見ないものは外部の倉庫保管」「ひんぱんに見るが紙で保管する必要がないものは電子化を実施」など、徹底的にオフィス内の整理整頓を行い、一人当たりの文書保存量61%の削減に成功したのです。

これにより、オフィス内に紙文書が散乱しているといった状況がなくなり、情報セキュリティのリスクも軽減しました。

会議の効率化

紙を使わないノンペーパー会議を実施するため、「電子化した資料の事前配布」「パソコンで議事録を作成した後、グループウェアで出席者のほか、出席できなかった社員と共有」などに取り組んだのです。これにより紙をほぼ使わない会議を実現したうえ、会議時間や議事録作成割合の削減を達成しました。

また「会議資料や議事録の散逸防止」「誰もが簡単にアクセスできる環境構築」のため、電子データの保存フォルダが分かりやすくなるように整えたのです。それによって会議はもちろん普段の業務効率化も実現しました。

ペーパーレス化で効率性の高い新たなワークスタイルの確立を実現

コニカミノルタビズコム株式会社・コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社の事例

「ITシステムを利用した企業の情報管理・運用の支援」「デジタル複合機やプリンターなどの情報機器及び関連ソリューションの提供」などを行うコニカミノルタビズコム株式会社・コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社。

同社では、新しい働き方に向けた改善に取り組んでその有効性を実証するため、ペーパーレス化への取り組みを実施しました。主な取り組み内容と成果は次のとおりです。

ペーパーストックレスの実施

ペーパーストックレスとは、文書を紙で保存しないようにする取り組みで、同社では、紙文書のなかで電子化できるものはすべて電子化したうえで保存を実施。また、同時に紙文書を増加させない施策として、社内で共有する文書は共有書庫、個人的な資料は個人ロッカーと収納できる場所を限定したのです。

これにより紙文書の量を最低限に抑えました。ほかにもフリーアドレス制を導入して普段の業務でも紙文書が増えないよう工夫し、ペーパーストックレスの効果を高めています。

結果として、コニカミノルタビジネスソリューションズの1フロア(人員 106名)で、ファイルキャビネット約56台分の紙文書の電子化に成功したのです。

複合機の最適配置

従来のOA機器利用状況を調査し、複合機の台数を削減。同時に印刷は、社員が持つ身分証明書(IDカード)による認証制を導入し、ミスプリントや不要なプリントの削減を実現しました。

同社ではペーパーストックレスや複合機の削減によって空いたスペースを、会議室やミーティングスペースに転用。これにより自然と社員間のコミュニケーションが活性化したりモチベーションがアップしたりと、新たなワークスタイルの確立に成功しています。

導入から半年で電子化率は67%以上に、維持費の削減にも成功

カシオ計算機株式会社の事例

電卓や電子辞書、電子楽器など幅広い製品を扱うカシオ計算機株式会社では、毎月2,000通ほどの請求書を扱っています。しかし紙の請求書がほとんどで、印刷や郵送にくわえて事前に連絡するといった対応もあったのです。

そのなか「取引はデータ化されているのだから、請求書の電子化も必要だろう」という声が社内からあがり、電子請求書へ移行するべく、システムを導入しました。

電子化率は67%超え

導入当初は取引先から、「問い合わせが増えるのではないか」「紙がよいという声もあがるのでは」といった心配を抱えていたそうです。しかし導入から半年で67%以上の電子化率となるほど、電子請求書は浸透しました。初年度の目標は電子化率30%だったので、2倍以上の数値となったのです。

維持費の削減

これまでかかっていた維持費用の60%が削減されました。グループ会社にもシステムを導入したうえ、月次請求書に至ってはシステムに100%切り替えたため、保守管理の一元化が可能となったのです。結果、維持費は以前の40%程度まで下がりました。

ペーパーレス導入成功の鍵は明確な目的設定

ペーパーレス導入事例を見ると、成功の鍵は、「ペーパーレス化の明確な目的が設定できている」にあると分かります。目的が明確になれば、それに合ったシステムを選択できるため、よりスムーズな課題解決につながるでしょう。

なかなかペーパーレス化に踏み切れない企業はまず、社員の声をヒアリングしながら「何が問題で何を解決すべきなのか」を明確にし、「ペーパーレス化が課題解決につながるかどうか」検討してみてはいかがでしょう。

出典:
(注1) 東京の企業の36%が2020年度予算でペーパーレス化システム導入費用を計上の運び|ペーパーロジック株式会社(PDF)

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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