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支払通知書とは? 請求書・明細書との違い、書き方・保存期間や作業効率化方法

2020/10/30
経理知識

支払通知書とは? 支払業務をスムーズにするひと手間。トラブル回避にも

「支払通知書」は、企業間の取引過程で交わされるビジネス文書の一つ。発行の義務はないが、請求書受取前の事前確認として、ワンステップ加えることで支払業務をスムーズにし、トラブル回避にも寄与する。支払通知書を発行するタイミングや記載すべきこと、支払業務をより効率化する電子化の方法などについて紹介する。

支払通知書とは?

支払通知書の役割とは?

「支払通知書」とは、支払いをする前に、支払元が支払先に対して、「この案件に対してこの金額で、いつまでに支払う」旨を伝え、双方に相違がないか確認しあうための書面。一般的に買掛債務を持つ企業が発行し、確定した支払金額や取引内容、支払日時などが記載される。

作成、送付するタイミングは、取引案件が終了し、支払元が納品書を受け取った後、支払金額の確定後となる。支払通知書を受け取った支払先は、内容に相違がないことを確認したうえで、支払通知書をもとに請求書を発行する流れになる。請求書が発行されないケースもあるが、その場合、支払後の領収書が取引の証明として採用される。最終的に、支払元が、双方で合意した金額を支払うことで一つの契約取引が完了することになる。

発行するメリット

支払通知書は、必ずしも発行をしなければならないものではないが、支払通知書があることで、支払業務がスムーズになる。支払通知書のやり取りがなかった場合、支払元と支払先で金額に相違が発生する可能性がある。その際、支払先が支払元に、相違がないか問い合わせする手間が発生する場合もあるだろう。また、請求書を発行してしまったあとに相違が発覚し、請求書の再発行が必要になる場合もある。この締め日ぎりぎりでのやり取りが、経理部門のストレスになることも少なくない。しかし、支払通知書によって、双方の手間を省くことができ、トラブルを未然に防ぐことができるようになる。

「支払明細書」、「配当金支払通知書」という用語との同異点

支払通知書は、「支払明細書」という名目で発行される場合もある。支払明細書は、文字通り支払いの明細が項目ごとに記載されているもので、一般的に、支払先に対して、確定した支払金額を通知する明細書を指す。つまり支払通知書と同様の役割を果たす。一方で、支払明細書の用途は幅広く、クレジットカードの明細や給料明細、交通費などの精算の際に提出する明細などもある。

また、支払通知書には、「配当金支払通知書」という使われ方もある。この場合は、所有株式の配当を行う際に株主に対して発行する書類になる。

支払通知書の書き方

では、支払通知書には何を記載すべきだろうか。請求書を作成しやすくする役目もあるので、請求書に必要な、取引内容、単価、合計支払金額などは必須だ。この際、源泉税や消費税もきちんと明記しておきたい。請求金額の齟齬をなくすことができる。また、請求書の提出の締め切り日を記載しておけば、請求書送付が遅れて支払業務が滞ることを予防できる。

 ①発行年月日  
 ②取引先の企業名、担当部署、氏名
 ③発行する企業名、担当部署、氏名
 ④支払の明細(取引が発生した日付、取引内容や商品名、数量、単価、小計など)
 ⑤請求書の提出期限

支払通知書は一般的に、パソコンを使いワードやエクセルで作成し、出力したものを郵送する。電子で作成、発行までをパソコン上で完結できるシステムもある。「発送業務が手間」、「郵送のタイムラグがストレス」と感じるならシステムの利用を検討したい。


支払通知書の保存期間

支払通知書は証憑書類の一つ

支払通知書は、証憑(しょうひょう)書類の一つになる。証憑書類とは、何らかの取引があったことを証明する書類のこと。証憑書類を発行する目的は、口約束でなないことを書類として残しておくことにある。取引をした双方が、その内容に合意した証拠となる。

一つのビジネス取引でやり取りされる書類は複数ある。
 ・見積書・発注書・契約書・納品書・受領書・支払通知書・請求書・領収書など

支払通知書は原本の保管が必要

証憑書類は、法令で保存期間が定められており、法人の場合、帳簿とともに原則7年間保存する義務がある。支払通知書は、発行の義務はないが、証憑書類の一つとして保管しておく必要がある。また、取引終了後に、過去の支払通知書を確認したり、次の取引の参考にするため見直したりする可能性もある。すぐに検索できるように保管しておきたい。

支払通知書はシステム化できる

システム化の方法

支払通知書に発行義務はないが、発行することで、請求業務の負担を軽減できる。一方、前述のように、取引の中でやり取りされる帳票書類の数は多数あり、これらをエクセルなどで作成し発行、郵送し、手作業で確認していくのは、発行する側、される側双方に大変な手間がかかる。また、金額のミスなどにより、大きなトラブルにもなりかねないので細心の注意が必要になる。

そこで経理負担の軽減に注目されているのが、請求業務のシステム化である。

システム化とは、これまで紙でやりとりしていた書類を電子データ化し、Web上でやりとりできるようにしたもの。電子請求書システムを提供するサービスの中には、『BtoBプラットフォーム 請求書』のように、請求業務のフローのひとつとして「支払通知書機能」が連動しているものもある。

システム化のメリット

支払通知書をシステム化するメリットの一つは、支払先から請求書を受領するまでの時間を大幅削減できることだ。支払元がWeb上で送った支払通知書データを元に、取引先は請求書を作成することが可能になる。請求書作成が容易になることから請求書の到着期間の短縮が期待できる。

また、紙で作成・郵送していた支払通知書をデータ作成・送信することで、業務コスト、発送コストを大幅削減できる。支払金額確定データをアップロードするだけで、通知書を自動作成できるため、作業時間とミスの発生を軽減できることもメリットとなる。

関連法である電子帳簿保存法の要件を満たしたシステムを利用すれば、文書の保存が電子データでも認められるようになり、紙の原本の保存が不要になる。

発行だけでなく受取も完全データ化できる『BtoBプラットフォーム 請求書』では、支払通知書機能を利用することで業務コストを77%削減できたというデータもある。請求業務の効率化を図るなら、利用がおすすめだ。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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