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今こそ導入すべきペーパーレス化。知っておきたいメリット・デメリットと導入・運用のポイント

2020/10/30
経営戦略

今こそ導入すべきペーパーレス化。知っておきたいメリット・デメリットと導入・運用のポイント

認知度は高いものの、なかなか普及が進まないペーパーレス化。ところが、新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークを導入する企業が増加するのに伴い、改めてその重要性が見直されています。

しかし、「テレワークに必要だから」という理由だけでペーパーレス化を進めると、失敗の可能性が高まります。今回は、経理が知っておきたいペーパーレス化のメリットやデメリット、そして失敗しないための導入・運用のポイントをお伝えします。

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは、オフィス内での資料や契約書、請求書のほか、カタログやパンフレット、図面などあらゆる紙の文書を電子化し、データとして保存する行為を表すものです。ただし、必ずしもすべての紙文書を電子化するわけではありません。

電子帳簿保存法やe-文書法などの法律、企業それぞれの事情などにより、電子化するものと紙のままで残すものに分けつつ、オフィス内を整理することの総称として、ペーパーレスと呼ぶのが一般的です。

企業がこれまでペーパーレス化に取り組んできた変遷

ペーパーレス化というとここ最近になって生まれた概念と思われるかもしれません。しかし、以前よりオフィス内での紙文書の電子化は少しずつ進んでいました。

1970年代、アメリカのゼロックス社は世界で初めての現在のパソコンのようにマウスで操作を行うGUI(グラフィカル・ユーザー・インターフェース)デザインのパソコン「Alto」を開発。

その後80年代にかけて、電子メール、レーザープリンター、ワープロ専用機などさまざまなデバイスが登場し、紙文書から電子文書へ切り替わる最初の流れが始まりました。

そして、80年代後半から90年代では多くの企業でパソコンが普及。パソコン向けワープロソフトオフィス「Word」の導入もあり、ペーパーレスという言葉も一気に拡大しました。そして1992年、ブラジルのリオ・デ・ジャネイロで行われた地球サミットで提唱された「エコ産業革命」の影響もあり、オフィスでの紙消費量削減を目的に、日本でも本格的にペーパーレスの波が訪れたのです。

さらに、1998年7月には企業のペーパーレス化を推進すべく、国税関係帳簿書類のすべてもしくは一部について電子データによる保存を認める電子帳簿保存法が制定。ペーパーレス化の流れは一気に進むと思われました。

しかし、この時点ではまだ現在のようにインターネットが普及していないうえ、電子化のためのスキャナーや保管のためのストレージも決して安くはなかったため、思ったほど定着はしなかったのです。

以降、2004年に国税関係書類以外の建築図書、医療情報、人事関係書類など多岐に渡る紙文書の電子保存を認めるe-文書法が制定され、2010年代では、インターネットの普及やクラウドサービスの登場、スキャナーの低価格化などIT技術が大幅に進化しました。

さらに、スキャナー保存やデジタルカメラ・スマートフォンで撮影した文書の保存を可能にするなど、何度かの電子帳簿保存法改正により、ペーパーレスを行う土壌はさらに整ったのです。

これらにより以前に比べると紙の消費量は低下しましたが、「ほとんどの企業でペーパーレス化が当たり前になった」というほどの普及は果たせていません。

企業や自治体がペーパーレス化に踏み切れない2つの理由

これまでに何度も普及のきっかけがあったものの、なかなか定着しないペーパーレス化。それは2020年に入っても大きくは変わってはいません。

2020年1月にペーパーロジック株式会社が発表した「ペーパーレスに伴う2020年度予算」(注1)によると、「66.7%」の企業 が「2020年度にペーパーレス化システムの導入・促進の予算配分を予定していない、もしくはわからない」と回答しています(調査対象は東京に本社がある企業のみ)。

2020年度にペーパーレス化システム導入・促進への予算配分を予定していますか?

この質問はペーパーレス化が課題となっていると回答した企業を対象としたものです。つまり、ペーパーレス化が課題だと感じながらも、半数以上の企業が「導入予定がない、わからない」と回答しているのです。なぜ課題と感じながらも、ペーパーレス化を進めないのでしょうか。

その理由はさまざまですが、主なものとして次の2点が考えられます。

1.電子化システムを導入する最初の敷居が高い

これまでペーパーレス化を行っていない企業にとっては、端末やシステム購入など導入のコストがどれだけかかるか分かりません。ペーパーレス化以外にもIT化が進んでいない企業となればなおさら、導入に慎重になってしまうでしょう。

2.リスクやコストを考慮して進まない

「データが消えてしまったらどうするのか」「情報漏えいの可能性もあるだろう」といったリスクや「書類をデータ化するための機器をそろえる」「フォーマットの統一が大変」といったリスクやコストを考慮して進まない可能性も考えられます。

特に経理部門の場合、「電子化したら取引先から問い合わせが増えるかもしれない」「紙がよいと取引先が言うかもしれない」といった心配もあるでしょう。

ペーパーレス化が急務となっている背景

前述した、「ペーパーレスに伴う2020年度予算」(注1)によると、ペーパーレス化のシステムを導入していない企業に対してペーパーレス化は課題となっているかどうかを聞いたところ、「75%」が課題となっていると回答しました。

このことからも、「導入は進んでいないもののペーパーレス化が業務を行ううえで課題の一つ」だと認識している企業は増加しているといえます。さらに2020年4月以降、多くの業種にとってペーパーレス化は喫緊の課題となりました。その理由としては、次のことが挙げられます。

新型コロナウイルス感染拡大の影響

2020年に入り、世界中で感染が拡大した新型コロナウイルス。日本でも4月7日に緊急事態宣言が発令され、テレワークを導入する企業が増加しました。しかし多くの企業では、資料の閲覧や押印だけのために出社するなど、ペーパーレスの未導入が大きな障壁になっているのです。

テレワークは、政府が提言した「働き方の新しいスタイル」の一つであり、これを実践していくためにもペーパーレス化は欠かせない施策といえるでしょう。

河野行政改革担当相による脱ハンコ

2020年9月24日、河野大臣は行政手続き上のハンコを原則廃止するよう、内閣府を通じて各府省に要請。その後、30日には自身のTwitterアカウントで大半の廃止が可能になりそうとツイートしました。

また10月9日、小池都知事は定例会見で「ハンコの廃止」「ペーパーレス」「FAXレス」「キャッシュレス」「タッチレス」の5つのレスを実施すると発表しています。

2023年導入を目指し請求書の完全電子化の流れが始まっている

2023年10月、消費税の仕入れ税額控除の方式として開始されるインボイス制度。現在、インボイス制度の開始までに電子インボイスシステムの構築のための仕様標準化を目指して、国内10社が「電子インボイス推進協議会」を発足しました。

インボイス制度開始までの限られた期間のなか、請求書関連の完全電子化に向けた数々の取り組みを開始しています。

▶詳しくは「ペーパーレス化により電子請求書に移行するメリットとデメリット」へ

このように各府省や自治体が積極的にペーパーレス化に取り組んでいるうえ、民間においてもその流れを加速させる動きが至るところで始まっているのです。

多様な働き方の実現

各府省、地方自治体、そして民間とペーパーレス化を急ぐ動きが活発となっていますが、それでもまだ自社には関係がないと思われるかもしれません。しかしどういった業種であれ、ペーパーレス化が喫緊の課題であるのは事実といえます。理由の一つは、世界に類を見ないスピードで進む日本の少子高齢化です。

多くの業種で人手不足が恒常化しているにもかかわらずオフィスに出社しないと働けない状態では、出産や育児、介護などの事情を抱える社員の場合、退職を選ばざるをえません。

在宅勤務はもちろん、サテライトオフィスやコワーキングスペースなど、どこにいてもオフィスと同様に働ける多様性を持たない企業は生き残りが難しくなるといえるでしょう。この多様な働き方を実現するために欠かせないのがペーパーレス化なのです。

▶詳しくは「業務効率化やオフィス環境の改善を実現したペーパーレス化、3つの事例」へ

時代の流れ

ペーパーレス化の変遷でも触れたように、日本ではこれまで何回かあったペーパーレス定着のタイミングをことごとく逃してきました。もちろんすでに導入している企業も少なくありませんが、導入に慎重になるあまり、二の足を踏む企業も存在しています。

しかし、インターネットの普及に伴うネットワークの進化やクラウドサービスの登場、スキャナーの低価格化や法律の整備など、ソフト面やハード面の準備は整っているのです。これに加えここまで説明したとおり、社会的にもペーパーレス化を後押しする状況は万全になりつつあります。

こうした時代の流れもあり、これまでは周囲で導入している企業が少ない、導入する必要性を感じないなどの理由で未導入だった企業も、導入を検討せざるを得なくなりつつあるのです。

ペーパーレス化によって得られるメリット

あらゆる企業にとって喫緊の課題となりつつあるペーパーレス化。では、実際にペーパーレス化によってどういったメリットが得られるのでしょう。ここでは、主なメリットを7つ紹介します。

1.業務効率化・生産性向上の実現

電子化された文書は紙文書に比べ圧倒的に管理・検索しやすくなります。すべてがパソコンのなかで完結するため、「自席から書庫へ移動し、必要な書類を探す」「年代や内容ごとにファイルを作成し、ファイリングして書庫に収納する」といった手間がまったくかかりません。

また、どこにいても閲覧や編集が可能になるため、「営業部の社員が日報を書くためだけに外出先から一旦、帰社しなければならない」「経理部の社員が請求書のハンコを押印するためだけに出社しなければならない」といった状況がなくなります。

これにより大幅な業務効率化が実現し、生産性向上にもつながるでしょう。

2.多様な働き方の実現による離職防止、求職者の増加

前項でも触れたように、ペーパーレスを導入すればいつでもどこでも働けるようになるため、育児や介護で退職せざるをえない社員の離職防止につながるでしょう。しかしペーパーレス化は離職防止だけではなく、求職者の増加も実現すると考えられます。

なぜなら、求職者にとってオフィス以外でも働ける選択肢があるかどうかは、企業を選択する際、重視するべきポイントの一つだからです。

2020年10月にエン・ジャパンが発表した「コロナ禍におけるミドル人材のリモートワークの実態」(注2)を見てみましょう。「新型コロナウイルス感染拡大以降、リモートワークを希望する求職者は増えたと感じますか」という質問に対して出た回答は、増えている「50%」、どちらかといえば増えている「49%」でした。

新型コロナ感染拡大以降、リモートワークを希望する求職者は増えたと感じますか。

こちらは、「ミドル世代に触れる転職コンサルタントに質問した調査」「新型コロナウイルス感染拡大という前提事項がある」といったやや限定的なデータですが、昨今の状況を踏まえると、重視するべきポイントのひとつになっているといえます。

3.セキュリティの強化につながる

「ペーパーレスを導入してテレワークを実施すると、外部から社内のサーバーにアクセスできるようになるため、セキュリティが不安」といった懸念を持つ人もいるでしょう。

しかし実際はその逆で、電子化した文書は紙文書に比べ、閲覧には細かい閲覧権限を設けたりパスワード管理を行ったりできるため、セキュリティ強化につながるのです。また紙では、現物を移動するため「コピー機に置き去りにする」「どこかに置いてしまってそのままなくなる」といった状況もありえます。しかし電子化していれば元のデータがそのまま存在するため、こうした状況を防げるのです。

4.感染症の対策になる

電子化した文書は、パソコンやスマートフォン、タブレットなど自分専用のデバイスで閲覧・編集を行います。そのため紙文書のように不特定多数の人間が触れる必要も減り、感染症対策の一環としても有効なのです。

また、現在のようなパンデミックの状況になっても、ペーパーレスを導入していればすぐにテレワークに移行し、人同士が接触せずとも業務が遂行できるようになるため、BCP(事業継続計画)の対策にもなります。

5.コピー機、FAX、プリンターなどの業務備品の購入、管理コストの削減

ペーパーレスの導入によって、印刷やコピーの手間が軽減します。また、FAXもウェブ上で完結できるように設定すれば、機器の購入やメンテナンスの手間、コストも削減。業務効率化に加え、固定費削減にも貢献します。

6.印刷、訂正印刷、ホチキス止め、配布などの手間が軽減される

「資料を印刷してホチキスで止めて配布」「間違いがあれば改めて印刷し直し、またホチキスで止めて再配布」といった手間が減ります。その時間をほかの業務に使えるうえ、会議時間の短縮にもつながるでしょう。

また、経理業務では、「請求書の印刷・押印・折り畳み・封筒詰め・郵送」といった手間がなくなります。請求書をパソコン上で作成したら、後はメールやクラウドサービス経由で相手に届けるだけです。これにより取引先が数十もしくは数百社あっても、わずかな手間で業務を完了させられます。

7.オフィスが整理整頓される

電子化により、紙文書が机やオフィス内で散乱しなくなるため、見栄えもよくなり情報漏えいリスクも軽減します。また、保管するための書庫を置く場所も必要なくなるので、そこをミーティングスペースや商談室などほかのスペースにしたり、経費節減で今よりも小さいオフィスへ移転したりするのも可能です。

ペーパーレス化によって生じるデメリット

次にペーパーレス化によって生じると考えられるデメリットについて見ていきます。

1.閲覧時の視認性が悪くなる

スマートフォンやタブレットといったデバイスは、基本的に元の紙文書よりもサイズが小さいため、視認性が悪くなる可能性があります。また、データ入力や複数の資料をチェックする際、同時に広げて見るにはデバイスが2つ以上必要になるため、作業をする場所によっては利便性に欠ける場合もあるでしょう。

2.自然災害やシステム障害で閲覧できなくなる場合がある

自然災害やシステム障害、停電などによって急に文書の閲覧ができなくなる場合があります。在宅勤務やモバイルワークの場合、閲覧がネット環境に左右されてしまうのでその点も注意が必要です。

3.取引先がペーパーレス化に対応していない場合がある

これまで説明してきたように、現時点ではペーパーレスを導入していない企業も少なくありません。そのため相手が紙の請求書やカタログを求めてくる場合もあり、同じ文書、カタログなどの二重管理が必要です。

4.気軽にメモを取れない

紙文書のように、ちょっとメモを取ったり付箋を貼ったりなどはしにくくなります。もちろん電子化されたフォーマットによってメモや付箋貼りが可能なものもありますが、基本的にそうした加工は難しいでしょう。

5.セキュリティリスクがある

電子化は紙文書に比べ、セキュリティの強化が可能というメリットを紹介しましたが、扱う人によっては高リスクとなる場合もあります。たとえば、「社外秘文書を保管したファイルにパスワードを設定せず、だれでも閲覧可能にしてしまう」「重要文書作成時に保存をかけ忘れ、間違って消失させてしまう」などです。

ペーパーレス導入・運用に失敗しないためのポイント

ペーパーレス導入、そして、運用時のメリット・デメリットを見ましたが、デメリットに関しては、企業や社員の対応でメリットに変換できるものもあります。要は「いかにしっかりとした準備をして始めるか」がデメリットを解消するためのポイントです。そのためにも次のような点に意識してはいかがでしょう。

ペーパーレス化の目的を明確にする

「オフィスの省スペース化」「テレワークの導入」「業務時間の短縮」など、ペーパーレス化されていないために解決しない自社の課題を洗い出し、ペーパーレス化の目的を明確にします。

目的に応じたシステムの選択

目的を明確にしたら、目的に合ったシステムを選択します。電子化を行ったり運用したりするシステムにはさまざまな種類があるため、システムを上手に選べばより目的を達成しやすくなります。

たとえば経理業務の効率化を目的として、ペーパーレスシステムを運用するとしましょう。その際、請求書の発行を電子化するだけでは、大きな効果は見込めません。より大きな効果を見込むには、請求書の受け取りもクラウド上で行え、管理まですべてをシステム上で完了させられるものを選択する必要があります。

可能な限り導入前に、現場にいる社員の声をしっかりとヒアリングし、何が問題で何を解決すべきなのかを明確にしておきましょう。

社員に対し事前の周知を徹底する

社員の理解がないとペーパーレス化は実現しません。そこで、事前に勉強会を開催し、一般的なペーパーレス化のメリット・デメリットをしっかりと説明します。そして自社で導入した場合、「どういった効果や問題点があるのか」「その問題点はどうやって解決するのか」までを説明し、理解が得られるよう進めるのです。

まずは一つの部署で試験的に始めてみる

いきなり全社で取り組むとトラブルが発生した際、業務が止まってしまうかもしれません。まずは一つの部署で試験的に始め、その効果を見つつ、導入部署を拡大していきましょう。

運用のルールを設定する

紙文書と電子化した文書では、作成方法はもちろん、管理や利用の方法も大きく異なります。これらを社員が理解していないと業務効率化は実現しません。そこで「ファイル作成・管理・保存・閲覧」などのルールを設定し、定期的にチェックするとともに、社員に対する教育も行っていくのです。

▶詳しくは「業務効率化や生産性向上を実現するためのペーパーレス導入・運用方法とは?」へ

ペーパーレス化に成功した企業事例

ここで1つ、実際にペーパーレスの導入に成功した事例を紹介しましょう。

玉野総合コンサルタント株式会社の事例

名古屋市に本社を置き、主にまちづくり、都市再生・整備など建設にかかわるコンサルティング業務を行う玉野総合コンサルタント株式会社では、「請求業務を紙ベースで行っているとチェックや押印に時間がかかり、月次決算に間に合わず、決算報告の精度が悪くなる」という課題を抱えていました。

また「1件につきA4サイズで9枚の書類が必要で、それをすべて郵送するためにコストも増大」といったような負担が掛かっていました。

それまでほかの業務ではペーパーレス化を進めていたものの、注文書、請書、請求書などは協力会社と取り交わす必要もあり、紙のままでした。しかし、テレビで請求業務の電子化を行うシステムを見た際、「自社の課題解決につながるのでは」と感じ、請求書の受取業務の電子化に取り組み始めたのです。

システム導入後は、もともと活用していた自社システムと連携させ、発行から締結まですべてを画面上で完結。別途提出が必要なものもボタンを押すだけでPDFを作成・圧縮し、一括アップロードを実現しました。

同社ではこれにより、印刷や封筒詰めにかかる時間の削減。また、承認業務も電子押印にしたため、業務効率は格段に向上しました。さらに、郵送料がなくなりコストダウンも実現したうえ、協力会社が返送する際もネットワーク上だけでのやり取りになるため、協力会社も郵送料がかからなくなるというメリットが生じたのです。

▶その他の事例は「業務効率化やオフィス環境の改善を実現したペーパーレス化、3つの事例」へ

ペーパーレス化は長期的な視点で進めていくことが重要

IT技術の進化や時代の流れ、感染症対策などさまざまな面でメリットを享受できるペーパーレス化。しかし紙からデジタルへの移行は、これまでのあらゆるビジネスの質を変えてしまう可能性もあります。そのために多くの企業が導入に慎重になり、その結果が現状の普及率の低さに表れているのではないでしょうか。

ただ今後は、請求書の完全デジタル化の流れも本格的になっていくでしょう。これまで難しいと思われていた帳簿、証憑の電子化も法改正や時代の流れにより当たり前となり、業種や部署にかかわらずペーパーレス化は避けては通れないものになっていくと予測できます。

そうした意味でもいざとなってから慌てなくてもいいよう、今から長期的な視点でまずは一つの部署からペーパーレス化を始めてみてはいかがでしょう。そこから徐々に拡大していくと、ペーパーレス化の成功確率が高まると考えられます。

出典:
(注1)ペーパーレスに伴う2020年度予算|ペーパーロジック株式会社
(注2)コロナ禍におけるミドル人材のリモートワークの実態|エン・ジャパン

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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