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消込とは? エクセルでは限界も。経理を圧迫する煩雑な業務が改善できる、システム化のメリット

2020/10/16
経理知識

消込とは? エクセルでは限界も。経理を圧迫する煩雑な業務が改善できる、システム化のメリット

経理業務の重要な位置を占める「消込」のタスク。煩雑な手間が発生するため、経理担当者の「正確性」や「スピード」を要する業務だが、一方で、最も効率化しやすい部分ともいえる。システム化により、消込にかかる時間の約98%を削減できるシステムも登場している。積み残しにされてきた消込の作業は変えられるのか? 消込の作業をおさらいしながら、システムでの業務効率化の可否についても考えていきたい。

消込とは?

企業間の商取引では掛け売りが一般的。その際、売上と同時に発生する後払い分は、ひとまず売掛金として計上される。消込とは、取引先から入金された記録と売掛金データを照らし合わせ、入金の確認された売掛金データを消し込んでいく作業のこと。帳簿上で、消し込まれた売掛金は、現金貯金に仕訳されることになる。消込は、この代金後払いによる売上と入金のタイミングのずれを、正しく解消するための重要な処理である。また、消込には、代金が入金されたときに行う「入金消込」、代金を支払ったときに行う「支払い消込」がある。

入金消込のフロー

作業手順をみていくと、まず取引先から入金があったことを、銀行口座やネットバンクから振込入金明細をダウンロードして確認することから始まる。次にそのデータと、エクセルなどで管理された売掛金のデータとを目視によって突き合わせていく。入金が確認できない場合は請求先に確認や督促を行う。最終的に会計ソフトに入力し経理処理が完了する。

売掛金が請求金額通りに回収できているか、回収の遅れが出ていないかを把握するための入金消込という作業。請求した売掛金が入金される日は取引先によって異なり、銀行振込など入金方法もさまざま。そのため、個別対応の必要性が発生するケースが少なくない。

例えば、振込名義と請求名義が異なる場合。銀行振込の名義はカタカナで記載されるため、目視で照合する場合はミスが発生しやすい。そもそも、取引先の都合で異なる名義が使われているケースもあり、より注意が必要だ。また、請求金額と入金金額が異なる場合、複数の請求書を合算して支払われるケースもあるので、各部署の担当者や取引先に問い合わせる必要も出てくる。

入金消込の問題点

入金消込の経理部門における負担は大きく、月次決算の締めが遅れる原因のひとつにも挙げられている。その要因は個別対応の多さと、ミスのない細心の注意が必要となる点だ。例えば、回収できていない売掛金をそのままにしておくと、時効となり債権が取り消されてしまう場合もある。また、入金されているにも関わらず、再請求してしまうなんてことも起こりかねない。入金が遅れていたり、入金額が売掛金と合わなかったりした場合、取引先へ問い合わせなければならない。帳尻が合わなければ、ミスを探すため想定外の時間がかかってしまうこともあるだろう。

また、入金消込は、正確性とスピード感が必要な作業であることから、経験値の高い限られた担当者に仕事が集中してしまうということも問題点の一つとなっている。

そうした現場の苦労とは裏腹に、利益には直接結びつかないため費用がかかるシステム化には至らず、従来通り人力で乗り切っているというところも少なくない。しかし、入金消込はアナログな作業ボリュームが多い分、システム導入によって、大幅な効率化、時短化が図れるうえ、結果的には経営の安定化やコスト削減の可能性もある。

入金消込の方法

エクセルを使ったメリット・デメリット

入金消込は効率化のため、手軽に使えるエクセルを利用する場合が多い。エクセルの機能である、計算や関数、フィルタ機能による絞り込みで、請求先ごとに入金日管理や金額管理ができる。また、マクロを使えば、繰り返し行う作業を登録することで自動化することも可能だ。

設定によって、複雑な処理が可能になるエクセル管理だが、一方でデメリットもある。まず、マクロなどの設定により、管理が複雑になるため、属人化しやすい。また、最終的なチェックは目視に頼らざるをえず、アナログでの作業が完全になくなるわけではないため、ヒューマンエラーが発生する可能性がある。取引規模が小さいうちはエクセルでも管理できるかもしれないが、規模が大きくなるほど、管理は煩雑になり難しくなる。入金消込システムなど、外部のシステムを利用することも検討したい。

入金消込システムとは

効率化、時短が期待できる入金消込システムとは

入金消込システムとは、金融機関と連携し、出入金データの取り込みと入金消込が自動化される仕組みのこと。入金消込の作業だけではなく、会計ソフトとの連携などにより、これまではバラバラに管理していたものを一元化することができる。最近では、学習機能のあるRPA(Robotic Process Automation)ツールによる自動化サービスも注目されている。

具体的にはこれまで手作業、目視で行っていたことが自動化できる。
・入金データを手動で収集する作業
・入金情報の照合
・仕訳情報の入力
・売掛金残高の確認

システム導入のメリット

システム化の大きなメリットは、さまざまな工程が自動化できるため、時短の実現やヒューマンエラーを防ぐことができること。さらに、これまで、ベテランに頼ることも多かった作業の属人化を避けられる。また、請求から入金まで、お金の流れがデータ化されるため、常に経営の現状を把握できるようなり、キャッシュフローの見直し、改善にもつながる。

入金消込システムを選ぶポイント

入金消込システムを導入する方法には、入金消込に特化した「入金消込システム」、請求業務のフローのひとつとして入金消込サービスが組み込まれている「決済代行サービス」、オプションとして入金消込機能が付属している「会計システム」を利用するなど、さまざまある。

システムを選ぶポイントは、どの範囲まで利用したいかによる。使いやすいのは、請求業務を広範囲でシームレスに使えるシステムだ。また、すでに使っている会計ソフトがあれば、それと連携しているかもチェックポイントとなる。

請求書業務をシームレスで完結できると注目されているのが『BtoBプラットフォーム 請求書』だ。企業間で受け渡しする請求書を電子データ化することで、請求書業務にかかるコストを大幅削減し、時間短縮、ペーパーレス化ができるシステムで、入金消込機能も搭載している。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の入金消込は、銀行口座の入出金データをリアルタイムで自動取得するため、銀行口座の入金情報と会計データを突き合わせする消込作業は不要になる。また、学習機能により、一度行った消込作業を学習し、2回目以降は自動で消込が可能になる。未入金の督促も同システムから行え、督促状況も確認できる。

多くの時間と労力が費やされてきた入金消込の作業の98%を削減可能なBtoBプラットフォーム 請求書。入金消込作業の効率化のために、ぜひ導入を検討してみたい。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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