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[2020年度改正]電子帳簿保存法を「知っている」のは2割に留まるも、帳簿書類の電子保管は7割が「積極的に取り組む」意向

2020/10/01
経営戦略

2020年4月に緊急事態宣言が発令されてから、テレワークの利用は大きく拡大した。7月には、政府が経済団体と共同で「脱ハンコ」を進めることを宣言し、さらにテレワーク化を後押ししている。

一方、緊急事態宣言解除後は、オフィスワークへ戻る動きもみられた。テレワークの頻度が減った理由として、7月にインフォマートが行ったアンケートでは、「紙の書類が多い(27.5%)」「IT設備・環境が整っていない(15. 8%)」という回答が多く挙げられた。依然として「紙の書類」がテレワークのネックになっている現状が見えてきた。

2020年10月1日に、オフィスのペーパーレス化を企図した「改正・電子帳簿保存法」が施行され、電子での保管要件が緩和された。さらに2023年10月にはインボイス制度が開始され、より一層IT化の必要性は高まってくる。この機運に乗じてオフィスの電子化は浸透するのか。電子帳簿保存法の改正直前に、ビジネスパーソンの制度理解・浸透と取り組み状況についてアンケートを実施した。

【アンケート概要】
調査方法:Webアンケート  調査期間:2020年8月19日~21日
調査対象:全国のBtoBプラットフォームユーザー  有効回答数:2,101件


約7割が帳簿書類の電子保存に関心を持っている

「関心を持っている」と答えた7割近くが、現状での「紙」の保存に課題を感じていることが推測できる。電子保存によって、手間や時間を削減できるのではないか、業務効率化への期待を寄せていることが感じられる。

関心はありながらも、半数が電子保管をしていない

実際に、PDF等で電子保管をしていると答えた方は48.7%だった。約半数が、紙での保存を継続していることになる。

先の質問では7割が電子保存に関心があると答えていた。関心を持ちながらも実際には電子化できていない層が多くいると考えられる。電子化できない理由はどこにあるのだろう。

PDFと電子データのやり取りの違いを知らないが約7割

紙の帳票をスキャンなどでPDF化したデータと、システムなどを利用した電子データでは、やり取りの規程が異なるが、そのことはあまり周知されていないことがわかった。

PDFと電子データのやり取りの違いについては、電子帳簿保存法によって定められている。2020年10月の電子帳簿保存法の改正では、クラウドサービスの普及を促進するための見直しとして、クラウド上の取引データの授受の要件が緩和された。

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電子帳簿保存法を知っているは2割以下

全体でみると、電帳法を知っている人は18.1%にとどまり、「聞いたことはある」を含め、電子帳簿保存法をあまり知らないと答えた人が81.9%が占めた。電帳法がビジネスパーソンに周知されていないことがわかった。

財務・経理でも知っているは約3割にとどまる

財務・経理部門だけでみると、知らないと答えた方は、全体の結果より9.5ポイント減った72.4%だった。

さらに、財務・経理部門の役職者でみると、知らない割合は61.1%に減る。

財務・経理の専門になるほど、電帳法についての知見があることがわかったが、いずれにしても知見がある方は4割弱にとどまった。

電子保管に積極的に取り組みたいが7割

「簡単に」という条件付きだが、7割が電子保管に積極的であることがわかった。先の電子保管化を問うアンケートでは約5割が「電子保管ができていない」だったことを考えると、「簡単ではない」と考える層がいると考えらえる。

電子保存に取り組みたいという要望をもちながらも、実際は法制度理解の不足や取り組みへの心理的なハードルがあるのだろう。理想と現実のギャップをどう埋めるかが電子化への突破口としてポイントになる。

スキャナ保存以外にも保管方法があることは周知されていない

請求書を電子保管する際、スキャナ保存以外にも保管方法があることを知っていると答えた人は23.2%にとどまった。

「電子帳簿保存法を知っている」と答えた方に絞ったところ、スキャナ保存以外にも保管方法があることを知らないと答えた人は41.6%だった。76.8%の全体に比べると割合は下がるが、スキャナ保存以外の保管方法については知っていない層が一定数いた。

電子帳簿保存法=スキャン保管という認識がいまだ高いと推測できる。

税務署への申請有無について、知らないが85%

電子帳簿保存法には、税務署への申請が【必要】なものと【不必要】なものがあるが、知っているは14.7%にとどまった。「電子帳簿保存法を知っている」と答えた方でも、53.0%が税務署の申請有無について知らないと答えた。

税務署への申請というひとつの手間が、電子保管へのハードルとなっている可能性が考えられる。ただし、システムが電子保管の要件を満たしている場合は、税務署に申請書を提出する必要はない。

実は心理的な抵抗感だけがネックの場合も多い

電子保管を実施するにあたっての課題について聞いた。メリットとデメリットを検討しながら、改新することに慎重になっている様子もうかがえる。また、心理的な抵抗感を挙げる声も少なくない。

帳簿書類の電子対応を検討されている場合、電子保管を実施するにあたっての課題を教えてください。

・社判の押印をどうするか
・IT投資に対して会社が消極的。
・セキュリティの強化
・パソコンが壊れたときなどのデータの紛失
・受け取る各社の帳票フォーマットが統一されていない。
・社内への周知。社内規定の作成。
・取引先からの請求書の電子提出の協力が得られるかどうか。
・弊社に電子保存活用するメリットがどれだけるのかわからない。
・慣れないと余計時間がかかる。
・紙への依存心 電子帳簿への抵抗感
・対応のための費用と時間、コストが問題です。

9割近くが、電子帳簿保存法が10月に改正されることを知らない

10月の改正を、全体では88.3%、財務・経理では79.4%の人が知らなかった。

電子帳簿保存法は1998年に施行されて以来、IT化する時代背景に合わせて何度か改正し、規制緩和してきた。2005年のスキャナ保存制度の導入がインパクトがあったため記憶をとどめている方も多いが、その後も改正を重ねており、電子帳簿保存法はスキャナ保存だけにとどまらない。2020年10月の4度目の改正では、クラウド上の取引データ授受の要件が緩和されたため、導入しやすくなった。

インボイス制度の認知度は3割にとどまる

7割がインボイス制度を知らなかった。また、その開始時期を8割が知らないと答えた。開始時期を知っているのは19.4%で、準備しているのは9.3%だった。まだ先のことと考えられていることがうかがえる。

適格請求書等保存方式、いわゆるインボイス制度は、2023年10月から導入される。インボイス制度の導入により、会計処理や証憑の保存が厳格化するため、電子化の推進が重要となる。

まとめ

2020年10月に電子帳簿保存法が改正され、2023年にはインボイス制度が開始する。今後も、電子取引は加速度的に広まっていくと予測される。電子化という時代の潮流に乗り遅れないためにも、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応したシステムの導入で、体制を整えておきたい。

Web請求書クラウドシステムの『BtoBプラットフォーム 請求書』は、システム上のやりとりがそのまま電子取引データとして電子保管できるため、税務署への申請が不要だ。また、インボイス制度(適格請求書)のレイアウトにも対応し、インボイス制度開始後もそのまま利用できる。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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