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経理でもテレワークできる!月次・四半期決算を在宅で行ったインフォマート経理に聞く

2020/07/20
業務効率化

経理でもテレワークできる!月次・四半期決算を在宅で行ったインフォマート経理に聞く

新型コロナウイルス感染拡大防止で広まったテレワーク。緊急事態宣言解除後もテレワーク定着へ向けた動きは広がっている。東京都は今後、独自ルールを策定し、都内企業に年間就業日数のうち1/4をテレワーク勤務とするよう促すという。ただ、テレワークの実施状況は会社によってはもちろん、部署によってもばらつきがある。特に経理・財務部門は全体平均に比べてテレワークの利用率が低いというアンケート結果もある。

紙の書類の処理が多い、ハンコが必要で出社せざるをえないといった課題で、「経理でテレワークは無理だ」と諦めてしまうケースもあるようだ。では、実際にテレワークを実現させている経理部門は、どのように業務を行っているのだろうか。コロナ禍で急遽、テレワークによる月次決算に取り組んだ、インフォマートの財務・経理部 経理課長、今井陽介氏に実態を聞いた。

四半期決算業務もテレワークで対応可能

Q.経理部門のテレワーク実施状況を教えてください。

緊急事態宣言前の4月1日から東京の本社オフィスが閉鎖され、原則在宅勤務となりました。経理課のメンバー4人も、基本的に全員テレワークで業務にあたっています。

Q.四半期決算もテレワークで対応できたと聞きました。

はい。実務担当は4月に1日も出社せず決算報告書を作成し、3月度の月次決算及び第1四半期決算発表は予定通り4月30日に完了しています。あわせて第1四半期決算の監査法人対応(四半期レビュー)も在宅勤務で問題なくできました。

Q.監査対応は、通常ですと公認会計士が来社して行いますよね?

そうですね、弊社は監査法人トーマツにチェックを受けています。今回は公認会計士とデータを共有し、メールのやりとりやビデオ会議などで問題なく対応できました。5月以降も原則テレワークは続いており、第2四半期の監査も同様の形で進んでいます。

Q.税務申告書の作成や、税理士対応業務はどのように行いましたか?

税理士はコロナ禍以前から在宅勤務を導入しています。税務申告は年に1度の業務で全社テレワークになる前の2月時点で終了しており、基本的にはデータ共有やメール、電話のやりとりで特に問題はなかったです。


経理がテレワークできた業務、できなかった業務

Q.テレワークで対応できた業務を教えてください。

実際に、経理業務でテレワークでできたもの、できなかったものをまとめました(下の表を参照)。現金や切手などの実査、押印が必要な場合や紙で届く書類の処理といったものは、テレワークではできません。とはいえ毎日頻繁に発生する業務ではないので、週に1度、1人が出社して対応しています。

[経理業務のテレワーク対応一覧]

○:対応できた △:一部対応できた ×:対応できなかった

作業内容 テレワーク対応
日々の業務 預金の入金・支払管理
現金の入金・支払管理 ×
クレジットカードの管理
金融機関提出書類への押印 ×
社内申請書類の確認・承認
取引先との契約
経費精算書の確認
取引先から受け取った請求書の確認
経理が使用する各種システムのマスタ更新
毎月の業務 会計処理(仕訳業務)
月次決算報告書の作成
売上やコストなど増減分析(予算比・前月比・前年比等)
実査(現金の残高確認、商品等の棚卸) ×
取引先や従業員(経費精算関係)への支払
税金の納税
売上(契約情報)の管理、口座振替手続きなど
請求書の発行
債権管理(顧客からの入金状況の確認)
提携先(代理店・パートナーなど)への報告資料の作成
四半期末・決算期末の業務 決算報告書の作成
監査対応
税務申告書の作成
税理士対応

こうしてみると、ほとんどの業務がテレワークで順調に行えているようですが、もともとテレワークを利用していたわけではありません。コロナ禍以前はリモート環境こそ整っていたものの実証実験で一部導入していた程度で、実際はうまくいっていませんでした。


これまでテレワークができなかった理由

Q.なぜテレワークできなかったのでしょうか?

やはり、テレワーク勤務とオフィス勤務で若干の不公平感が生じる部分です。オフィス勤務の負担が増すわけではないものの、一部の人だけ通勤のストレスがない状況は平等じゃないと感じてしまうんですね。浸透には現場サイドでマインドの打破が必要でした。新型コロナウイルスがきっかけというと語弊があるかもしれませんが、思い切ってやってみると意外と良かった、意外とできた、という状況です。

Q.一般的に、経理のテレワークは難しいという声も聞きます。

おそらくもっとも大きいのは、イメージだと思います。紙の書類が多いし、長年の慣習やまわりの雰囲気もあって、最初から無理だと決めてかかるところがあるのではないでしょうか。確かに、紙の書類の処理や、押印による承認フローといったテレワークでは対応できない業務はネックになります。でもそれを、「だから無理」とできない理由にするのではなく、改善したり省力化したりできるところはないか、業務プロセス自体を見直してみることも必要です。

コロナ禍はひとつのきっかけだとしても、これから働き方はますます多様化します。もともとテレワークは働き方改革の一環で推進されてきました。withコロナ時代といわれる今後の世界でも、いかにリモートで可能な仕事を増やすかがポイントになってくると思います。


経理のテレワークを支えるツールとポイント

Q.経理業務をテレワークで行うためにどんなツールを使いましたか?

これは手前味噌で大変恐縮ですが、『BtoBプラットフォーム 請求書』があって本当に良かったと感じました。2016年から利用していますが、コロナ禍により、ここまで世の中の環境が変化するとは思っていませんでしたし、電子請求書は取引先のご理解があってはじめて成立するため、最初にご登録していただく必要上、世の中に広く普及するには一定の期間が必要と考えていました。

しかし、withコロナ時代において電子化に移行しない理由が無くなりました。一度登録すれば、『BtoBプラットフォーム 請求書』、『BtoBプラットフォーム 契約書』とその『ワークフローシステム』で帳票類の電子データ化ができ、確認・承認・支払手続き等がWeb上で完結します。これらが紙のままだったら、感染リスクを抱えながら出社せざるをえなかったでしょう。

また、請求や入金を管理する財務課においても『BtoBプラットフォーム 請求書』の貢献度は大きく、インターネットバンキングと併用した活用により経理課同様にテレワークに移行することができました。結果として、前もって電子データ化していたことでスムーズなテレワークが実現できたと痛感しています。

紙で残りがちな請求書の電子化は、経理部門のテレワークに必須です。Web請求書クラウドシステム『BtoBプラットフォーム 請求書』詳しくはこちら

もっとも、すべての帳票が電子データ化できているわけではありません。月に20枚前後は紙の請求書も届くので、それは週1度の出社の際にスキャナーでPDF化して『BtoBプラットフォーム 請求書』に登録しています。その際の電子データ化は、AI-OCR(紙の請求書をスキャンし、自動で請求書データを作成するサービス)を利用しています。手書きや社判が重なった部分の文字も正確に読み取る高い精度で、手で入力するより圧倒的に早く効率的です。うまく活用できれば請求書の受取業務がさらに効率化し、月次決算を1日でも早く出したい現場感覚にマッチすると思います。

Q.テレワークの際に心がけるべきポイントやルールはありますか?

毎日、朝と夕方の2回、ビデオ会議ツールを使ってミーティングを行っています。進捗状況を共有するのが目的ですが、メインは雑談です(笑)。在宅勤務は孤独になりがちですし、実際会えないだけに、コミュニケーションが大事になっています。

テレワーク開始当初は、ちょっとしたことが聞きたくても「今、声かけていいタイミングだろうか」とためらってしまうこともありました。でも、慣れてくると適応するものですね。ビデオ通話は思ったより気軽にできるし、ビジネスチャットツールもあります。遠慮している場合でもないですし。

顔がみえない分、情報共有は細かく行い、普段よりも早いレスポンスを心がけるようにしています。財務・経理部全体ミーティングもビデオ会議で完結します。

弊社の財務・経理部門のテレワーク実施率は、現状では95%です。この、テレワークできていない残りの5%は案外大事で、「完全なるテレワーク、100%の電子化を目指すのは無理だよね」という心の持ちようは前提としてあるといいかなと思っています。週に1日くらい出社が必要なのは現実的ですし、無理やりテレワーク率の向上を目指しても長続きしない気がします。出社と在宅勤務を柔軟に取り入れた、いわば「持続可能なテレワークへのシフト」が、コロナ後の多様化する働き方で求められていくだろうと感じています。


ニューノーマルな経理業務のあり方は「見える化」

Q.これからテレワークに取り組む経理部門へのアドバイスはありますか?

我々もまだ改革なかばで改善すべきところも多く、大きなことは言えません。リモート環境もシステム開発部門や総務部門などの協力があってのことです。感謝しているし部署を超えた連携は不可欠だと感じています。未知のウイルスという未曾有の危機を前に、会社の方向性がしっかり示されたのが大きかったです。

もしテレワーク導入に迷いがあるなら、まずマインドを変えてみるところからですね。思い切ってやってみれば、案外できるし何が課題なのかも見えてきます。最も大事なのは「見える化」です。請求書も、承認も、書類も、仕事内容も、コミュニケーションも、常に具体的に客観的にとらえられる仕組みの構築は、テレワークに限らず新しい働き方のポイントになる気がしています。

緊急事態宣言下で在宅勤務が増えたこともあり、これまで紙の請求書だった複数の取引先が、電子請求書へ切り替えてくださったのが印象的です。新規の取引でも電子請求書を選ばれる企業がいくつもありました。請求書の電子化に社会的な後押しを感じます。電子請求書が経理業務の“ニューノーマル”になる、今はその過渡期にあるのではないでしょうか。

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