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電子請求書とは? 導入のメリットとポイントを解説

2020/07/06
経理知識ピックアップ

電子請求書とは? 導入のメリットとポイントを解説

テレワークの普及にあわせ、これまで紙でやりとりしていた書類の電子化に注目が集まっています。電子請求書もそのひとつで、導入による経理業務の効率化が期待されています。電子請求書とは何か、導入前に知っておくべきタイプ別の特徴とメリット、デメリット、導入時のポイントを解説します。

電子請求書とは

紙に印刷して郵送していた請求書を電子データ化し、メールやWeb上でやりとりできるようにしたものを電子請求書といいます。請求書を電子化することで、発行にかかる作業時間や郵送コストなどを削減でき、受け取る側も発行されたらすぐに確認できるといったメリットがあります。関連法である電子帳簿保存法の要件を満たせば、文書の保存が電子データでも認められるようになり、紙の原本の保存が不要になるため、企業間の取引でも電子請求書の導入が増えてきました。また、昨今では経理業務をテレワークで行う際には欠かせない仕組みとして注目されています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、法人税法や所得税法等で基本的に7年間の保存が義務づけられている国税帳簿関係書類の特例法で1998年に施行されました。紙の原本の保管にかかる負担を軽減するため、何度か改正により規制緩和されています。2005年には、スキャンによる電子保存が、さらに、2015年及び2016年には、スマートフォンで撮影した画像の保存も認められるなど、利便性の向上が図られました。2020年10月には、さらなるペーパーレス化推進のため、発行者のタイムスタンプがあれば、受領側のタイムスタンプが不要になるなど、電磁的記録の保存要件が緩和されます。

なお、紙で発行した取引関係書類の控えや、紙で受け取った取引関係書類をスキャナでデータ化して保存する場合は所轄の税務署長等に事前申請の上、承認を得る必要があります。一方で、プラットフォーム上で電子データのやりとりを行うような電子取引のデータの保存は、タイムスタンプの付与や、社内規程を整備した運用であれば税務署への申請は不要です。

▶電子帳簿保存法とは?対象書類・保存方法から導入時の疑問を解説

ただ、電子請求書サービスによっては電子帳簿保存法に対応していない場合もあります。データ保存を見据えて請求書の電子化を検討している場合は注意が必要です。

電子請求書のメリット

作成・郵送・保管にかかる手間とコストを削減

月末月初の繁忙期に、印刷した請求書を折って封詰めし、郵送するといった単純作業へ人手を割かなければならないのは、経理部門の共通課題です。取引先が多ければ多いほど手間も時間もかかり、原本の保管場所も必要になります。

電子請求書なら画面上で発行が完了し、発送作業が不要です。紙で受け取りたいと希望する取引先には、請求書の印刷・郵送を代行するオプション機能を持つサービスもあります。

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検索性にすぐれ、紛失のリスクもなくせる

業務上、紙の量が多い経理部門は、膨大な量のファイルの中から必要な書類を探しだすのも大変な作業です。電子データで保存すれば検索ですぐに取り出すことができ、紛失する心配もありません。

スムーズな承認フローや脱・押印が実現

基幹システムと連携させてデータを取り込めば、転記ミスのようなヒューマンエラーは起きないため、金額のダブルチェックなどにかける時間を減らせます。発行の承認は出張先のスマホからでも可能なので、不在がちな上長のハンコを待つ必要もありません。フローは画面上で確認でき、どの段階で止まっているのか一目でわかり、コメントをつけてやりとりすることも可能です。

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取引先の受取状況を可視化できる

電子請求書なら、発行した請求書を取引先が開封したかどうかもわかります。システムによっては開封や入金確認を促す機能もあり、利用することで未入金を防げます。

改ざんのリスクをなくし内部統制を強化

クラウド上で授受と保存を行う電子請求書は、外部からデータの書き換えができず、変更箇所は履歴で残ります。発行側と受取側の双方で同じ請求データを確認でき、郵送で起こる不達や紛失といったリスクも減らせます。

正しいプロセスで電子化されたデータは紙の書類より信憑性が高いと見なされ、今後は内部統制の評価や税務調査で優遇される制度も整備されていく見通しです。

関連コラム:電子帳簿保存法の規制緩和で進む電子取引。2020年こそ電子請求書元年へ

差し戻しや再発行に電子請求書なら即対応が可能

受取側にとっても、取引先が発行した請求書がすぐに電子データで手元に届くのは大きなメリットです。

郵送だと時に「送った・送ってない」トラブルが発生してしまいますが、電子請求書なら取引先がいつ発行したのか、社内のどこに届いている、止まっているという状況が画面上で確認できます。

また、もし請求内容に不備があった場合も、すべての作業を画面上で完結させることができ、修正内容は即反映されます。紙の書類のように、連絡したうえで一度送り返し、訂正された書類を改めて郵送されるのを待つ必要はありません。

受け取った請求書の仕訳入力を効率化

学習機能のあるシステムを利用すれば、一度入力した勘定科目は翌月から自動で反映され、転記ミスのおそれもなく入力業務を省力化することができます。データは会計システムにそのまま取り込め、承認リレーも可視化されるので、業務効率は飛躍的にアップします。

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月次決算の早期化が実現

請求書の受取状況を可視化し、入力作業の削減や確認業務、部内承認を効率化することで数字を早期に確定させることができます。月次決算の早期化で精度の高い分析と損益管理が実現し、経営戦略の見通しに大きく貢献することが可能です。 

導入は自社にあったシステム選びを。電子請求書の注意点

導入する側の都合にあわせるイメージ

電子請求書の導入には、取引先の同意が必要です。サービスによってはシステム利用料が発生する場合もありますし、電子データで受け取った請求書を結局紙に出力する企業には、印刷コストや手間をかけてしまうかもしれません。「なぜそちらの都合に合わせないといけないの」と思われる可能性もあります。

個別の対応が難しい

電子データの請求書は、それまで使ってきたフォーマットを変更して統一させる必要があります。取引先によっては独自のフォーマットがあるかもしれませんが、個別の対応はできません。

インターネット環境が必要

IT化が進む社会とはいえ、家族経営の小さな事業者や昔ながらの職人といった、パソコンに馴染みのない取引先もまだ多い状況です。先方がパソコンもスマホも持っていない、操作の仕方もわからない場合は、同意を得るのが難しいかもしれません。

電子請求書の3つのタイプ

電子請求書サービスは提供する事業者ごとに特徴があります。電子請求書のタイプによって得意なこと・苦手なことが異なるため注意が必要です。

電子請求書の主な種類

タイプ メール配信型 PDFダウンロード型 電子データ型
特徴 請求書(PDF)をメールに添付し送信するツール クラウド上に請求書(PDF)をアップロードし送信するツール クラウド上で請求書を作成し、発行・受取できるツール
セキュリティの担保
検索性 ×
保存は数カ月
取引先の受け取り状況の把握 ×
ダウンロード状況を把握

未確認の取引先へ一括で催促可能
ペーパーレス化 ×
請求書への押印 必要 必要 不要
印影の登録が可能
電子帳簿保存法対応 未対応のため紙での保管が必要 発行側は要件を満たせば紙の保管は不要
受取側の電子保存のハードルは高い
発行側、受取側ともに要件を満たせば紙の保管は不要
ただしサービスによっては未対応の場合も
テレワーク対応
事業規模 個人事業主、中小企業 中小企業 中小~大企業

近年はクラウドサービスが伸長し、インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 請求書』のような「電子データ型」を導入する企業が増えてきました。電子データ型も、サービスによってできること・できないことが異なります。たとえば、請求書の受取業務も電子化でき、支払通知書の発行ができるのは『BtoBプラットフォーム 請求書』の特徴のひとつです。製品の比較検討の際には自社の希望に沿った機能があるか確認しましょう。また、多くの取引先がすでに導入しているサービスなら、取引先への案内もスムーズに行うことができます。

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失敗しない電子請求書導入のポイント

取引先のメリットをしっかり伝える

導入にあたって最も気がかりなのは、取引先の反応でしょう。注意点の項でもお伝えしたように、請求書の電子化は導入側の都合だと受け取られがちです。しかし本来、発行・受取の双方にとってメリットがあるのが電子請求書です。履歴が残る確実なやりとりは、お互いのストレスを減らし、コスト削減や業務時間の短縮につながります。また、属人化しがちな作業の平準化や承認フローの可視化で、内部統制強化も実現します。

きっかけは受動的な導入だった企業でも、電子化を機に業務フローを見直して、効率化につながった事例は数多くあります。電子データの活用による上記のようなメリットが伝われば、賛同は得られやすいでしょう。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の場合、導入企業から請求書の受け取り・発行を依頼される企業は無料で利用できるため、取引先の負担が少ないのも特徴です。

最初から100点満点の電子化を目指さず、柔軟に対応する

取引先の独自フォーマットに合わせないといけない、インターネット環境がないといった理由で、電子化後も個別対応が必要なケースは残るでしょう。また、どうしても郵送がいいと希望する取引先少なくないはずです。その場合は個別に送るといった柔軟な対応が必要です。

郵送作業はアウトソースもできますし、電子請求書サービスによってはアップロードした請求データをハガキに出力し代行で郵送するオプション機能もあります。おおむね、アウトソースより低コストで発送作業をなくすことができます。

経理部門がテレワークでもっとも必要性を感じるクラウドサービスが電子請求書だというアンケート結果もあります。新型コロナウイルス感染拡大の防止でテレワークが広まる中で、紙やハンコが必要な旧来型の業務を見直そうという機運も高まりました。

これから多様化する働き方の中で、より効率的に成果を上げていくためにも、電子請求書による業務改善に取り組んでいきましょう。
 

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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