TOP>お役立ちコンテンツ>電子請求書TIMES>テレワーク時代の情報管理は「社内ルールの整備」が重要に。BCP対策としての期待も
SEARCH 検索

テレワーク時代の情報管理は「社内ルールの整備」が重要に。BCP対策としての期待も

2020/06/10
経営戦略

テレワーク時代の情報管理は「社内ルールの整備」が重要に。BCP対策としての期待も

新型コロナ感染症対策として急遽テレワークを検討・導入した過程で、書類などの資料の電子データ化や保管場所の課題が浮き彫りになった企業も多いのではないだろうか。テレワークなどの柔軟な働き方を可能にする書類の電子化は、今後加速することだろう。

また、震災など自然災害に対するBCP(事業継続)対策としても、重要データ(情報資産)の安全を担保する備えが必要だ。増大化し続ける電子情報を、資産として安全に保管できる環境作りが急務となっている。

今回、「重要データ(情報資産)」の管理方法についてアンケートを行った。その結果から浮かび上がった現状と課題を紹介する。

【アンケート回答者の内訳】
BtoBプラットフォームをご利用中の方400人

【調査概要】
◆調査方法:メール送信によるアンケート調査
◆調査内容:重要なデータ(情報資産)の管理方法
◆調査期間:2020年4月27日~30日

社内で保管対象としている「重要な情報資産」は?

現在、社内で保管対象として管理している重要な情報資産について聞いたところ、「文書・書類データ」が最も多く94.5%の回答があった。多くの企業が文書・書類・帳票類の電子データ化に取り組んでいる様子がうかがえる。3位には「図面データ(39.3%)」、4位「画像データ(37.5%)」と続き、比較的容量の大きいデータ保管の必要性が高まっている。


情報資産の保管・保存方法を教えてください

情報資産の保管・保存方法は、旧来からの「ファイルサーバー」で保管している企業が64.0%と最も多く、「文書管理システム(30.8%)」「クラウドストレージサービス(27.5%)」「情報共有ポータル(21.3%)」などのクラウド系システムがそれに続いている。

今後、増加が見込まれる情報資産の種類は?

今後、増加が見込まれる情報資産が「ある」と回答したのは、24.0%だった。増加を見込む情報資産の種類は、「文書・書類データ」の回答が84.4%と最も多かった。紙の書類や帳票類を電子データに置き換える流れは今後も加速していくだろう。一方、「画像データ(41.7%)」「図面データ(35.4%)」などを挙げる企業も多く、企業活動で生まれる情報資産の大容量化傾向が見てとれる結果となった。


重要な情報資産を守るうえで感じているリスクは?

記憶に新しい集中豪雨や地震などの「自然災害(67.5%)」や「システム障害(57%)」によるデータの消失に危機感が持たれている。また、「外部への情報の流出(54%)」や「データの改ざんや悪意のあるデータ削除(25%)」など、多くの方がデータの保全性やセキュリティに課題を感じていることがわかる。

現在の情報資産管理に関する課題を教えてください

情報資産の保管について「課題がある」との回答が43.3%を占めた。課題の内容は、7割以上が「部署や個人それぞれがデータを格納しているなど、データ整理が不十分」と答えている。多くの企業で組織的・体系的な管理ルールが定まっておらず、情報の管理が部署ごとや属人化していることがわかる。また、重要資産のデータ量増加に対する課題を感じつつも、管理すべき情報資産の全体像が掴めず、整理ができていない実態が浮かび上がってきた。情報資産管理のルール・基盤を作ることが、企業にとって重要な課題となっている。


重要なデータを長期間安全に保存するデータ保全サービスへの関心は?

「興味がある」と回答したユーザーが約40%。重要データの保全サービスへの関心の高さを示している。

まとめ 情報資産管理の整備が喫緊の課題に

保管対象の情報資産は「文章・書類データ」が最も多い。一方、「図面データ」「画像データ」など大容量データの保管の増加傾向が見られる。今後も、情報資産は大容量化していくことは必須だ。

また、多くの企業がデータの保全性と強固なセキュリティでの情報資産管理を求めていることがわかった。

企業活動を継続していくうえで、情報資産管理のルール・基盤を整備することは喫緊の課題である。同時に、データ保全、セキュリティ対策、必要な情報を取り出す検索性の高い情報資産管理のための仕組みを構築する必要がある。

情報資産管理のシステム化によって、テレワークなどの柔軟な働き方をも可能にし、効率化することで働き方改革を促進することも期待できるだろう。

Web請求書クラウドシステム『BtoBプラットフォーム 請求書』は、請求書の発行と受取、どちらの業務も電子データ化が可能だ。また、電子契約システム『BtoBプラットフォーム 契約書』は、契約書の作成から取引先との締結まで堅牢なセキュリティで一元的に行える。



その他、重要データ・大容量データの管理では、Bowline Management社が提供するデータマネジメント支援サービス「Amberlt」などを合わせて活用すれば、情報資産を安全に活用することが可能になる。
事業活動が多くのデータに支えられている今、情報資産管理方法と社内ルールを改めて見直してはいかがだろうか。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

<PR データ保全サービス「Amberlt」>
Amberltなら、大切なデータを貴社にかわって長時間安全に保存。安全なオフライン保管をSaaSde提供

請求書を電子化して、経理業務のコスト削減!

BtoBプラットフォーム 請求書の詳細はこちら

資料ダウンロード&無料IDの取得はこちら!