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サテライトオフィスとは? テレワーク定着を見据えた新たな働き方

2020/05/20
業務効率化

2020/06/12 更新

新型コロナ収束後、働き方は従来通りの満員電車での通勤に戻るのだろうか。現在テレワークを実施している人を対象に行われた調査では、「テレワークは定着すると考えている」と約8割が答えている。都心の高い家賃を避け、サテライトオフィスなどへ分散してテレワークで業務を行う企業もあるという。もともと東京オリンピック・パラリンピック開催時の混雑緩和や働き方改革として推進されてきたテレワークは、新型コロナウイルスという思いがけない影響を受け、大きな岐路に立った。時代の潮流は、不可逆的にデジタル化、IT化へ舵を切りつつある。


自宅勤務の限界

緊急事態宣言の延長にともない、首都圏を中心として当初の想定以上にテレワークを続けざるをえない企業も少なくない。ビッグローブが新型コロナウイルス感染症の影響で在宅勤務をはじめた人を対象に行った調査では、約8割は「今後もテレワークは定着する」と考えていることがわかった。緊急事態宣言の解除以降も、以前のように全員が出社しオフィスで勤務するスタイルはすぐには戻らないだろう。とはいえ、在宅勤務が長引くにつれ、さまざまな課題も浮かびあがってきている。

自宅勤務における課題

プライベートとの線引き

・勤務時間とプライベートがあいまいで長時間労働につながる
・家族やペットがいると集中できない
・Web会議でプライバシーが覗かれるようで嫌だ

環境の不備

・デスクや椅子が仕事向きでなく長時間作業できない
・通信インフラが整っていない
・プリンタやスキャナがなく、紙の書類のやり取りができない

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テレワークの3つの勤務形態

外出自粛を求められている現状では、勤務場所が自宅というケースがほとんどだろう。だがもともと「離れた場所で働く」という意味をもつテレワークは、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方の手段だ。本来の意味でのテレワークとして、レンタルオフィスやコワーキングスペースなどを利用するサテライトオフィス勤務が改めて注目されている。

  • 在宅勤務、通勤時間の削減
    在宅勤務
    就業場所は自宅。通勤負担が軽減され、時間を有効活用できる。交通麻痺などの影響を受けずに仕事を持続することができる。
     
    通勤時間の削減
  • モバイル勤務、移動時間など隙間時間の活用
    モバイル勤務
    就業場所は移動中の電車内や外出先、カフェなど。出先からオフィスに戻る必要がなく、無駄な移動時間を削減し効率化できる。
     
    移動時間など
    隙間時間の活用
  • サテライトオフィス勤務、職住近接の環境の確保
    サテライトオフィス勤務
    就業場所は、遠隔勤務用の施設。自社による専用型と複数の企業がシェアする共用型がある。職住近接、集中できるなどのメリットがある。
     
    職住近接の環境の確保

サテライトオフィスとは?

サテライトオフィスとは、会社、自宅以外の第3のワークスペースを指し、本社とは離れた場所に置かれるオフィスだ。一般的には支店や支社のようなその場を拠点とした仕事があるわけではなく、あくまでテレワーク勤務のための施設をいう。

都心が本拠地の企業の場合、営業部門などが移動の合間に作業するための比較的小さなオフィスから、郊外にレンタルオフィスを自社専用に借り、周辺に住む従業員の通勤負担を減らすといった活用まで、規模はさまざまだ。

新型コロナ感染症の拡大以前から、レンタルオフィス、コワーキングスペース事業に参入する企業が増加し、利用のハードルは下がりつつあった。国土交通省が行った調査では、テレワークで自宅勤務、モバイル勤務、サテライトオフィス勤務の3形態のうち、もっとも効率的に働けるのがサテライトオフィス勤務だという結果がでている。自宅やカフェよりも業務に集中でき、会社にいく通勤時間を短縮できるメリットが大きい。

サテライトオフィスの主なメリット

プライベートとの線引き

・仕事とプライベートのめりはりがつき、集中できる
・Web会議に背景や生活音を気にせず参加できる

充実した作業環境

・長時間作業に適したデスクや空調がある
・テレワークに必要なツール類が整っている

通勤時間の短縮

・自宅と会社の間に拠点があれば、通勤の混雑を避けることができる
・災害などで都心部まで出社できない場合はBCP対策としても有効

サテライトオフィスで利用したいツール

サテライトオフィスは会社が法人契約を結ぶケースだけでなく、駅や自宅に近いコワーキングスぺ―スを社員が個人的に利用するケースなど、利用目的・業務内容にあわせた制度を構築できる。

たとえば、不特定多数が利用するコワーキングスペースの利用は覗き見などセキュリティ面に不安もあるだろう。作業スペースがオープンな場合は、電話やWeb会議も利用しづらい。ただ、資料の作成やメールのやりとりなどで短時間利用するといった用途であれば、カフェでモバイル勤務するよりも作業に集中できる。

また、顔認証システムを利用し、登録された人物以外の視線が一定の時間画面に映りこむと、覗き見アラートが通知されるICTツールも登場している。登録者以外がキーボートを触ると、なりすましアラートでパソコンがシャットダウンするといった機能もあり、出張が多く重要な顧客情報を扱う金融系企業などのテレワークで活用されている。テレワークに対応したツールを取り入れることで、仕事の場として可能性はいくらでも広がるだろう。

ホテルがサテライトオフィスに?

最近では、新型コロナウイルスの影響で宿泊客が減少し、テレワークプランを打ち出して客室を有効活用しているホテルも各地で登場している。ホテルの個室であれば、覗き見の心配もなく電話やweb会議も気兼ねなく利用できるだろう。大手宿泊サイトの調査によると、緊急事態宣言以降、テレワークを目的とする宿泊施設の日帰り利用が急増しているという。中には温泉入浴サービス付きのプランもある。

テレワーク・サテライトオフィスプランを提供するホテル

※インフォマート調べ(2020/06/12現在)
※最新情報は各社Webサイトでご確認ください

企業名・ホテル名 プラン内容
アパホテル ターミナル駅に近い立地の全国の対象ホテルで利用できるビジネスホテルの日帰りプラン。Wi-Fi無料接続が可能。
プリンスホテルズ&リゾーツ 全国の対象ホテルで利用できるデイユースプラン。東京都内やリゾート地などで、静かな環境が確保できる。
マイステイズ・ホテル・マネジメント 全国の対象ホテルで利用できるビジネスホテルの在宅勤務支援プラン。日帰りと連泊がありデイユースプランは3,000円~。
ホテルフクラシア(マックスパート) 東京、大阪のホテル、東京都内6カ所の貸会議室が対象の「サテライトオフィス」プラン。客室以外の会議室なども充実。
インターコンチネンタル
(IHG・ANA・ホテルズグループジャパン)
対象ホテルで利用できる、8月31日までのテレワーク&在宅勤務応援プラン。集中できる環境が確保できる
星野リゾート 全国の対象リゾートホテルで利用できる、リラックスしながらテレワークに集中できる滞在プラン。
コートホテル 全国の対象ホテルで利用可能な、法人向けの客室フロア貸し切りプラン。シングル1室1日当たり3,000円~。

サテライトオフィス・シェアオフィスを提供する主な企業

※インフォマート調べ(2020/06/12現在)
※最新情報は各社Webサイトでご確認ください

企業名 プラン内容
H¹T ヒューマンファーストタイム(野村不動産) 法人向け時間貸しワークスペース。外出先からもアクセスしやすい東京都内を中心とした交通至便な立地が特徴。
ワークスタイリング(三井不動産) 法人向け多拠点型シェアオフィス。全国約50カ所の全ての拠点をどこでも利用可能。多様なワークスペースが利用可。
エキスパートオフィス(EXPERT OFFICE) コワーキングスペースとして、24時間利用可能なラウンジ、オフィススペース、来客対応など、オフィス環境が整う。
WeWork コミュニティ型ワークスペースや専用デスク、会議室など、さまざまなオフィススペースが利用できる。
リージャス(日本リージャス) 世界中の90カ国、120都市3300拠点を展開するコワーキングスペース。必要な数のデスクを必要な時間だけ利用できる。
BIZcomfort(WOOC) 全国エリアに展開、24時間365日稼働、用途に応じて選べる様々なブース、低コストが特徴。
fabbit 国内23カ所、国外22カ所に展開するコワーキングスペース・レンタルオフィス。フリー席や個室、イベントスペースなど。

新型コロナ収束後の働き方はより柔軟に

東京都心部を中心に、テレワークで長く過ごした人々からは「新型コロナ収束後も満員電車での通勤に戻りたくない」という切実な声もあがっている。在住者の多い沿線上で駅に近い場所にサテライトオフィスを設置すれば、通勤時間・移動時間の短縮、人口密度の分散につながるだろう。自然災害などで公共交通機関が機能しなくなった場合、BCP対策の備えにもなる。特に近年では毎年のように台風や豪雨による被害が全国で発生し、鉄道の計画運休なども広まっている。

実際、スムーズにテレワークに切り替えが進んだベンチャー企業などでは、都心の家賃の高いオフィスを解約し、シェアオフィスを利用したり郊外に移転したりする動きも出ている。大手企業でもオフィス面積の拡張計画を取りやめ、分散縮小する傾向がみられるという。

新型コロナウイルスという思わぬ事態でなかば強制的にテレワークを実施せざるをえなかったという企業は少なくない。だが、テレワーク自体はもともと国をあげて推進されており、今後、外出自粛が解除されたとしても、まったく元通りの社会にはもはや戻りえない。ワークライフバランスを改善し、大都市圏への過度の集中を解消する手段としてテレワークはいっそう推進されていくだろう。国土交通省は、都市部への集中を分散させ各地域における雇用創出や移住・定住の起点となるサテライトオフィス・シェアオフィス施設(テレワークセンター)を全国に展開させる計画を進めている。

地方、都心といった場所にとらわれない働き方が実現すれば、新たな人材の確保や地方活性化につながる。地域の枠組みを超えることでこれまでにないビジネスモデルが生み出されるかもしれない。

急遽取り入れたテレワークはいわば途上段階にある。長引く外出自粛で見えてきた課題や限界もあるだろう。新型コロナ収束までのその場しのぎの働き方とするか、企業の成長戦略の柱として育てていくかで課題解決への取り組み方は大きく変わる。たどり着く先が定まっていれば、おのずと方向性も見えてくるだろう。

テレワークの課題である紙の書類を電子データ化

株式会社インフォマートが行ったテレワークに関するアンケートでは、テレワークを利用して感じた課題のトップ3に、「プリンタやスキャナがなく、紙の書類のやり取りができない」「書類が持ち出せず、作業が進められない」「承認に押印が必要で書類の承認を回せない/滞る」と、『紙の書類』に関するものが挙げられた。請求書、契約書など、まだまだ紙で作成、保管されている書類が多いことがうかがえる。

Web請求書クラウドシステム『BtoBプラットフォーム 請求書』は、請求書の発行と受取、どちらの業務も電子データ化が可能だ。紙の請求書の場合、印刷・発行や受取のために本社へ出勤する必要があるが、電子データ化することでどこでも作業が可能になり、経理・財務部門のテレワーク移行を推進できる。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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