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出社の理由は「ハンコを押すため」。脱ハンコでテレワークを推進

2020/04/28
業務効率化

新型コロナウイルスの感染拡大防止の影響で増えつつあるテレワーク。4月16日には緊急事態宣言が全国に拡大され、いっそうの外出自粛、自宅勤務が推奨されている。もちろん製造業や社会的インフラの現場といったテレワークが難しい職種もあるが、デスクワークでも出勤せざるをえないという声もいまだに少なくない。その理由のひとつが、「書類に押印するために出社しなければならない」というものだ。

契約書から請求書、領収書、また社内でも稟議書など、法人印や承認印、といったあらゆる印鑑が必要な、いわゆる「紙文化」「ハンコ文化」がテレワークの思わぬ壁になっている。

そんな中でIT政策担当大臣の発言が論議を呼び、即座に印鑑を廃止する企業も登場した。脱ハンコ文化の岐路にある今、企業はどのよう舵を切るべきかが求められている。

出社の理由は「ハンコを押すため」

政府がオフィスへの出勤を7割減らすよう要請する中、「テレワークでもハンコを押すために出社しなければならない」といった声があがっている。たとえば代表印は社内規定やセキュリティー上、社外に持ち出せない場合が多い。書面での提出、押印が求められる契約書の作成や郵送は在宅勤務では対応できない。また社内文書も上長の承認・決裁印が必要という企業も少なくないだろう。これらは特に紙の書類の処理が多いバックオフィス部門が出社せざるをえない大きな理由のひとつといわれている。

だが、新型コロナウイルスへの対応を機に脱ハンコ文化を表明する企業も現れた。きっかけとなったのは行政のデジタル化を担うIT政策大臣の発言だ。会見で記者団に対し、ハンコ文化がテレワークの妨げになっていることに対し「しょせんは民間同士の話」と突き放した見解を示し、物議をかもしたのだ。

これに対し、即座に反応したのが国内最大規模の総合インターネット事業者、GMOインターネットグループ。代表の熊谷正寿氏がSNS上に「決めました。GMOは印鑑を廃止します」と投稿し、同社が提供するサービスはユーザーの各種手続きでの押印が4月17日正午をもって廃止された。加えて、取引先には電子契約を要請していくという。さらに、熊谷氏の投稿には株式会社サイバーエージェントも呼応。IT大手企業が次々とハンコ廃止の意思を表明したことが、ネット上で注目を集めた。

政府も新たな動きが出ている。4月24日にはIT政策大臣が「ハンコのための出社はやめるべき」と記者会見で述べた。27日の経済財政諮問会議で安倍晋三首相は、対面や押印といった慣例的な行政の窓口手続きを見直すよう関係省庁に指示。今後の助成金や給付金の手続きに反映させる方針を示している。また同じ27日に、経団連の定例記者会見で中西宏明会長が押印の慣行について、「はんこはナンセンス」「デジタルの時代にあわない」と語った。

テレワークの拡大で露呈した、ハンコ文化の壁。新型コロナウイルスの収束がいまだ不透明な状況下にあって、従業員を感染リスクにさらしながら出社させるのはいかにも前時代的だ。政府も脱ハンコへ舵を切りつつある今、改めてこの課題は乗り越えねばならないだろう。


クラウドサービスで押印を電子化

前述の脱ハンコ文化を表明したのはIT企業だが、どの業種の企業であっても印鑑廃止は可能だ。自社でシステムを構築せずとも、クラウド上で締結できる契約書システムや、Web請求書システムを利用することで書類を電子データ化し、押印を省略することができる。クラウドを利用しているのでサーバーの設定といった手間やコストもかからない。

印鑑の本質は、その書類が正しく発行されたものであると証明する手立てだ。であれば、別の手段で証明できれば必ずしも書面にひとつひとつ手で押す必要はない。電子データであればタイムスタンプも付与され、改ざんもできない。特に、クラウド上で授受を行い保存される書類は外部からの書き換えは不可能で、信憑性の担保は紙の書類以上だ。

また、承認印の目的も、確認・了承を明らかにすることであれば、ワークフローシステムで情報を共有するほうが効率よく、どの書類がどういう状況にあるのかという透明性を確保することができる。


『BtoBプラットフォーム』なら書類とハンコの両方を電子化

株式会社インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 契約書』なら契約書の作成から取引先との締結まで堅牢なセキュリティで一元的に行える。社内稟議などの承認フローは、『ワークフロー機能』でそのままクラウド上に移行すれば時間も手間も大幅な削減となる。また、『BtoBプラットフォーム 請求書』は、請求書の発行と受取、どちらの業務も電子データ化が可能だ。『BtoBプラットフォーム』は、42万社を超える企業が使用している。プラットフォーム型の特徴として、同一のIDで利用でき、複数のサービスごとにログインしなおす面倒もない。以下に述べる電子帳簿保存法にも対応している。

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法人の電子証明「eシール」とは

昨年末に発表された税制改正大綱により、2020年度は電子帳簿保存制度の見直しが行われる見込みだ。テレワークの拡大に加え、国家戦略に基づいた規制緩和の後押しもあって、書類の電子データ化、ペーパーレス化はいっそう進むだろう。ハンコ文化がその障壁にあってはならない。4月20には総務省の有識者会議で、電子データ化された書類の法人印に相当する「eシール」の運用についての提言がなされた。

現時点で国内の法制度では法人格や組織に対する電子的な証明手段が整っていない。電子署名はあくまで個人にしか発行できないのだ。日本よりも電子化が進んでいる欧州連合(EU)では、これらを証明する「eシール」がすでに制度化されている。国際基準にあわせ、日本でも民間の認定制度を2020年度から運用できるように話し合いがなされたという。

かなり先の話だと思うかもしれないが、2023年10月からはいよいよ適格請求書等保存方式、いわゆるインボイス制度が導入され、税務手続きはさらに厳格化する。請求書等の処理件数が多い場合、手作業での会計処理はおそらく不可能となり、電子取引に移行せざるをえなくなるだろう。データの蓄積は1日でも早いほうが有利になる。今回のテレワーク推進を機会ととらえ、今のうちから書類の電子データ化への移行を進めておきたい。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

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