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電子帳簿保存法の基礎知識~企業会計を支える“国税関係書類の電子化”

2017/04/19
経理知識
本郷 税理士法人/Hongo Connect & Consulting株式会社 市川 琢也
電子帳簿保存法の基礎知識(前編)企業会計を支える“国税関係書類の電子化”

近年、企業活動において、コスト削減や業務効率化が常に求められています。これらの課題に、企業の会計処理の面から取り組むことを目的とした法律が、1998年に施行されました。それが帳簿書類の電子化について定めた「電子帳簿保存法」です。メリットの多さから導入企業も増えてきていますが、まだこの法律の内容がよくわからず、導入に踏み切れていない企業が多いのも事実です。

そこで本コラムでは、電子帳簿保存法の内容を振り返りつつ、実際の運用方法やメリット・デメリット、さらにはエコ活動への貢献について触れていきたいと思います。

「電子帳簿保存法」誕生の背景

まず、企業は基本的に法人税法や所得税法において、7年間は帳簿や書類などの国税関係書類を保存する義務があります。ただ、組織が大きくなれば1年間の取引量も多く、帳簿や書類も膨大となります。場合によっては保管用に倉庫を借りるなど、維持費がかかっている企業も多いのではないでしょうか。それがITの進歩に伴い、電子による国税関係書類の保存も可能になったという背景を踏まえて、電子帳簿保存法は作られました。国税側のニーズというよりは、企業側のニーズとして作られたのです。ちなみに、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

「国税関係書類」「国税関係帳簿書類」とは

では、保存義務のある“国税関係書類”とは何かを見てみましょう。大きくは、「帳簿」と「書類」に区分されます。「帳簿」とは、仕訳伝票や勘定科目の元帳、仕訳日記帳など、決算資料を作るための根拠となる資料などです。つまり、会計決算書に直接的に影響する書類のことです。端的にイメージしやすいのは、一般的な会計ソフトで入力しているデータと考えて間違いはないでしょう。 一方の「書類」は、注文書(発注書)や納品書、請求書など、仕訳を起こすための元となる書類を指します。また、棚卸表や貸借対照表、損益計算書といったいわゆる決算書なども「書類」に分類されます。これらすべての帳簿と書類には原則として7年間の保存義務があります。

国税関係書類・国税関係帳簿書類の保存方法と申請について

次に、電子帳簿保存法で認められている国税関係書類・国税関係帳簿書類の保存方法について触れましょう。大きくは①「電磁的記録」、②「マイクロフィルム(COMまたは撮影)」、③「スキャン文書」、④「電子取引の取引データ」の4種類があり、「帳簿」か「書類」かによって認められる保存方法が違ってきます(下図参照)。

帳簿書類等の保存方法と申請の有無

※1:「電磁的記録」…情報(データ)それ自体あるいは記録に用いられる媒体のことではなく、一定の媒体上にて使用し得る(一定の順序によって読みだすことができる)情報が記録・保存された状態にあるものをいいます。具体的には、情報がフロッピーディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ等に記録・保存された状態にあるもの。
※2:保存可能な年数に指定あり。

また、「電子取引の取引データ」「マイクロフィルム(撮影)」以外は、基本的には所轄税務署へ申請し、承認を得なければいけません。ただし、帳簿と書類は同時に電子化する必要はありませんので、導入しやすい部分から電子化することができます。

請求書添付ファイル保存機能 通知書自動通知機能 請求書/会計データ自動ダウンロード機能

国税関係書類の「帳簿」の電子化について

実際に、電子帳簿保存法では、国税関係書類の「帳簿」の電子化から入られるといいのではないでしょうか。帳簿を電子化する際に、“自社で一貫して統一的に電子的な会計データが作られていなければいけない”という決まりがあるのですが、多くの企業で採用されている一般的な会計ソフトはこの要件を満たしています。会計ソフトですでに帳簿の電子化が進んでいて、所轄税務署への申請に必要な要件を備えていれば、帳簿だけ電子化の承認を受けることができます。

国税関係書類の「書類」の電子化について

国税関係書類の「書類」の電子化については、帳簿に比べてやや複雑な部分があります。注文書(発注書)や納品書、請求書、契約書などの書類を「電磁的記録」や「スキャン文書」で保存するのは難しいのではないかと思います。というのも、電子保存では真実性や可視性が重要なため、これらの書類をワードやエクセルなどで作成して発行している場合、その書類を電子保存するには、検索ができたり、通し番号を付けたり、書類のすべてにタイムスタンプがなければ税務署へ申請することができません。こうした保存要件を満たすには、独自にそれなりのシステムを開発せねばならず、コストがかかってきます。 一方で、「電子取引の取引データ」による保存は、前述したように税務署への申請が不要のため、導入する企業が増えています。「電子取引の取引データ」とは、例えばASP事業者が提供するサービスが該当します。こうしたサービスでは、削除や変更の履歴を辿ることができ、保存された書類をすぐに検索できるようになっているためです。

コスト削減を考えた際、膨大な紙の量となる「書類」こそ電子化を進めたいジャンルです。統一的なシステムやソフトの普及で、今後さらに導入する企業は増えていくのではないでしょうか。

申請が必要な国税関係書類の保存形態と申請内容

前述のとおり、国税関係書類の電子保存において、法律で認められている保存形態には、①「電磁的記録」、②「マイクロフィルム(COMまたは撮影)」、③「スキャン文書」、④「電子取引の取引データ」による方法があります。このうち「電子取引の取引データ」と「撮影によるマイクロフィルム」(6、7年目の書類のみ保存可能)を行う場合、申請は必要ありませんが、それ以外の保存形態は所轄の税務署への申請が必要となります。

「電磁的記録」や「マイクロフィルム(COM)」で保存する際の国税関係書類の申請手続きでは、申請書類に会計データの作成に使用するパソコンや会計ソフト、プリンタ-のメーカー名や機種名などを明記します。また、申請する帳簿や書類についても、「仕訳帳」「総勘定元帳」「発注書」「納品書」「請求書」というように、電子化する国税関係書類をすべて記入します。さらに必要に応じて、会計処理の全体像がどのようになっているかを示すフロー図も説明資料として求められます。

スキャンによる保存についても申請に必要な要件は電磁的記録やマイクロフィルム(COM)と概ね変わりませんが、スキャンデータの保存形式やタイムスタンプの種類については詳しく記載しなければいけません。

また、データを保存するサーバーは基本的には納税地にないといけませんが、最近はサーバーが海外というケースもあるので、サーバー自体は納税地になくてもよいとされています。その代わり、電子保存された取引データをパソコンのディスプレイの画面および書面にすぐに出力できることが条件となります。

国税関係書類の申請が通ったら…

国税関係書類の電子保存の承認を受けた後は、承認をもらった時点から遡って3年以上経過している国税関係書類も電子保存することができます。過去の帳簿書類を電子化できたら、保存していた紙は捨ててしまってもかまいません。ただし、同時に現在の「期」についても電子化していかなければなりませんので、過去分を電子化する担当と、通常の会計処理を行う担当を置かないと業務が停滞してしまいます。導入時には多少のマンパワーが必要になるかと思います。

国税関係書類の紙とデータの混在について

国税関係書類の電子化にあたって、実務上、企業からよく受ける質問の1つに国税関係書類の“紙とデータの混在があります。実際、電子化の申請手続きをしたからといって、すべての取引において電子化ができるとは限りません。国税庁では紙とデータでの保存が混在してはいけないと言っています。ただし、国税庁もあくまで建前上、電子データは一貫して電子データとして保存し続けてくださいとアナウンスするしかないのです。実際に税務調査を行うときに、紙とデータが混在していたからといって、「保存したデータのすべてが認められない」「電子データで経費計上した売上げもすべて認めない」などということにはなりません。

“基本的に紙とデータが混在してはいけない”とありますので、事業者や支店、相手先ごとに、明確に単一的な保存方法が決まっているのであれば、紙と電子取引の両方を並列で使ってもいいということになっています。例えば取引先のなかで、ある商店さんから「個人でやっているので、電子データなんて発行できない」と言われれば、その商店さんとは紙でやり取りする、とあらかじめ取り決めをしておけばよいでしょう。

国税関係書類・国税関係帳簿書類の電子化のメリット

さて、ここからは国税関係書類・国税関係帳簿書類の電子化を導入する事で得られる具体的なメリットについて見てみたいと思います。まず考えられるのが、コストの削減です。国税関係書類を紙で保存する場合は、倉庫を借りたり社内に保管場所を確保して、維持費がかかっている企業も多くいらっしゃいます。また、7年を過ぎた帳簿書類を処分する際に廃棄料がかかることもあると思います。電子化すれば、大量の紙を削減することができ、維持費はせいぜいサーバー費ぐらいになるのではないでしょうか。

小売店や飲食店を例に挙げますと、お店で発行するレシートの類いも「書類」にあたりますので、電子保存を進めることができます。かつてはレジロールを段ボールなどに入れて保存するのが当たり前でしたが、いまはレシート(売上げデータ)も納品書や請求書と同じように一貫して電子データが作成されていることが増えました。電子保存の要件を備えていれば、レジロールそのものを保存しておく必要はありません。

もうひとつの大きなメリットは、業務のスピード化です。たとえば、いままで紙を印刷して郵送に充てていた時間などが大幅に削減されるでしょう。

また、これは特別な例ではありますが、大規模災害が発生した際にも、国税関係書類の電子化は非常に大きな効果を発揮します。私ども辻・本郷 税理士法人の顧客先に、東日本大震災で事業所ごと流されてしまった企業がたくさんいらっしゃいました。しかし、弊社にその会社の過去数年分の電子データがバックアップされていたので、会計処理を元に戻す事ができたという会社もありました。

今後も拡大する帳簿書類の電子化

これらを見る限り、国税関係書類・国税関係帳簿書類の電子保存はこれからの時代にもっと必要とされてくるでしょう。

ただし、税理士業界ではまだ“紙神話”とでも言うような慣習が残っているのも事実です。税理士の平均年齢は60歳を越えており、最新のIT技術に懐疑的な方も多くいます。ですから、まずは一度、社内の会計業務を見直し、業務効率化の1つとして電子化できるかどうかを検討するところから始められてはいかがでしょうか。そして、税理士に相談する際は、電子化に積極的な税理士にご相談いただければ、何らかのアドバイスができるのではないかと思います。

インフォマートがご提供するサービスは、「電子取引の取引データ」に該当するため、税務署への申請は不要です。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

本コラムの著者プロフィール

辻・本郷 税理士法人 市川琢也

市川 琢也

辻・本郷 税理士法人にて税理士業務、経理アウトソーシング、業務改善コンサルなどを担当し、延べ1,000社以上に関与。現在はHongo Connect & Consulting株式会社の社長として、様々な事業を“つなげる”ビジネスに取り組む。

Hongo Connect & Consulting 株式会社
辻・本郷税理士法人グループが誇る、顧問先企業数10,000社を超える豊富な経験とネットワークを活かし、様々な角度から経理・総務業務の改善・コンサルティングを行う。

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