TOP>お役立ちコンテンツ>電子請求書TIMES>電子帳簿保存法とは?対象書類・保存方法から導入時の疑問を解説
SEARCH 検索

電子帳簿保存法とは?対象書類・保存方法から導入時の疑問を解説

2018/03/09
経理知識
基礎からわかる電子帳簿保存法(前編)書類の電子化は、シーン別で考える

電子帳簿保存法とは、企業活動において、紙の原本を保管しなければならなかった証憑書類の電子保管を認めた法律だ。しかし、この法律の内容がよくわからず、適用に踏み切れない企業が多いのではないだろうか?

▶関連記事:電子帳簿保存法の誕生の背景、保存方法と申請方法、帳簿他書類の電子化・取扱いについて の記事はこちら

▶関連記事:税務署への申請手続きとその後の紙とデータの混在処理等について の記事はこちら

そこで今回は、特に「取引関係書類の電子化」に焦点を当て、適用に向けての不安を解消するために解説する。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、1998年に施行された法律で、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という。企業は法人税法や所得税法において、帳簿や証憑書類などを原則7年間保存する義務があり、「紙の原本を保管」することが必須だった。ところが、ITの進歩により電子による保存も可能になっていることを踏まえ、税法の特例として電子データでの保存を容認したのが電子帳簿保存法である。

▶「国税関係書類」の内容・保存方法や申請、電子化についての詳細はこちら

2005年には一部内容が緩和され、これまで認められていなかったスキャンによる電子保存が認められた。スキャン保存については、その後2015年及び2016年の税制改正において、さらに要件緩和が行われ、スマートフォンで撮影した画像の保存も認められるなど、利便性の向上が図られている。

電子帳簿保存法の改正の経緯ー1998年電子帳簿保存法施行、2005年e-文書法施行、2015年・2016年税制改正

電子帳簿保存法で認められている保存方法

電子帳簿保存法において認められている保存方法は、大きく分けて次の2つである。

(1)電磁的記録による保存
(2)スキャナ保存

まず、(1)の「電磁的記録による保存」は、パソコンを使用して作成したデータの保存のことである。一方、(2)の「スキャナ保存」については、パソコンで作成されたデータの保存ではなく、受取った紙書類をスキャンしてデータ化し、電子文書として保存するものである。同じ電子帳簿保存法の中に規定されている保存方法ではあるが、その内容は全く違う。

なお、マイクロフィルム(COM等)での保存も認められているが、現在では利用企業が少なく、本稿では省略している。

必修! 用語解説

電帳法用語1 国税関係帳簿

仕訳帳や総勘定元帳、仕訳日記帳など、会計決算書に直接的に影響する影響。

電帳法用語2 国税関係書類

貸借対照表や損益計算書などの「決算関係書類」、注文書や請求書などの「取引関係書類」が該当。

電帳法用語3 電磁的記録

情報がCD、DVD、サーバー等に記録・保存された状態にあること。

電帳法用語4 電子取引

EDIやメールでの情報授受、インターネット上のサイトでの情報授受(ASP)などが該当。

電子帳簿保存法における電子保存対象書類と保存方法

次に、対象書類を見ていく。図1のとおり、自社のみが関係する「帳簿」と「決算関係書類」の電子化は、〝電磁的記録による保存〟のみが対象となっている。つまり、会計ソフトで入力したデータを保存することで、決算書や総勘定元帳等の印刷・保管を省略することができる、と考えればイメージがしやすいだろう。

電子帳簿保存法における図1帳簿書類等の保存方法、図2取引関係書類の各保存方法のイメージ

▶請求書電子化診断
紙から電子データに変わることで、貴社の作業時間・コストにどれだけの効果があるかを診断

帳簿を電子化する際には〝自社で一貫して統一的に電子的な会計データが作られていなければいけない〟という決まりがあるが、多くの企業で採用されている一般的な会計ソフトはこの要件を満たしている。そのため、電子保存のハードルは低く、適用している企業も多い。

一方、取引先とのやり取りによって生じる「取引関係書類」の電子化は、図1のとおり、複数のシチュエーションが存在する。つまり、取引先とのやり取りの際、書類の発行・受取方法が紙なのかデータなのか、などにより保存方法が変わってくるのだ。

帳簿の電子化に比べてやや複雑な部分があり、その内容を把握しなくてはならない。そこで、ここからは「取引関係書類」の電子保存を中心に見ていくこととする。自社の需要に照らし合わせて内容を理解すれば、決して難しいことではない。

図2に、取引関係書類の各保存方法のイメージとその具体的なシチュエーションをまとめた。
Aは「紙で発行した取引関係書類の控えの保存」、Bは「電子取引(やりとり自体を電子で行った取引)データの保存」、Cは「紙で受取った取引関係書類を電子データ化して保存」することをイメージしていただくと理解しやすいだろう。

それでは、それぞれの保存要件や申請の有無について、詳しくみていく。

A 紙で発行した書類の控えの保存要件(電磁的記録)と申請方法

相手先に発行する書類を、パソコンで作成する場合、自らが持つ控えを紙ではなくデータで保存するケースである。

【保存要件】電子保存をするためには、図3A部分の保存要件を満たす必要がある。システムに関する要件と社内規程 に関する要件に別れていることに注意が必要だ。

【申  請】適用を始める日の3か月前までに所轄税務署長等に対して事前申請し、承認を得なければならない。

図3電磁的記録の保存要件

B 電子取引データの保存要件(電磁的記録)と申請方法

電子取引とは、やり取り自体を紙ではなく電子で行う取引である。電子帳簿保存法では、その取引に関連する内容をすべてデータで保存しなければならない、という義務が規定されている。現在では、セキュリティ技術の向上もあり、様々なサービスが存在する。
弊社・インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム』もこれに当たる。

▶参考事例:<株式会社リウボウホールディングス様>
電子帳簿保存法への対応を見据えて大量の紙の書類をスリム化に成功したリボウホールディングス様導入事例はこちら。

 

【保存要件】図3B部分の要件を備えなければならない。Aとの違いは、データの真正性を担保するために、「保存上の措置」を講じる必要がある点だ。一般的には、自社において事務処理規程を定める対応が採用されているようである。

【申  請】電子取引の場合のみ、税務署への事前申請は不要だ。しかし、開始前に税務署に確認してもらえるプロセスがないため、自社で確実に要件をクリアすることが求められる。

C 紙で受取った書類の電子保存の保存要件(スキャナ保存)と申請方法

この場合、スキャナ保存制度を活用することとなる。主に、取引先から受取った注文書や請求書といった取引関係書類が対象となる。

【保存要件】スキャナ保存独自の要件として、「スキャナ装置のスペックを担保すること」を始め、「タイムスタンプの付与」、「入力期間の制限」、「適正事務処理要件」等の要件など、電子データの保存よりも厳しい要件が課せられている。
また、書類によって「重要書類」(契約書・領収書、請求書等)と「一般書類」(見積書、注文書等)で要件が異なる箇所がある点にも注意が必要だ。

図4に要件の概要を記したが、詳細は国税庁ホームページ等でご確認いただきたい。

スキャナ保存の保存要件

【申  請】基本的にはAと同様であるが、スキャンデータの保存形式やタイムスタンプの種類については詳しく記載しなければならない。

導入時の「よくある疑問」Q&A

これまで、書類の電子化について理解しづらい“取引関係書類の電子保存”について、 対象書類や保存要件などの概要を整理した。次に、導入に当たってわかりづらい点や 不安に思う内容を中心に、一問一答形式で解説する。

基本編

Q1どれくらいの企業が電子帳簿保存法を適用していますか?

A1電子帳簿は約19万社、スキャナ保存は約1,000社です。

国税庁の発表によると、2016年度の電子帳簿の申請に係る承認件数は188, 355件となっており、年間1万件ずつ増加しています。近年、要件が緩和されたスキャナ保存については、2016年度に承認件数が1, 050件で、前年比3倍となり、多くの企業で検討が進み利用され始めているのがわかります。

電子帳簿とスキャナ保存の承認件数

なお、「電子取引データの保存」については、そもそも申請が不要なため正確な数字は不明です。ただし、インターネットを通じた電子取引は急速に普及しています。弊社・インフォマートが提供する企業間の電子取引サービス『BtoBプラットフォーム』における利用企業数は、2007年が17,033社だったのに対し、2017年は175,399社と10倍以上に急増しています。

Q2帳簿と書類は同時に電子化しないといけませんか?

A2同時に電子化する必要はありません。

導入しやすい部分から電子化することができます。

Q3書類の保存方法について、紙とデータが混在しても問題ありませんか?

A3問題ありません。

事業者や支店、相手先ごとに、明確に単一的な保存方法が決まっているのであれば、紙と電子取引の両方を並列で使ってもいいということになっています。例えば取引先のなかで、ある商店さんから「個人でやっているので、電子データなんて発行できない」と言われれば、その商店さんとは紙でやり取りする、とあらかじめ取り決めをしておけばよいでしょう。

Q4電子保存が認められない国税関係帳簿書類はありますか?

A4手書きで作成した帳簿は認められません。

電磁的記録による保存が認められるのは、最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成するものです。手書きで作成された帳簿は電子保存が認められません。一方、書類の場合は、手書き書類であってもスキャン文書による保存が認められます。

Q5取引関係書類を電子保存する場合、すべて電子化する必要はありますか?

A5すべて電子で保存する必要はありません。

例えば証憑を対象として税務署に申請した場合、請求書は電子で保存し、領収書は紙で保存する、というように分けることは法律上問題ありません。

Q6課税期間の途中から電子保存を行うことは可能ですか?

A6帳簿は原則不可、書類は可能です。

「国税関係書類」については、課税期間の中途からでも電子保存を行うことができます。「国税関係帳簿」は、その性質上、期首から順次入力されていくものです。したがって、原則的には、課税期間の途中から電子保存をすることはできません。

Q7途中でやめることもできますか?

A7できます。

ただし、申請した保存をやめる際は「取りやめの届出書」を所轄税務署に提出する必要があります。また、電子保存期間中の証憑を一部でも破棄している場合は、その期間のデータを今後も保存する必要があります。

Q8過去にさかのぼって適用することはできますか?

A8できません。

電子保存を開始するには、事前に税務署へ申請する必要がありますので、過去にさかのぼって適用することはできません。

Q9税務署への申請は事業所ごとに行うのでしょうか?

A9本社所在地の税務署に申請してください。

法人税についての国税関係帳簿書類を本社のほか各事業所ごとに作成・保存している場合、法人自体が各事業所の分も含めて本社所在地の所轄税務署長に対して承認申請を行う必要があります。

Q10データを保存するサーバーは納税地にないといけませんか?

A10納税地になくても問題ありません。

最近はサーバーが海外というケースもあるので、サーバー自体は納税地になくてもよいとされています。その代わり、電子保存されたデータをパソコンのディスプレイの画面および書面にすぐに出力できることが条件となります。

Q11e‐文書法と電子帳簿保存法の差はなんですか

A11対象範囲が違います。

電子帳簿保存法は、税法で規定されている「国税関係帳簿書類」を対象に電子保存を認める法律です。一方、e-文書法は、税法だけでなく、様々な法令で紙での保存が義務付けられている書類について、一括で電子保存を容認する法律です。

e‐文書法と電子帳簿保存法の違い

Q12例えば、電子取引で請求書のやり取りをする場合、印鑑はどうしたらよいですか?

A12押印は必須ではありません。

そもそも「請求」行為は必ず書面で行う必要はなく、双方の合意があれば口頭で行うことも可能です。また、書面を交わす場合においても、押印がなくても請求書は成り立ちます。ただし、商習慣として、請求書に押印することは、書類の信頼性を向上させ、トラブルを避けるという意味合いがあることも事実です。

応用編

Q13保存対象となるデータ量が膨大で複数の保存媒体に保存しています。一課税期間を通じて検索できませんが、問題はありますか?

A13特別な事情がない限り、認められません。

保存されているデータは、原則として一課税期間を通じて検索できなければなりません。しかし、半期ごとに帳簿を作成している場合など、合理的な理由がある場合はその期間ごとに検索できれば問題ありません。

Q14売上伝票などの伝票類も電帳法の対象ですか?

A14作成の用途によって異なります。

紙で作成された売上伝票などの伝票類が、企業内での決裁・整理などを目的として作成されている場合は、国税関係書類に該当しないため、電帳法の適用はありません。一方、伝票が国税関係帳簿の記載内容を補充する目的で作成・保存され、その伝票が帳簿の一部(補助簿)を構成する場合は「国税関係帳簿」となり、電帳法の対象となります。

Q15電子取引の取引情報のデータを保存するに当たって必要な保存措置にある、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」とは具体的に何をすればいいのでしょうか?

A15データの真実性を確保することを目的に、訂正削除を原則行わない旨を規定する必要があります。

真実性を確保する手段としては、保存義務者自らの規程のみによる方法のほか、取引先との契約による方法も考えられます。具体的には、下記の内容を含む規程を設ける必要があります。

自社の規程のみによって防止する場合

  • 1データの訂正削除を原則禁止
  • 2都合により、データを訂正又は削除する場合(例えば、取引相手方からの依頼により、入力漏れとなった取引年月日を追記する等)の事務処理手続(訂正削除日、訂正削除理由、訂正削除内容、処理担当者の氏名の記録及び保存)
  • 3データ管理責任者及び処理責任者の明確化

取引相手との契約によって防止する場合

  • 1取引相手とデータ訂正等の防止に関する条項を含む契約を行うこと
  • 2事前に上記契約を行うこと
  • 3電子取引の種類を問わないこと

まとめ

1998年に電子帳簿保存法が施工されて以降、IT化の加速により、ビジネスの状況は様変わりしています。同時に電子帳簿保存法も、スマートフォンで撮影した画像保存も容認されるなど改正が加えられ、より電子取引のハードルは下げられています。テレワーク化も可能にする電子取引は、ビジネスに不可欠になりつつあります。いまこそ、紙でのやり取りを電子化して、効率化を図ってはいかがでしょうか。

弊社・インフォマートは電子帳簿保存法に対応した、企業間の電子取引サービス『BtoBプラットフォーム 請求書』を提供しています。企業間で発生する請求書の受け渡し業務すべてを、ひとつのWeb(クラウド)システム上で行うことができ、これまで時間・コスト・手間のかかっていた経理業務を大きく改善します。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。

本コラムの著者プロフィール

辻・本郷 税理士法人 市川琢也

市川 琢也

辻・本郷 税理士法人にて税理士業務、経理アウトソーシング、業務改善コンサルなどを担当し、延べ1,000社以上に関与。現在はHongo Connect & Consulting株式会社の社長として、様々な事業を“つなげる”ビジネスに取り組む。

Hongo Connect & Consulting 株式会社
辻・本郷税理士法人グループが誇る、顧問先企業数10,000社を超える豊富な経験とネットワークを活かし、様々な角度から経理・総務業務の改善・コンサルティングを行う。

請求書を電子化して、経理業務のコスト削減!

BtoBプラットフォーム 請求書の詳細はこちら

資料ダウンロード&無料IDの取得はこちら!