電子帳簿保存法とは？対象書類と保存要件や期間をわかりやすく解説

手書きで作成された国税関係帳簿と決算関係書類

国税関係帳簿と決算関係書類は、電子帳簿保存法の対象になります。これは、電子的に作成したデータをそのまま電子データとして保存できるというものです。そのため、手書きで作成された国税関係帳簿や決算関係書類は対象外です。
一方、請求書や領収書などの取引関係書類に関しては、手書きであってもスキャナ保存の要件を満たせば電子的に保存できます。

電子帳簿保存法における対象書類の保存要件

電子帳簿保存法では、電子保存の要件を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの区分別に設定しています。区分ごとの保存要件は下記のとおりです。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存の対象となるのは、会計システムなどで作成した帳簿類および決算関係書類です。これらの書類のうち、要件を満たすものについては、電子的に保存できます。国税庁により定められた保存要件には「最低限の要件」と「優良な電子帳簿の要件」の2つがあります。それぞれの内容は下記のとおりです。
 
＜最低限の要件＞
・システム関係書類などを備え付ける
・保存場所にパソコンやプリンターなど、必要に応じてすみやかにデータを閲覧、出力できる機器類を備え付ける
・税務署員の求めに応じてデータをダウンロードできるようにしておく
 
＜優良な電子帳簿の要件＞
・記録の訂正や削除の履歴が残るシステムを利用する
・通常の業務処理期間後に入力した場合に履歴が残るシステムを利用する
・電子化した帳簿と関連するほかの帳簿の関連性を確認できる
・システム関係書類などを備え付ける
・保存場所にパソコンやプリンターなど、必要に応じてすみやかにデータを閲覧、出力できる機器類を備え付ける
・取引年月日、取引金額、取引先を絞り込んで検索ができる
・税務署員の求めに応じてデータをダウンロードできるようにしておく、または「日付または金額の範囲指定検索ができる」「2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できる」の2つの検索要件を満たす
 
なお、2021年まで、電子帳簿等保存は事前に税務署長の承認を得る必要がありましたが、2022年1月以降は不要になりました。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙で受け取った書類をスキャンして保存する場合の区分です。取引先から受け取った紙の領収書や請求書といった取引関係書類を電子データとして保存したい場合に該当します。
 
スキャナ保存には、スキャナ装置のスペックや入力期間の制限といった複数の要件が設けられています。ただし、2022年の電子帳簿保存法の改正により、適正事務処理要件が廃止され、タイムスタンプ要件と検索要件が緩和されるなど、大幅な要件の緩和が行われました。また、税務署長の事前承認制度も廃止されています。
タイムスタンプ要件と検索要件の具体的な緩和内容は下記のとおりです。
 
＜タイムスタンプ要件と検索要件の具体的な緩和内容＞
・タイムスタンプの付与期間が最長2ヵ月とおおむね7営業日に延長
・訂正や削除時に記録が残るクラウドシステムなどを利用すればタイムスタンプの付与不要
・受領者などによる国税関係書類への自署不要
・税務職員の求めに応じてダウンロードできるようにしてある場合、検索要件一部緩和
 
スキャナ保存の要件は複雑なため、スキャナ保存に対応したシステムを利用するのが一般的です。このようなシステムを活用すれば、スキャナ保存の要件を満たす形での電子保存が可能です。

電子取引

電子取引とは、電子データで受け取った書類に関する保存区分です。
電子メールに添付されたPDFの請求書や、ECサイトのマイページからダウンロードした領収書などが該当します。2022年1月の改正以降、電子取引を行った場合は、原則として書類を電子的に保管する必要があります。2023年12月31日までの猶予期間はあるものの、原則的には紙に印刷して保管することは認められません。
 
電子的に受け取ったデータは、可視性の要件と真実性の要件を満たす形で保存する必要があります。
真実性の要件、可視性の要件はそれぞれ下記のとおりです。なお、可視性の要件は下記のすべてを満たす必要がありますが、真実性の要件は下記の4つの要件のうち1つをクリアしていれば問題ありません。
 
＜真実性の要件＞
・タイムスタンプを付与した後でデータのやりとりをする
・データを受け取った後で速やかにタイムスタンプを付与する
・訂正や削除をしたときに履歴が残る、または訂正や削除ができないシステムを利用する
・訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定めて運用を行う
 
＜可視性の要件＞
・電子データを保存するために必要なシステムに操作マニュアルを備え付けて、データ出力がいつでもできる状態にしておく
・取引年月日、取引金額、取引先別で検索できるようにする

電子帳簿保存法の対象書類の保存期間は？

電子帳簿保存法の対象書類の保存期間は、書類の種類などによって異なりますが、おおよそ7年間です。ただし、詳細は事業者の種類や状況に応じて異なります。
ここでは、電子帳簿保存法の対象書類の保存期間について、法人の場合と個人事業主の場合で、それぞれ説明します。

法人の場合

一般的に義務付けられている帳簿や書類の保存期間は7年間です。ただし、欠損金が生じた事業年度については10年間の保存が必要です。

個人事業主の場合

青色申告の個人事業主は、帳簿と決算関係書類、現金預金取引などの関係書類は原則7年、その他の書類は5年間の保存が必要です。その他の書類に該当するのは、請求書や見積書、納品書などです。
一方、白色申告の個人事業主は法定帳簿について7年間、それ以外の帳簿と書類は5年間の保存義務があります。

 

電子帳簿保存法に必要なシステムを選ぶ際のポイント

電子帳簿保存法に対応するためにシステムを導入する際は、下記の2つのポイントをチェックしましょう。その上で、自社の業務に合った操作性の良いシステムを選ぶのがおすすめです。

電子帳簿保存法の対応には、JIIMA認証を取得しているシステムを選びましょう。

JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証制度です。具体的には、電子帳簿保存法第10条の法的要件を満たしたシステムに対する認証で、認証を受けた製品は、JIIMA認証のロゴが表示されます。

この認証を取得しているシステムは、電子帳簿保存法に対応しているシステムであるということになります。そのため、細かな要件を確認する必要がなく、安心して利用することができるのです。
 
株式会社インフォマートが提供している「BtoBプラットフォーム 請求書」も、JIIMA認証を取得しているサービスのひとつです。

電子帳簿保存法に伴ってシステムを導入する際には、検索要件が設定できるシステムを選ぶことも大切です。

電子帳簿保存法の検索要件では、取引年月日、取引金額、取引先の3つの条件で検索ができる必要があるため、これらを満たすかどうかも重要なポイントとなります。
 

電子帳簿保存法に伴う電子データ保存のメリット

ペーパーレス化の促進

検索性の向上

検索性が向上することは、電子データ保存のメリットのひとつです。

例えば「◯月◯日に取引先Aに出した見積書を確認したい」というとき、電子データでの保存なら、すぐに検索をして該当のデータを呼び出すことができます。一方、紙で保存している場合は、該当の取引先のファイルなどの中から、日付を頼りに目視で探さなければいけません。
 
そもそも電子帳簿保存法においては、原則的に、保存した電子データを「年月日」「金額」「取引先」の3項目で検索できるようにしておかなければならないと定められています。さらに、データの作り方によって、担当者名や現場名、品番など、より細かい項目で検索できるようにしておくことも十分可能です。さまざまな条件で、簡単かつ素早く必要なデータを呼び出せるため、業務効率化につながります。

リスクとコストの削減

データ管理に伴うリスクとコストを減らせる点も、電子データ保存のメリットです。

紙の書類は、紛失や破損、汚損といったリスクを伴います。電子帳簿保存法に対応したシステムを活用することで、こうしたリスクを軽減できるでしょう。ただし、自社のパソコン内に保存している場合は、バックアップなどの対策を取る必要があります。
 
また、紙の書類の保管には、保管スペースの確保や管理コストなどが発生します。データを電子的に保存することで、こうした問題も解消できます。

電子帳簿保存法に対応したサービスの導入を検討しよう

IT技術の発展に伴い、業務のデジタル化やペーパーレス化の流れは今後も加速していくと考えられます。電子帳簿保存法も、時代に合わせてより柔軟な運用ができるように改正が重ねられています。業務効率化のために、最新の電子帳簿保存法に対応したサービスの導入を検討しましょう。
 
株式会社インフォマートでは、電子帳簿保存法への対応に役立つさまざまなサービスを提供しています。「BtoBプラットフォーム 請求書」は、インボイス制度・電子帳簿保存法に完全対応しています。発行した請求書はもちろん、受け取った請求書や支払データも一元管理することができる電子請求書システムで、デジタルデータで保存ができます。このシステムは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によるJIIMA認証を取得しています。また「STORAGE by invox」は、紙やPDFで受け取った領収書をはじめとするあらゆる国税関係書類を電子保存することができるシステムです。電子帳簿保存法に対応するためのシステムを導入したいとお考えの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。