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経理業務が格段に効率化するRPAの効果的な活用方法とは?

多くの職種で慢性的な人材不足が問題となっている現在、少ない人数でこれまでのように継続的に成長していくには業務効率化が欠かせません。業務効率化の方法として、ロボットを使った業務の自動化が挙げられます。 これまでロボット活用といえば工場や生産現場などブルーカラーの業務が中心でした。しかし最近では、経理や労務、営業といったいわゆるホワイトカラーの定型作業の自動化も進んでいます。今回はホワイトカラーの定型業務を自動化するRPAについて、特に経理業務とRPAの相性、導入するメリットなどを見ていきましょう。

経理業務が格段に効率化するRPAの効果的な活用方法とは?

最終更新日:2021年05月12日

目次

RPAとは?

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称で、主に経理や労務、営業といったホワイトカラーがパソコンを使って行う定型業務を自動化するためのツールです。もともとは海外で生まれた比較的新しいツールで現在、日本でも多くの企業が導入を進めています。

RPAが自動化する業務とは?


RPAによってどういった業務が自動化できるのでしょうか。いくつかの例を紹介しましょう。

・過重労働者の割り出し
たとえば、「毎月、労働時間を集計して時間外労働の多い社員を割り出す」「上司や本人に対し、メールでアラートを送る」「部署ごとに労働時間を集計・グラフ化して、それをもとに規制を強化する」などです。

・営業業務の効率化
メールや社内SNSなどで投稿した日報を一括で抽出し、報告書としてまとめます。これにより日報を提出するためだけに外出先から帰社する必要がなくなるため、時間外労働や交通費が削減できるのです。

・マーケティングへの活用
「顧客から集めたアンケート結果の集計」「会員登録している顧客へ定期的に新商品情報をメールで送信」「ECサイトを巡回し、競合他社の商品情報を取得し、Excelにまとめる」といった業務の自動化を行います。

RPA市場が拡大を続ける理由とは?

キーマンズネットが2019年8月に行った「RPA(Robotic Process Automation)の導入状況に関する調査」によると、RPAを導入している企業は「46.9%」(トライアル17.4%。本格展開29.5%)。

2018年に行われた同調査では、導入済みと回答したのが「14.3%」だったため、本格展開で見ても約2倍、トライアルも含めれば約3倍と急成長しています。
引用:RPAの導入状況(2019年)/前編|キーマンズネット

市場規模で見てみましょう。2019年11月6日にミック経済研究所が発表した「驚異的な拡大続くRPAソリューションの市場動向2019年度版」によると、2019年度の市場規模は「689.5億円」。これは前年比「174.3%」です。さらに2023年度までの年平均成長率は「51.14%」。今後もさらに成長を続けていくと予測しています。
引用:驚異的な拡大続くRPAソリューションの市場動向2019年度版|ミック経済研究所

RPAの市場がこれだけ急速に拡大していくと予測される理由は、2つあります。

1. 多くの企業が慢性的な人材不足解消の手段として導入を進めている

2. IT技術の進化

RPAは定型業務の自動化からAIを搭載し、より複雑な業務の自動化も可能にしつつあります。その代表的なものが、AI-OCRです。機械学習によって文字認識率を向上させ、これまでは難しかった手書き文字の自動読み取りを可能にするAI-OCRは次世代のRPAとして、大きな期待を集めています。

AI-OCRは数年先に、RPAの主流になっているかもしれません。

RPAで自動化が実現する経理業務とは?

前項ではRPAが実現する業務の自動化の例をいくつか紹介しました。ここでは経理業務にしぼってRPAによってどういった経理業務が自動化されるのか、その例を見ていきましょう。

・請求書の自動作成
取引先からの発注書や注文書を集計し、自動で請求書を作成。また、作成した請求書を取引先に自動でメールすれば、「印刷」「封入」「切手貼り」「郵送」といった業務から解放されるのです。

・入出金の確認
銀行のウェブサイトから自社の口座にアクセスし、入出金を確認します。それにより入金漏れや支払い忘れがないか、確認できるのです。これにより迅速な月次決算業務を可能にします。

・ 受領した請求書の確認
取引先から受領した請求書を自社の発注書・注文書と突き合わせて、金額に間違いがないか確認します。その後、自動で帳簿に記載・支払いフォルダーへの格納などを行うのです。

・経費精算
たとえば、「社員から交通費の請求が来た場合、事前にインターネット上の乗換案内で確認した金額と一定以上の相違があった場合、警告を出す」「AI-OCRを使い、提出された経費のレシートを読み取り自動集計する」などができます。

また、AI-OCRではなくてもRPAの種類によっては、OCRと連携させて手書きの書類やレシートの文字を読み取れる場合もあります。

・給与計算
勤怠管理システムと連携すると、「労働時間の集計」「給与計算」を自動で行います。タイムカードを使っている企業でも前述したように、AI-OCRやOCRとの連携で自動給与計算が可能です。

・ 月次決算業務
「仮払金や仮受金を適正な科目へ振替」「減価償却費・引当金・納税充当金の計上」など、月次決算で毎月発生する業務を自動化します。また、損益計算書や貸借対照表への入力なども自動化すれば、手作業は現金の集計や最終確認だけとなるため、大幅に手間が削減するでしょう。

RPAを経理業務に導入するメリット

RPAは、経理におけるさまざまな定型業務を自動化します。それによりどういったメリットが生まれるのでしょうか。

・人材不足の解消
これまで手作業で行ってきた業務が自動化されるため、大幅な業務削減が実現します。その時間を生産性の高い業務や経営戦略に関わる業務に充てれば人材不足の解消や業務改革につながるでしょう。

・ 残業時間の削減
RPAの稼働は基本的に24時間・365日です。経理業務で特に忙しい月末月初でもRPAが作業を行うため、社員の手間が軽くなり、休日出勤や残業時間を削減します。

・他部署のシステムとの連携を実現
これまでにも業務を効率化するツールは多く存在しました。RPAがそれらのツールともっとも異なる点は、他企業が提供するツールやシステムとの連携が可能な点です。

RPAの種類による違いはあるものの、「総務部の勤怠管理システムから社員の労働時間を取得する」「営業部の営業管理ツールから出張経費のデータを取得する」などを行えるため、手作業が大幅に削減されます。

・ケアレスミスをなくす
経理部は金銭を扱う部署のため、1円単位のミスでも長時間の修正作業が必要になる場合があります。しかし、RPAであればそうしたケアレスミスが軽減されるため、修正や確認に費やす時間を削減できます。

RPAの得意、不得意をしっかり把握してからの導入を

多くの経理業務を自動化し、効率化を実現するRPA。しかし、RPAが得意とするのはあくまでもパソコンを使った定型業務です。そのため現時点では、複雑な業務や頻繁に作業工程が変わる業務などは得意ではありません。RPAを導入する際は、何を自動化したいのか、事前に検討しておきましょう。

それにはまず現状の業務プロセスを可視化し、問題点を抽出します。そのうえで「問題点の解決にRPAが貢献できるか」「RPAが得意とする業務なのか」を確認しましょう。それから導入を進めていくとスムーズです。

また、請求書の電子化や管理、保管など経理業務の自動化に関しては、RPAだけではなく請求書管理システムの利用も効果的です。たとえば、株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」であれば、数多くの販売管理システムや会計システムとの連携が可能なため、多くの業務の効率化ができます。

経理部門の業務を効率化するために、請求書管理システムの導入についても検討してみてはいかがでしょう。

監修者プロフィール

『BtoBプラットフォーム 請求書』チーム 編集部

この記事は、株式会社インフォマートが提供する電子請求書サービス『BtoBプラットフォーム 請求書』チームの編集部が監修しており、経理や会計、請求業務に役立つわかりやすい記事の提供を目指しています。電子請求書TIMESでは、経理・経営に役立つ会計知識、DXによる業務改善、インボイス制度・改正電子帳簿保存法といったトレンド情報をご紹介します。『BtoBプラットフォーム 請求書』は請求書の発行・受取、どちらにも対応し、業務効率化を推進します。

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