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経理業務効率化に欠かせない自動仕訳、仕組みやルール、導入のメリットと注意点を解説

経理業務効率化に自動仕訳は欠かせません。しかしそもそも自動仕訳とは一体どんな仕組みで、どういった効果をもたらすのでしょうか。ここでは経理業務効率化とIT化、自動仕訳の詳細や仕組み、ルールやメリット、導入時の注意点などについて見ていきます。

経理業務効率化に欠かせない自動仕訳、仕組みやルール、導入のメリットと注意点を解説

最終更新日:2022年03月02日

目次

まず知っておきたい!経理業務効率化とIT化

そもそもIT化とは何を指すのでしょう。経理業務のIT化とは、Webシステムやクラウドサービスを使って、一つひとつの業務を素早くかつ確実に進めることです。経理業務効率化においてIT化は、必須といえます。

経理業務のIT化、その詳細

経理業務のIT化では、何が使われるのでしょうか。それは「クラウド会計ソフト」「コミュニケーションツール」「RPA」「クラウド請求書サービス」などです。自動仕訳もIT化のひとつで時短や管理・検索性の向上、ミスの削減といったメリットが見込めます。

経理業務のIT化を進めるにあたっては、「ITスキルに自信がない・苦手」といった社員へのフォローが必要になるといったデメリットもありますが、研修や資料の共有でサポートをしていくとよいでしょう。

詳細は「IT化とアウトソーシング、経理業務効率化を大きく進める2つの方法とメリット・デメリット」を参照ください。

自動仕訳とは?

自動仕訳とは、取引した情報を自動で該当する勘定科目に分類する機能のことです。会計システムのほとんどに備わっており、また、多くの自動仕訳にAIによる学習機能が搭載されています。AIは仕訳をするだけで学習していくため、使っているだけで仕訳が的確になっていくのです。入力や誤入力による修正の手間も省かれていくでしょう。

自動仕訳の仕組みやルール

自動仕訳はどんな仕組み・ルールを持つのでしょうか。詳細を見ていきましょう。

たとえばまず一つ仕訳をしたとします。そうすると次回同じような明細を取り込んだ際、「これは前回と同じ○○という仕訳でいいか?」システムのAIが尋ねてくるのです。これでOKなら登録を押すと完了します。こうした流れを続けていくうちにAIが学習するため、いちいち自分で仕訳を設定しなくて済むようになるのです。

もし違う仕訳なら一度自分で仕訳をしましょう。すると似たような明細を取り込んだ際、上の例と同様にシステムのAIが尋ねてきてくれるのです。こうしたやり取りを続けるうちに自動仕訳が進み、経理業務の効率化に役立つのです。

自動仕訳の導入によって得られるメリット5つ

では自動仕訳によってどういったメリットがもたらされるのでしょう。5つのメリットについて解説します。

「経理業務に不慣れ」「知識に不安がある」人でも仕訳ができる

システムを使うとはいっても、勘定科目への知識がない状態では、従来のシステムの多くは仕訳が難しい状態にありました。しかし自動仕訳は、定められたルールに沿って文字どおり明細を自動で仕訳してくれます。

よって経理業務に不慣れだったり、まだ経理知識が足りない人でも、仕訳ができるようになるのです。また自動仕訳を続けるうちに「これはどの勘定科目になるのか」と少しずつ理解が深まり、結果として経理知識を蓄えることにもつながるでしょう。

不正のない会計を実現

自動仕訳は、仕訳だけで活躍するわけではありません。システムの多くには不正を検知する機能も搭載されています。つまり「おかしい仕訳」「不正につながる仕訳」が入力されると、AIがそれを学び、不正を防止しようとするのです。

これにより不正のない会計を実現できるでしょう。そのうえ「財務報告の信頼性」「資産の保全」といった内部統制にも役立ちます。

詳細は「内部統制の3点セットとは? 企業の健全な運営に欠かせない内部統制の基本を解説」を参照ください。

ミスや記入漏れの防止

人力で入力していると、どうしてもミスや記入漏れが出てしまうものです。たとえばAという科目を選ぼうとしていたのに、「マウスの操作を誤ってAの下にあるBを選んでしまった」というケアレスミスも起こり得ます。こうしたヒューマンエラーはさまざまな状況で起こりうるものです。

システムのAIが自動仕訳をおこなえば、このような勘定科目の指定ミスや金額のズレは防止されます。

経理業務負担の軽減

一つひとつの明細を入力するのは、負担がかかるものです。たとえ1枚の伝票入力にかかる時間が1分程度だったとしても、100枚あれば単純計算で100分はかかります。業務負荷の増大により疲れもたまり、ミスを犯す可能性も高まるでしょう。自動仕訳はこのような業務負荷減らすというメリットが得られます。

ペーパーレス化の促進

自動仕訳を使うには、電子データでのやり取りが必要です。そのためにはペーパーレス化を進める必要があります。またペーパーレス化を進めていけば、必然的に書類がデータになります。よって経理管理や営業管理、名刺管理や勤怠管理、情報共有や電子契約ツールなど使えるツールが増えて、さらなる経理業務の効率化が見込めます。

詳細は「ペーパーレス化を進めるためのポイントと業務効率化ツール」を参照ください。

自動仕訳を導入する際の注意点3つ

自動仕訳を導入する際、何に気をつければよいのでしょう。3つの注意点について解説します。

使いたいシステムの機能や使い勝手をチェック

たとえば同じ会計システムでも、無料版か有料版かで使える機能は変わります。また同じ有料版でも、オプションで申し込まないと自動仕訳機能が使えない場合もありますので、使いたい・気になるシステムに自動仕訳機能がついているか、必ずチェックしましょう。

また気になったシステムに試用期間があったらぜひ試してみてください。それにより「明細を取り込んだ際、自動仕訳機能はどう認識するのか」「AIの学習によって仕訳が楽になっていく実感」」「インターフェースを含めた使い勝手はどうか」などを確認できるでしょう。

「AI OCR」はあるか

「AI OCR」とは、AIが持つ自動かつ深く何度も学習する仕組みを搭載したOCRのことです。自動かつ深く何度も学習していくため担当者が書類をスキャンするだけで手書きや印刷された文字を電子データとして認識してくれます。OCRよりも手間が少なくなるうえ、文字の認識率が高まったりAI OCRが「これは何を意味するのか」「システムへの入力に欠かせない情報はこれだ」など意味づけしたりするのです。

これにより経理業務効率化だけでなく、テレワーク化も進むでしょう。

詳細は「AI OCR」とOCRはどう違うのか、「AI OCR」がもたらすメリットや効果、デメリットや注意点とともに解説を参照ください。

どのようにルールを設定するのか

「自動仕訳するルールをどう設定するのか」についてもチェックしましょう。たとえば、下記のような点を見ていきます。

・あらかじめルールは決まっているのか

・すべて自分でルールを設定するのか

おすすめは「あらかじめルールが設定されているものの、自由にカスタマイズできるタイプ」です。「使わない科目を削除して、使う科目だけにする」「独自科目を設定する」といった仕組みがあれば、自社にあった自動仕訳ができるでしょう。

自動仕訳で経理業務効率化を促進

自動仕訳は、取引した情報を自動で該当する勘定科目に分類する機能で、会計システムのほとんどに備わっています。また仕訳を続けるだけでAIが学習していくため、仕訳がより的確になっていきます。経理業務効率化を促進する仕組みといえます。

自動仕訳を導入すれば、

・経理業務に不慣れ・知識に不安がある人でも仕訳ができる

・透明性のある会計を実現

・ミスや記入漏れの防止

・負担の軽減

・ペーパーレス化の促進

といったメリットが得られるでしょう。

自動仕訳の導入にあたっては、

・使いたいシステムの機能をチェック

・AI OCRはあるか

・どのようにルールを設定するのか

といった点のチェックをおこなうことで、自社にあった自動仕訳のあるシステムを選び、経理業務の効率化を目指しましょう。自動仕訳により作業時間を短縮することができれば、経理視点から経営のサポートをおこなう経理への進化も可能になるはずです。

監修者プロフィール

『BtoBプラットフォーム 請求書』チーム 編集部

この記事は、株式会社インフォマートが提供する電子請求書サービス『BtoBプラットフォーム 請求書』チームの編集部が監修しており、経理や会計、請求業務に役立つわかりやすい記事の提供を目指しています。電子請求書TIMESでは、経理・経営に役立つ会計知識、DXによる業務改善、インボイス制度・改正電子帳簿保存法といったトレンド情報をご紹介します。『BtoBプラットフォーム 請求書』は請求書の発行・受取、どちらにも対応し、業務効率化を推進します。

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