IT化とアウトソーシング、経理業務の効率化を大きく進める2つの方法とメリット・デメリット

最終更新日:2022年02月24日

目次

• なぜ経理業務の効率化が必要なのか
• 中小企業は、「経理の担当者が少なくマルチタスクになって時間を作れない」
• 大企業は、「担当者は多いものの書類の量が膨大で時間を作れない」
• 経理業務効率化を大きく進める方法①経理業務のIT化
• 経理業務のIT化でよく使われる Webシステムやクラウドサービス
• 経理業務のIT化がもたらすメリット
• 経理業務のIT化がもたらすデメリット
• 経理業務の効率化を大きく進める方法②経理業務をアウトソーシング
• 経理業務のアウトソーシングとは？
• 経理業務のアウトソーシングがもたらすメリット
• 経理業務のアウトソーシングがもたらすデメリット
• 「IT化」と「アウトソーシング」、2つの大きな方法を活用してさらなる経理業務の効率化を

なぜ経理業務の効率化が必要なのか

今の時代、経理部門に求められていることは入出金の管理や決算といった経理業務そのものだけでなく、経理の視点から経営をサポートしたり財務戦略の企画を立てたりといった役割も求められています。しかし経理業務そのものだけに追われて時間がなく、後者の業務を行うまでに至れていない現状も存在します。

そのため、後者の業務にあてる時間を作るためにも「経理業務効率化」が必要とされているのです。ここでは中小企業と大企業それぞれが抱える「時間を作れない理由」について、見ていきます。

中小企業は、「経理の担当者が少なくマルチタスクになって時間を作れない」

中小企業の場合、経理業務の担当者は少なく、一人でほとんどの業務をこなす場合も多々あります。そのなかでミスなく日々の業務ルーティンを進めていくのは負担が大きいでしょう。

また経理は会計や経営状況を把握する重要な部署であるにもかかわらず、直接的に利益を生み出すわけではないと判断される場合もあります。そうなると人が増える機会も減り、負担が大きいまま効率化も進みません。

つまり中小企業の場合、経理の担当者が少なくマルチタスクになって時間を作れないため経理業務効率化が必要なのです。

大企業は、「担当者は多いものの書類の量が膨大で時間を作れない」

大企業の場合、経理部署があり複数名で業務を担当する場合がほとんどです。そのため、「担当者が多いのだから経理業務もスムーズだろう」と思われるかもしれません。

しかし企業規模の大きさゆえ、請求書や領収書といった扱う書類の枚数は多いもの。当然、帳簿への反映や会計処理の数も増えます。結果、慌ただしいのは月初や月末にとどまらず、月半ばも仕事に追われてしまうのです。期末近くなれば、決算もあって休めなくなる場合もあるでしょう。

つまり大企業の場合、担当者は多いものの書類の量が膨大で時間を作れないため、経理業務効率化が必要なのです。

経理業務効率化を大きく進める方法①経理業務のIT化

ここからは経理業務効率化を大きく進める方法を紹介します。そのひとつがIT化。経理業務のIT化とは、Webシステムやクラウドサービスを使って一つひとつの業務を素早くかつ確実に進めることです。

経理業務のIT化でよく使われる Webシステムやクラウドサービス

まず経理業務のIT化でよく使われる Webシステムやクラウドサービスについて見ていきます。

・クラウド会計ソフト

データを取り込むだけで、貸借対照表や損益計算書に反映したり、試算表や財務諸表が作成できたりします。クラウドサービスなのでインストールの手間なく、すぐ使えるのが大きなメリットです。

・コミュニケーションツール

経理担当者同士、もしくはほか部署とのやり取りに便利なツールです。タスクを漏れなく共有したり、今タスクがどうなっているのか確認したりといった事柄もスムーズにできます。コミュニケーションツールのほとんどがクラウドサービスです。

・自動仕訳

自動仕訳とは、取引した情報を自動で該当する勘定科目に分類する機能のことで、会計システムのほとんどに備わっています。また多くの自動仕訳に学習機能が搭載されているのです。それにより使っているだけで分類が的確になっていきます。

・RPAの活用

RPAとは、パソコンを使って行う定型業務を自動化するツールのことです。ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、「請求書の自動作成」「入出金の確認」「受領した請求書の確認」「給与計算」「月次決算」といった業務を自動化できます。

詳細は「経理業務を格段に効率化させるRPAの効果的な活用方法とは？」を参照ください。

・クラウド請求書サービス

毎月必ずやり取りする請求書業務を助けるサービスです。「AI-OCR」があるものを選べば、紙のデータ取り込みがさらに効率化されるでしょう。会計システムや販売管理システムと連携できるものなら、取り込んだ請求データも一括処理できます。

たとえばインフォマートの「BtoBプラットフォーム請求書」ならこれらすべてが実現できるのです。

経理業務のIT化がもたらすメリット

経理業務のIT化は、どんなメリットをもたらすのでしょう。

・時短の実現により、別業務も手掛けられる

一つひとつの業務で使う時間が短くなるため、その時間を別業務に充てられます。

・管理や検索性の向上

電子データになるため、格納が楽になるのです。また検索しやすくなるため、データの閲覧や分析も速くなり、ルーティン業務も効率化するでしょう。

・ミスが減る

人力ではどうしてもミスが多いものです。もちろんIT化によってミスがすべてなくなるとは言えませんが、それでも人力のときよりミスが減る可能性は高まります。また手書きと異なり、修正やリカバリーもしやすくなるのです。

経理業務のIT化がもたらすデメリット

続いて経理業務のIT化がもたらすデメリットについて見ていきます。

・コストがかかる

導入時の初期費用や継続によって、コストがかかります。

・ITスキルへのフォローが必要

社員によってITスキルはバラバラでしょう。そうなるとどれだけ便利なWebシステムやクラウドサービスでも、扱えきれずに業務効率化が進まなくなる可能性もあります。「ITスキルに自信がない」「一旦復習しておきたい」と感じる人向けの研修やセミナーを実施する等のフォローが必要でしょう。また、新しいWebシステムやクラウドサービスを導入した際、「使い方や効果、事例」を共有する場を設けることも効果的でしょう。

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経理業務の効率化を大きく進める方法②経理業務をアウトソーシング

経理業務の効率化を大きく進めるもうひとつの方法が経理業務のアウトソーシングです。

経理業務のアウトソーシングとは？

経理業務のアウトソーシングとは、専門の企業や個人に経理業務を外部委託すること。「記帳業務」「年末調整」「決算書の作成」といった特定の業務から経理業務全般まで、企業や個人によって請け負えるサービスは異なります。

経理業務のアウトソーシングがもたらすメリット

経理業務のアウトソーシングは、どのようなメリットをもたらすのでしょう。

・時間を生み出す

たとえばルーティン業務を委託すれば、「経営戦略の考案」「財務諸表の分析」といった業務に取り組む時間を生み出せます。

・確実な品質担保

経理のプロに任せられるため、ミスや間違いの少ない品質の高い経理業務が進められます。

・人的コストの適正化

「繁忙期に備えて経理の人材を確保したが、閑散期では逆に人員が余ってしまう」場合があるでしょう。外部へ委託すると、必要な人材を必要なタイミングで確保しながら、経理業務を進められます。

経理業務のアウトソーシングがもたらすデメリット

続いて経理業務のアウトソーシングがもたらすデメリットについて見ていきます。

・コストがかかる

任せる業務や範囲によるものの、コストがかかるのは避けられません。

・人材が育てられない

社外に任せてしまうため、社内の経理人材を育てることができなくなります。すべて委託するのではなく、「人材育成を視野に入れて一部のルーティン業務を残す」といった方法を考えてみるとよいでしょう。

・機密情報とセキュリティ

アウトソーシングによって財務情報という機密情報を社外に共有します。もし任せた企業の情報管理がずさんな場合、機密情報が漏えいしてしまう可能性もあります。

・迅速な対応が難しい

アウトソーシングという形態のため、社内で何らかの変更があっても、それをすぐに反映してもらうのは難しいこともあります。また「すぐコミュニケーションが取れないときもある」「まめな打ち合わせがしにくい」などで、コミュニケーション不足や細かな調整が難しくなる可能性もあります。

「IT化」と「アウトソーシング」、2つの大きな方法を活用してさらなる経理業務の効率化を

昨今、中小企業と大企業、それぞれで経理業務の効率化が必要な時代です。とはいえ一体どのように進めればよいのかわからず、足踏みをしていませんか。「IT化」と「アウトソーシング」は経理業務の効率化を大きく進める可能性を持っていますので、活用を検討してみるのはいかがでしょう。

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