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月次決算はチェックリストの活用で大幅な効率化が実現。メリットや項目例を解説

2021/09/08
経理知識

迅速な経営判断を実行するのに欠かせない月次決算。しかしスピードを求めるばかりにミスや抜けがあってはなりません。年次決算ほど正確さを求められるわけではないものの、押さえるべき点は押さえておかないと正確な経営判断は難しくなるからです。そこで役立つのが月次決算チェックリストです。 

今回は月次決算を迅速かつ間違いなく進めていくために必要なチェックリストについて、どのような項目が必要なのかをお伝えします。


月次決算の重要性

月次決算とは、自社の最新の経営状況を把握するために行うもので、年次決算のように法的義務はありません。月末月初は通常の経理業務も立て込んでいるため、どうしても後回しにされがちです。しかし企業にとって月次決算の迅速な遂行は次のような理由もあり、非常に重要な意味を持つのです。

・経営課題の早期発見
月次決算は毎月の経営状況を把握できるため、何かしらの課題があってもすぐに気づけます。四半期や年次決算では手遅れになってしまう可能性が高いものでも、月次決算を実施すれば早めの修正が可能なのです。

・年次決算でのミス防止
月次決算と異なり年次決算は法的義務で、その結果により企業が支払う税額も決まります。年次決算にミスがあると場合によって税金の申告漏れが起こるでしょう。もちろん次年度の目標設定にも狂いが生じてしまいます。

月次決算を実行しておけば、毎月のように帳簿を整理できるため、年間でまとめて整理するよりミスが起こりにくくなるのです。その結果、次年度目標の設定もスムーズに進みます。

・競合との差別化要因につながる
多くの中小企業は、「大企業のように利益構造が複雑」「月次決算をしないと経営状況の全体像が見えない」という状況にはなりません。しかし迅速な経営判断が必要なのは大企業でも中小企業でも同じです。

中小企業が大企業にないメリットである小回りの良さを活用するには、迅速な経営判断が不可欠だといえます。もちろん中小企業同士の競合でも、より早い決断ができる企業の方が優位性を保てるのは当然です。競合との差別化を図るといった意味でも月次決算は重要でしょう。

※月次決算のやり方やメリット、改善のポイントについてより詳しく知りたい方は、「月次決算のやり方と迅速に進めるためのポイント」「月次決算の早期化と改善に必要なこと」を参照してください。

月次決算でチェックリストを活用するメリット

月次決算のチェックリストには次のようなメリットがあります。

・チェックすべき項目の抜けや重複を避けられる
月次決算は1人ではなく複数人で行うのが一般的です。しっかり情報が共有されていないと、「チェックしなくてはならない項目が抜けてしまう」「何人もが同じ項目をチェックしてしまう」などが起こりえます。これでは効率が悪いうえミスも増えてしまうでしょう。

しかしチェックリストがあれば、誰がどの項目をチェックしたかどうか一目瞭然になるため、ミスの防止につながります。

・月次決算の属人化防止
月次決算は迅速さが非常に重要です。できるだけ早い段階で月次決算を終えられればその分、経営判断も早く行えます。しかし経理部に所属する特定の社員でなければ進まない状況では、月次決算を早めるのは難しいでしょう。特定の社員が何かしらの事情で月次決算ができなくなれば、その月は経営判断にも遅れが生じてしまいます。

チェックリストを活用して、月次決算の流れや進めるべき作業を可視化できれば、特定の社員以外の社員でも作業を進められるのです。結果、月次決算の属人化防止につながるでしょう。

・月次決算の効率化が進む
月次決算は毎月の作業です。そのため「チェックリストがなくても、誰が何を担当するか決まっているから問題ない」と考えるかもしれません。しかし新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、最近では経理部門でもテレワークを導入する企業が増加しています。結果、社員がオフィスに通勤していたときに比べて、コミュニケーションを取るのが難しくなっているのです。

オフィスにいればすぐに確認が取れる作業も、離れた場所にいるため確認を取るだけで時間がかかってしまいます。チェックリストがあればそうした状況でもどこまで進んでいるかわかるため効率よく作業を進められ、結果として早期の経営判断に大きく貢献できるのです。

月次決算チェックリストに入れるべき項目例

では、一般的な月次チェックリストの項目を紹介します。

現金・預金

・小口現金出納帳の集計・残高に差異はないか?
・帳簿の預金残高と通帳の預金残高に差異はないか?
・差異があった際、原因の確定・修正を行い帳簿に記載したか?

売掛金・買掛金

・未収の売掛金はないか? 差異があった場合、担当者に回収依頼をしているか確認したか?
・売掛金残高と帳簿に差異はないか?
・未払いの買掛金はないか?

仮払金・借受金

・当月生産の仮払金・借受金の振替を行ったか?

在庫

・月末時の商品在庫と帳簿在庫に差異はないか?
・社外にある商品在庫と帳簿在庫に差異はないか?
・不良品や納品ミスなどで返品になっている商品はないか?

固定資産

・年間の減価償却費・引当金を12分割して計上しているか?
・当月に10万円以上の購入資産があったか? 30万円以上だった場合、会計処理は適切に行ったか?

借入金

・短期・長期借入金は返済予定表残高と合っているか?

未払金・預り金

・給与残高はゼロになっているか? 月末時点での未払い額の間違いはないか?
・所得税や住民税の残高と当月給与の預かり分の金額と差異はないか?

経過勘定の計算

・次月以降に支払い、受取があるものについては、未払費用や未収収益として経過勘定に計上したか?

貸借対照表

・貸借対照表でマイナス残高になっていないか? 
・マイナス残高があった場合、原因の特定と修正をしたか?
・貸方と借方が一致しているか?
・一致していなかった場合、原因の特定と修正をしたか?


月次決算でミスや抜けを防ぐにはチェックリストの作成が重要

月次決算でのミスや抜けを防ぐには、チェックリストの作成がもっとも効果的です。ただそれ以前に月次決算は重要であるにもかかわらず、手間と時間を要するため、着手できていない状況も多いでしょう。今回紹介したようなチェックリストを活用すれば着手への早さや効率化に貢献します。

また作業の可視化だけではなく、日常的にやっておくべき作業も明確になるのです。月次決算以外の経理業務が効率化する可能性も高まります。すでに月次決算を実施している企業でも、チェックリストの作成を検討してみてはいかがでしょう。

また月次決算を早く実施するには、取引先からの請求書を早く受け取る必要があります。それには、請求書を電子化するとよいでしょう。即日に請求書を受け取れるからです。

株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」なら電子帳簿保存法にも対応しているため請求書を電子化できます。また月末月初に発生する請求書発行業務やその後の保管管理も効率的に行うことができます。月次決算の早期化や経理業務の効率化を目指しているのであればぜひ、お気軽にご相談ください。


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