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ペーパーレス化を進めるためのポイントと業務効率化ツール

業務効率化を進めるうえで、ペーパーレス化は欠かせない対策のひとつです。「ビジネス文書電子化に関する法律の改正」「新型コロナウイルス感染防止対策としてのテレワーク導入」「世界的に求められる持続可能なビジネス(SDGs)の流れ」など、世の中は確実にペーパーレス化へ進んでいます。 そのなかでもまだ二の足を踏んでしまう企業も少なくありません。今回はペーパーレス化を進めるうえで欠かせない業務効率化ツールとスムーズな導入を実現するポイントについてお伝えします。

ペーパーレス化を進めるためのポイントと業務効率化ツール

最終更新日:2022年08月24日

目次

確実に進みつつあるペーパーレス化の流れ

業務効率化の実現を助けるペーパーレス化。現在、どの程度の企業がペーパーレス化に取り組んでいるのでしょう。ここでは、ペーパーロジック株式会社が2021年1月15日に「ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査(東京都内に本社を持つ企業が対象)」に関して発表した資料から、ペーパーレス化の進展状況を説明します。

調査結果を見ると、2020年度にペーパーレス推進を積極的に行った企業は「36.1%」。ある程度行った企業は「39.6%」で、合わせて「75.7%」の企業がペーパーレスに着手しています。

また「75.7%」のうち、2021年度にペーパーレス化システム導入に備え予算配分を予定もしくは検討している企業は「60.7%」。6割以上が今後さらにペーパーレス化を進めていきたいと考えていたのです。

なお同じ質問でペーパーレスを、「あまり行っていない」「一切行っていない」とした企業のなかでも、「34.8%」は2021年度の予算配分を検討すると回答。1年前の同調査と比較し、予算配分を予定もしくは検討している企業は「19.1%」も増加しているため、企業のペーパーレス化は確実に進んでいるといえるでしょう。

引用:「ペーパーレス化に伴う2021年度予算」に関するアンケート調査を実施|ペーパーロジック株式会社(PDF)

ペーパーレスの対象となる書類

対象となる書類は、

・伝票やビジネス文書

・図面やカタログ

といった「紙類」です。ついでこれらを収納していた棚、棚が置いてあった場所も対象となります。紙類と収納場所、すべてを含めて考えるとよりペーパーレス化が進むでしょう。

ペーパーレス化推進のステップとポイント

実際にペーパーレス化を進めるには、何をしていけばよいのでしょう。ここでは推進のステップとポイントを説明します。

ペーパーレス化推進のステップ

まずペーパーレス化推進のステップです。

1.現状と電子データ化したときのメリット・デメリットをチェック

まず現状を調べましょう。たとえば、「日々使ったり捨てたりしている紙の量」「収納に使われているスペースの数」などをチェックします。

また電子データ化した場合を想定して、「どのくらいの場所が空くのか」「作業にかかっていた時間はどの程度減りそうか」などを考えていくのです。その際、デメリットについても確認しておきましょう。

2.意義と目標の設定ならびに共有

続いて「仮に1カ月取り組んだらどう状況が変わるのか」を考えます。これにより「ペーパーレス化によって「どう変化するのか」未来をイメージしやすくなるのです。そしてこれをもとに「意義や目標」を長期と短期から設定し、まとまった内容を社内で共有します。

3.優先順位をつけ、取り組みを開始する

社内で共有できたら、「今手掛けやすいのはどこか」「逆に時間がかかりそうなところはどこか」と「それぞれの紙がどう業務へ影響しているか」を調べましょう。これにより「どこから手掛けるのか」優先順位をつけられます。

そして「業務への影響が少なく、手掛けやすい」ところから順にペーパーレス化を進めて、目標達成を目指すのです。

ペーパーレス化のポイントと注意点

続いてペーパーレス化のポイントを見ていきましょう。

1.日々使う紙を減らす

そもそも「普段から使う紙を減らす」のが重要です。日々使う紙が減っていけば、ペーパーレス化を進める際の負担も減るでしょう。

よく紙が使われる場面といえば会議です。会議の資料はパソコンやタブレットで共有できる形式に切り替えるとよいでしょう。これにより紙を使う機会が減っていきます。

もしどうしても紙を使う場合は、何ページにもまたがる内容を可能な限り1ページにまとめたり紙の両面に印刷したりして、使う紙を節約しましょう。

2.電子データにできない「紙」をチェック

紙のなかには「書面を交付」と定められているものもあります。こうした紙は、今すぐ電子データ化するのは難しいです。こうした「電子データでの取り扱いが現状難しい」紙の種類をあらかじめ調べておくと、ペーパーレス化での優先順位づけがスムーズに進みます。

3.ITリテラシーのフォロー

「パソコンやタブレットで資料を閲覧する」と一口にいっても、すべての社員ができるわけではありません。「端末を扱えるかどうか」がポイントになるからです。

・よく使う資料の形式

・閲覧やメモ書き含めた端末の扱い方

などを社内セミナーで研修して、ITリテラシーを高めましょう。いつでも見られるよう資料にまとめるのもひとつの方法です。

4.専門家との連携

経理で使う書類や帳簿のなかには、法律に関するものも多いです。また法律は改正が多いといえます。よって「ペーパーレス化したが、改正によって要件に合っているか再確認が必要」となる場合もあるのです。

そうした状況を踏まえて、弁護士や税理士といった専門家と連携しておきましょう。それにより「ペーパーレス化前にシステムをチェックできる」「1年に1回といった定期的なタイミングで、法律に合っているかチェックしてもらえる」といったメリットが生まれます。

ペーパーレス化の実現に役立つ業務効率化ツール6つ

前項で紹介した調査では、ペーパーレス化を進めるシステム導入に多くの企業が予算配分を予定もしくは検討しています。しかしそもそも、ペーパーレス化を進めるシステムとは何でしょう。ここではペーパーレス化に役立つ業務効率化ツールとして主なものを6つ紹介します。

1.経理管理ツール

請求書や領収書を電子化し、管理するツールです。経理関連の文書を電子化できれば、「発行や清算の漏れ」といったミスにも気付きやすくなるでしょう。さらにペーパーレス化はもちろん、これまで紙の請求書にかかっていた「印紙を貼る」「印刷して封筒に入れ切手を貼り郵送する」手間やコストがなくなります。

2.営業管理ツール

見積書や提案書など取引先とのやり取りで利用する紙文書のほか、日報や稟議書など社内で利用する紙文書の電子化・管理を行うツールです。これらの紙文書が電子化されれば、営業社員は見積書作成や日報作成のためだけに帰社する必要がなくなります。「取引先への直行直帰が実現」「移動時間の短縮」「交通費の節約」など多くのメリットが見込まれるでしょう。

3.名刺管理ツール

日々やり取りの発生する名刺を電子化し、管理するツールで、多くの社員が恩恵にあずかれるでしょう。たとえば営業社員の場合、外出先から予定外の取引先へ訪問するとなった際、相手の名前が分からない可能性もあります。そういった際でもすぐツールから「相手の名前や役職」を確認できるのです。また情報はリアルタイムで更新できるため、担当者や事業部名称の変更時でもすぐに対応できます。

4.勤怠管理ツール

パソコンやスマートフォンから勤怠状況を管理するツールです。これによりタイムカードがなくなるうえ、自宅からでも勤怠時間の集計や給与計算が可能となります。経理担当者のテレワークが実現するため、多様な働き方に対応できるでしょう。

5.情報共有ツール

会議資料や販売データなどをオンライン上で共有するツールです。メールに比べて検索性・一覧性が高く情報を見逃してしまうリスクが減らせます。共有の際、投稿のタイトルを工夫したり概要をつけ加えてアップロードしたりすると、情報を受け取る側は「何についての情報なのか」分かりやすくなります。

6.電子契約ツール

契約書の締結・管理をクラウド上で完結するツールです。Web上にアップしたPDFにて契約書の受け渡しができるため、郵送でやり取りする手間がかからずスピーディーに契約を締結できます。またWebで一元管理できるため、「内容の確認」といった作業の効率化も進むでしょう。

ペーパーレス化を行う業務効率化ツール導入のポイント3つ

前項で紹介したツールを効率的に活用し、ペーパーレス化を成功させるためのポイントを3つ紹介します。

1.クラウドストレージの活用

ペーパーレス化は、業務効率化やオフィスの省スペース化などさまざまなメリットを生み出すだけでなく、在宅勤務やモバイルワークといった多様な働き方の実現にも大きく貢献します。

しかしそれには、クラウドストレージの活用が欠かせません。なぜなら電子文書の保管場所を社内サーバーだけにしてしまうと、外部からの閲覧の際、VPN接続やメールでのやり取りが必要になってしまうからです。

2.パソコンやスマートフォン、タブレットの支給

オフィス以外から社内の電子文書にアクセスできれば、効率化や多様な働き方の実現に貢献するでしょう。しかしセキュリティ面で不安が生じるのも事実です。特に個人所有のスマートフォンやタブレットを使ったアクセスは会社で完全に管理できないため、紛失や盗難に遭った際、情報漏えいのリスクが高まります。

これを避けるためにも、在宅勤務やモバイルワークを行う社員へ、会社からデバイスを支給もしくは貸与しましょう。そのうえでデバイス管理ツールを使えば、情報漏えいのリスクは減ります。

3.セキュリティ対策の徹底

デバイス管理ツールを使っても、社員一人ひとりがセキュリティ意識を持たないと、「外出先で周りから見えるところで機密文書を閲覧してしまう」「家族や知り合いに情報を話してしまう」可能性は高いです。

デバイス管理ツールやウイルスソフトの導入に加え、社員に対するセキュリティ教育を進めましょう。定期的に研修を開催すると、より効果は高いといえます。

ペーパーレスによる業務効率化成功のポイントは社員全員が紙を減らす意識を強く持つこと

ペーパーレスを進める際、経営者の判断がもっとも重要なのは間違いありません。そのうえで自社にとって必要なツールを導入・活用していきましょう。

しかし「会議資料を印刷する」「不要になった紙文書をいつまでも保管している」など、これまでの習慣を改める意識を持たないと、どんなに便利なツールを導入してもペーパーレスは実現しません。

ペーパーレスによる業務効率化を成功させるポイントは、業務効率化ツールの導入に加え、社員一人ひとりが紙を減らし、無駄な業務をなくそうという強い意識を持つ点。この点を意識できるよう、紙を減らすメリットや今できる取り組みについて社員に周知してみてはいかがでしょうか。

インフォマートでは、導入企業数・シェア数No.1を誇る、『BtoBプラットフォーム 請求書』を始め、ペーパーレスを実現させるさまざまなツールを提供しています。また同シリーズの『BtoBプラットフォーム 契約書』は契約締結のスピードアップに加え、ペーパーレス化により印紙添付の手間、紙代・郵送代・保管費用などを大幅に削減できます。ペーパーレス化による業務効率化を検討している際はぜひ、ご相談ください。

出典:
ペーパーレス化に伴う2021年度予算」に関するアンケート調査を実施|ペーパーロジック株式会社(PDF)

監修者プロフィール

『BtoBプラットフォーム 請求書』チーム 編集部

この記事は、株式会社インフォマートが提供する電子請求書サービス『BtoBプラットフォーム 請求書』チームの編集部が監修しており、経理や会計、請求業務に役立つわかりやすい記事の提供を目指しています。電子請求書TIMESでは、経理・経営に役立つ会計知識、DXによる業務改善、インボイス制度・改正電子帳簿保存法といったトレンド情報をご紹介します。『BtoBプラットフォーム 請求書』は請求書の発行・受取、どちらにも対応し、業務効率化を推進します。

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